Портал "Управление производством" 0 комментариев

Оптимизация персонального компьютера по системе 5 «S»

Как сократить Lead-time посредством улучшения работы с использованием компьютера?

Статья публикуется в рамках Конкурса работ «Управление производством - 2013».

Автор: Демахин Денис, менеджер проектного отдела, ООО НПФ "Новый дом"

В интернете много информации и примеров внедрения 5 «S» на местах рабочего персонала. Оно и понятно – результаты наглядны: фото «было» содержит очевидный хаос, фото «стало» – приятный глазу порядок. Когда же речь касается офисных рабочих мест, то вся оптимизация происходит вокруг компьютера: документы раскладываются по папочкам, папочки подписываются, проклеиваются наклонной лентой, чтобы зафиксировать их расположение друг относительно друга; канцтовары подписываются, стол зонируется и т.д. Но не затрагивается сам рабочий инструмент – персональный компьютер. Причина ясна – сложно оценить потери, сложно продемонстрировать «было – стало», сложно проводить аудит.

На большинстве предприятий значительно большую часть времени выпуска заказа занимает как раз таки офисная деятельность, а вовсе не производственная, как я постарался показать на рисунке:

Поэтому, с целью сокращения Lead-time (времени выпуска заказа), руководствуясь принципом Парето, я предлагаю для подобных предприятий прежде всего уделить внимание оптимизации работы в офисах, нежели в производстве.

Три года я занимался  развитием производственной системы на ОАО «НИПОМ», где моя деятельность была в основном направлена на оптимизацию производства. Улучшать процесс проектирования, закупок и продаж было очень непросто, потому что для эффективной оптимизации необходимо работать в этих отделах, чтобы самому прочувствовать и осознать все нюансы и специфику работы. Сейчас работаю менеджером проектного отдела в небольшой строительной фирме ООО НПФ «Новый дом», и непосредственно занимаюсь проектированием, и рад, что теперь я вижу процесс «изнутри». Бывших оптимизаторов не бывает, поэтому я рад возможности получить опыт в оптимизации процесса проектирования. Сейчас я продемонстрирую вам свои наработки в плане улучшения работы с использованием ПК в самом практически осуществимом и полезном  виде. Буду рад, если читатели применят некоторые вещи на практике, или вдохновятся и придумают что-то свое.

Этап №1 – сортировка.

Лишних элементов на ПК присутствует великое множество, и обычно не приходит в голову их устранять, потому что каждый из них в отдельности отнимает очень мало времени, но если умножить это время на количество этих небольших камушков, об которые постоянно спотыкаешься, то общая сумма потерь может оказаться весьма весомой.

1. Первое и очевидное, от чего следует избавиться – это лишние файлы. Удручающе часто я видел картину, когда у человека на рабочем столе и в папках можно увидеть около 8 «Новых папок», папок с названиями «Разобрать», «вдпововд» и т.п. При этом человек клятвенно заверяет, что ему доподлинно известно, что и в какой папке размещено. Наблюдение за работой данного сотрудника показывает, что это не так. Подобное именование объектов делает бессильным даже функцию «Поиск». Поэтому: решительнейшим образом уничтожайте все, что хранится «на всякий случай», все, назначение чего не определено, все, что давным-давно устарело. Я знаю самый популярный ответ сотрудников, любящих создавать девятую по счету «Новую папку» - некогда! Не потому ли некогда, что время уходит на поиски необходимых файлов?

Если по поводу каких-то файлов есть сомнения, что они могут все же понадобиться, то прямо в этой папке создайте папку «Хлам» и положите эти файлы туда. Это лучше, чем удалять в корзину, т.к. корзина иногда чистится просто так от скуки, и найти в ней что-то довольно сложно, а если вы ищете то, что относится к этому проекту, но никак не находится, то в папке «Хлам» этого проекта как раз и логично будет посмотреть. P.S. если честно, все, что там оказывается, не пригождается потом никогда. Это скорее для успокоения нервов.

2. Если на вашей клавиатуре клавиши «Sleep», «Wake» и «Power» расположены как на фото - возьмите отвертку, разберите клавиатуру, удалите эти клавиши, соберите клавиатуру. Они расположены в крайне неудачном месте, и случайное на них нажатие приводит к выключению или переводу ПК в спящий режим, сопровождаемому, ко всему прочему, всплеском раздражения пользователя.

