Учет и поэлементный расчет затрат качества на индийском машиностроительном предприятии

Полная версия статьи из архива альманаха «Управление производством».

Эффективность работы и прибыльность предприятия в значительной мере зависит от качества ее продукции – не только с учетом высоких требований со стороны клиента, но и с учетом высоких расходов на исправление дефектов и восстановление репутации компании. Но затраты на качество – это не только деньги, но также время и усилия персонала, которые также должны подлежать учету. Расчет затрат на обеспечение качества по различным статьям расходов и различным типам ресурса рассматривается на примере индийского производителя комплектующих для машиностроения.

Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!

Методы оценки затрат на обеспечение качества

Сбор информации о размере затрат на обеспечение качества в значительной степени способствует сокращению этих затрат. Списки статей расходов разрабатываются в зависимости от специфики компании, затем подсчитываются суммы, выделяемые на каждую статью расходов. Обычно этим занимается специалист из отдела обеспечения качества совместно с бухгалтером, иногда требуется помощь технического персонала. 

Как правило, внедрение системы оценки затрат на обеспечение качества происходит по следующей модели: после того, как руководство предприятия объявило о внедрении системы оценки затрат на обеспечение качества как компонента стратегии комплексного управления качеством (TQM), специалист по обеспечению качества проводит инструктаж для начальников отделов и высшего руководящего состава предприятия. Он поясняет, в чем суть этих затрат, на какие виды они подразделяются, для чего необходимо из измерение, какими методами при этом стоит пользоваться и т.п. 

Чтобы помочь в распределении затрат по категориям ‒ затраты на профилактику, на оценку и издержки вследствие отказа ‒ в некоторых организациях используются специальные анкеты с перечнем вопросов касательно различных мероприятий внутри компании. В некоторых организациях определяют лишь два вида затрат – затраты на оценку и издержки вследствие отказа. 

Определить статьи расходов помогают методы и инструменты TQM, такие как мозговой штурм, анализ причинно-следственных связей и другие. После того, как основные статьи расходов на обеспечение качества будут определены для каждого отдела предприятия, начальник отдела совместно со специалистом по обеспечению качества начинают оптимизацию списка затрат. После этого необходимо принять решение, как много времени и ресурсов отдел может уделить каждой статье расходов. При этом учитываются затраты на расходные материалы, например, ручки, бумагу, бланки и проч. В этом начальнику отдела также помогает специалист по обеспечению качества. После чего бухгалтер совместно с начальником каждого отдела и специалистами по обеспечению качества рассчитывают оптимальную структуру и объем затрат для отдела. 

Вторым методом является автоматизированный контроль затрат: каждый отдел рассматривается как составная часть предприятия, затраты при этом рассчитываются при помощи компьютерной программы. Такой метод компьютерного моделирования использует входные и выходные данные, механизмы и методы контроля. Рассмотрим методику распределения затрат и трактовки полученных результатов на примере конкретного предприятия – индийского производителя комплектующих для машиностроения.

Анализ практической ситуации

В компании насчитывается 1981 статья расходов на обеспечение качества продукции. Рассмотрим основные группы расходов:

А. Затраты на профилактику.

А1 Затраты на проектирование качества и процессов, а именно: изменение дизайна продукта или преобразование пожеланий потребителя касательно качества в конкретные требования к процессу, затраты на внедрение и поддержание программы обеспечения качества. Проектирование качества и проектирование процессов в сумме занимают примерно две трети рабочего времени начальника отдела контроля качества (60%). Затраты на рабочую силу в год составляют около 120 000 индийских рупий (здесь и далее ИР).

А2 Затраты на проектирование и разработку аппаратуры для контроля и измерения уровня качества. Требуют 5% времени работы руководящего состава отдела контроля качества и отдела технологического проектирования.

А3 Планирование качества не только в отделе планирования качества; данная статья расходов часто опускается во многих компаниях.

А4 Калибровка и обслуживание аппаратуры для измерения уровня качества. Требует примерно половину рабочего дня в месяц.

А5 Калибровка и обслуживание контрольно-измерительной аппаратуры. Источники информации по затратам: 1) контрольно-измерительное оборудование, 2) счета от сторонних компаний за услуги калибровки, 3) время персонала. Требуется примерно 5% времени работы начальника отдела контроля качества.

А6 Обеспечение качества поставляемой продукции. Требуется примерно 8% времени работы начальника отдела контроля качества

А7 Обучение методам обеспечения качества. Требуется примерно 2% времени работы руководящего состава отдела контроля качества.