3. Отпишитесь от 80% рассылок на свою почту. Каждое письмо отнимает всего ничего. Вы видите очередное письмо по какой-то ежедневной рассылке, которую вы никогда не читаете, мгновенно его удаляете, потеряв секунду, а отписаться «некогда», потому что нужно потратить 18 секунд. Так вот: вы теряете не секунду: вы видите, что пришло новое письмо – внимание уже отвлеклось; интерес гложет, что же там? Открываете в почту – очередная рассылка. Удалить. Если засечь время на все действия, связанные с приходом этого письма, то получится не секунда, а намного больше.

4. Уберите хлам из автозагрузки. Это может сильно занимать оперативную память. То, что вы убрали из автозагрузки, вполне вероятно, стоит удалить с ПК полностью.

Этап №2 – самоорганизация.

Специфика работы офисного сотрудника такова, что максимум его результативности достигается в период, который можно назвать «поток», то есть максимальная сосредоточенность на задаче, погруженность в процесс. Если данного сотрудника отвлечь каким-нибудь вопросом, он растеряет огромный массив информации, которая находилась в обработке в его голове, и ему снова понадобится много времени, чтобы настроиться на работу. Это можно сравнить с тем, чтобы спросить у человека, несущего огромное количество дров, который час. Он сбросит дрова на землю, посмотрит на часы на своем запястье, ответит на вопрос, и будет долго, по одному бревнышку, собирать все, что нес.

  1. Поставьте обновление электронной почты не чаще, чем раз в 30 минут, чтобы увеличить интервалы работы в режиме погруженности в процесс. Попросите своих коллег все не срочные вопросы направлять по электронной почте, а не задавать их по телефону.
  2. Создайте четкую структуру папок на своем компьютере и правильно проименуйте нужные файлы. Создайте удобную систему, которой будете придерживаться на автоматизме. Не переусердствуйте в этом стремлении – слишком длинный путь к файлу, сквозь 12 папок - тоже потери. Проанализируйте, к каким папкам вы чаще всего преодолеваете длинный путь и выведите их ярлыки на рабочий стол.
  3. Для устранения эффекта набора текста на противоположной раскладке клавиатуры ghbvthyj nfrbv j,hfpjv, удаления всего, что написал, и набора этого текста заново, могу порекомендовать установить бесплатную программу Punto Switcher, автоматизирующую данную операцию.
  4. Для ускорения расчетов, производимых на калькуляторе, могу порекомендовать установить бесплатную программу NumLock Calculator. Это обычная (или расширенная) программа-калькулятор, с тем лишь отличием, что мгновенно вызывается на экран нажатием клавиши NumLock, ей же и скрывается. Выглядит это следующим образом – вы заносите руку над дополнительной клавиатурой, нажимаете NumLock, с этой же дополнительной клавиатуры вводите цифры и знаки, и закрываете калькулятор той же клавишей.
  5. Если у вас ноутбук, и на нем ваша скорость набора текста падает из-за неудобной клавиатуры – не стесняйтесь и подключите внешнюю клавиатуру через USB. Клавиатуру покупайте с USB-портами для флеш-накопителя и питающего провода для вашего телефона. Безусловно, прошли те времена, когда для установки флешки необходимо было добраться до задней части системного блока, который стоит под столом, однако… не для всех.
  6. Компьютерную мышь рекомендую использовать с дополнительными клавишами по бокам, и дополнительную клавишу под большой палец запрограммировать, например, под действие «Назад», значительно ускорив ваш серфинг по папкам. Зашли в папку – не то. Не надо тянуться к кнопке проводника «Назад», просто мгновенно нажимаете большим пальцем дополнительную клавишу мыши и смотрите следующую папку.
  7. Добавьте в автозагрузку те программы, которые сразу запускаете в начале каждого рабочего дня.

Этап №3 – чистка.

Я не верю в систематическую чистку по графику. Или же мне это просто не нравится, однако, хотя бы в стихийном порядке проводить ее все же стоит.

  1. Проводите чистку системы специализированными программами, иначе медленно и незаметно ПК будет заполняться лишними записями в реестре, отчетами об ошибках, кусками некорректно удаленных программ, и прочим, что может заполнить значительную часть жесткого диска.
  2. Проводите дефрагментацию системного диска. Это противостоит процессу замедления работы жесткого диска вследствие того, что файл может храниться фрагментами на разных местах жесткого диска, и чтобы его считать, компьютеру необходимо считать часть информации с одного места, перенести головку считывания на другое место диска, считать часть оттуда, потом считать еще из какого-нибудь сектора. После дефрагментации большинство файлов располагаются на диске целиком, и компьютер не тратит время на перемещение головки между фрагментами файлов.
  3. Процесс очистки клавиатуры с помощью салфеток может быть очень длительным и трудоемким. Мой метод: с помощью отвертки снять верхнюю панель клавиатуры, поместить ее под струю воды из под крана, почистить щеткой для одежды с хозяйственным мылом, стряхнуть воду, дать немного просохнуть и собрать клавиатуру. Чистота – идеальная, а также вы избавляетесь от всего, что накопилось не только на клавишах, но и под ними.
  4. Внутри вашего системного блока может быть обнаружено около килограмма пыли, а это ведет к перегреву вследствие замедления вращения вентиляторов, «эффекта одеяла», задерживающего тепло элементов, покрытых толстым слоем пыли. С этой проблемой лучше справляться с помощью пылесоса (лучше – с водной фильтрацией).

Этап №4 – стандартизация.

Внутри вашего отдела создайте общее хранение файлов на сервере или в обмене руководителя и убедите всех хранить все только в нем, не оставляя ничего важного на своем жестком диске без доступа остальных членов коллектива. Разбейте данные на папки по назначению, а также в начале именования каждой папки ставьте цифру например «01_Справочная информация», дальше «02_Проекты» и т.д. – так папки всегда будут упорядочены так, как нужно, и искать визуально становится проще. Также, убедите всех коллег прописывать в имени файла его версию и первую букву фамилии владельца файла, например «Планировочное решение офиса коммерческого отдела v2.4 (Д)». Все эти действия позволят вам если не исключить, то значительно снизить такие лишние операции, как «отправка последней версии», и прочие пересылки, загромождая почту и почтовый сервер. Главное – отлаженная дисциплина. Все должны работать в системе по ее правилам.

Как вариант – использовать для размещения этого хранилища «Яндекс.Диск». Плюс в том, что базой данных можно будет пользоваться удаленно.

Этап №5 – совершенствование.

  1.  Полюбите процесс оптимизации, постарайтесь искать возможности с азартом и вдохновением.
  2. Оказавшись у чужого рабочего места – осмотрите, что полезного вы можете использовать. Понаблюдайте за работой.

После всего этого постарайтесь распространить культуру содержания ПК на свой отдел, и дальше. Добиться этого можно личным примером и через обучения. Спаситесь сами и возле вас спасутся другие! И минимум насилия. Человек сам должен захотеть оптимизировать свой труд. Не бойтесь пробовать. Испытали, не понравилось, вернули как было. Понравилось – оставили. Обменивайтесь с коллегами новыми наработками, сразу запускайте их в жизнь. Это приведет к цепной реакции – у ваших сотрудников по-другому начнет работать ум, и идеи по оптимизации тех или иных аспектов работы, по новым методам использования программного обеспечения, по посещению курсов дополнительного образования и т.п. будут появляться в голове сами по себе. С таким подходом и работать приятно. Главное – не сдаваться в самом начале, неизбежно встретясь с сопротивлением «инерции покоя» в головах людей, с которой неизбежно встречается всякий, кто решил вступить на тропу инициации изменений.

0 комментариев
Отправить
обсуждения
Хотелось бы увидеть развернутый отчет о достижении целей в области качества за истекший год. Новые рубежи: Политика и Цели в области качества на 2023 год ТВЗ
Это очевидное решение с датчиком и автоматизацией приходит в голову, как только начинаешь читать ста... Сэкономить за 60 секунд: как расшили узкое место с помощью картирования
RCM это хорошо, но в статье не про него а про анализ отказов и их последствий, это немного не то же ... Ремонты – это про деньги: RCM на предприятиях «Мечела»
Правильно, даже в статье прозвучало: "Люди думают, что ERP — это дополнительный инструмент опти... Замена ERP-системы: уравнение с двумя неизвестными
Узнайте больше Альманах “Управление производством” 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов
Альманах “Управление производством”