А8 Координация, контроль и совершенствование. Включают в себя транспортные, почтовые издержки, расходы на печать и прочие административные расходы, включая амортизационные расходы основных средств отдела контроля качества. Расходы на контроль и совершенствование в основном требуются в отделе контроля качества и занимают до 15% рабочего времени руководителя.

Таблица 1. Расходы на профилактику и их объем.

Б. Затраты на оценку уровня качества.

Б1 Входной контроль закупаемых производственных материалов в лабораторных условиях. Затраты на тестирование материалов, которые станут частью финального продукта либо будут использованы в процессе его производства. Затраты оцениваются в 200 000 ИР в год.

Б2 Затраты на контроль и испытания, включая входной контроль. Целиком затраты отдела контроля качества, занимают все рабочее время 8 инспекторов и 70% времени работы менеджера-контролера.

Б3 Контроль в процессе производства, производится не специалистом по контролю качества. В рассматриваемой компании такой контроль осуществляется операторами оборудования помимо основной работы. Специально для этой работы наняты 9 квалифицированных рабочих. Годовые затраты оцениваются в 4950000 ИР, без учета накладных расходов.

Б4 Подготовка к тестированию и контролю. Это затраты на рабочую силу, производящую подготовку оборудования или продукции к тестированию и контролю. Специально для этого в ремонтно-механическом цеху отведено время. Такие затраты не относятся к затратам на обеспечение качества.

Б5 Расходные материалы для тестирования и контроля. Большая часть таких затрат включена в статью расходов А5. Затраты, понесенные компанией в ходе испытания с разрушением, входят в стоимость утиля. Следовательно, отдельной такой статьи расходов во многих компаниях также нет.

Б6 Проверка качества продукции. Требует примерно 2% рабочего времени руководителя отдела контроля качества.

Б7 Анализ данных, полученных в ходе проверки и тестирования. Такой статьи расходов в названной компании нет.

Б8 Тестирование в рабочих условиях. Затраты, понесенные во время входного тестирования продукта в абонентском пункте. Требует примерно 2% рабочего времени руководителя отдела контроля качества.

Б9 Внутреннее тестирование и ввод в производство. Стоимость подготовки и проведения внутреннего входного тестирования конечного продукта. В названной компании расходы на такое тестирование покрываются статьями расходов Б2 и Б3. Иногда могут потребоваться особые приготовления в связи с желанием клиента присутствовать на испытаниях. Уровень вовлеченности персонала оценивается в 2% рабочего времени руководителя отдела контроля качества.

Б10 Оценка имеющихся в наличии материалов и запчастей. Затраты на оценку, тестирование или проверку материальных запасов предприятия, вызванные конструктивными изменениями, условиями хранения и т.д. Поскольку большая часть продукции компании изготавливается на склад, между моментом производства продукта и вводом его в эксплуатацию проходит довольно продолжительное время. Это вызывает порчу продукции во время складского хранения. Внимание к подобным проблемам требует до 5% рабочего времени руководителя отдела контроля качества. 

Б11 Отчет по результатам проверки обработки данных. Затраты, связанные со сбором и обработкой данных по контролю, полученных из сервисных центров, а также с производственными операциями, задействованными в ходе тестирования отделом контроля качества. Требует до 20% рабочего времени руководителя отдела контроля качества.

Таблица 2. Расходы на оценку и их объем.

В. Внутризаводские издержки, вызванные низким качеством.

К ним относятся все издержки, которые несет компания в процессе обеспечения надлежащего качества продукции до ее передачи клиенту. Основными статьями расходов являются утилизация и исправление брака.

В1 Все затраты на утилизацию, которые понесла компания в стремлении достичь стандартов качества. Сюда входят лишь затраты на утилизацию продукции, не соответствующей стандартам качества по вине производителя. Объем затрат определяется на основании акта забраковки и нормативной себестоимости. Включают в себя стоимость материалов и труда, затраченных на производство продукции, в которой обнаружен брак, а также отходы производства. Основной причиной брака является некорректная наладка оборудования. 
Подобные затраты не покрываются суммами, вырученными от реализации утиля, потому что часто тип и объем проданного утиля не имеет отношения к текущему производству. 
На решение подобных проблем требуется до 10% рабочего времени руководителя отдела контроля качества, а также определенное содействие бухгалтера в процессе подготовки данных по затратам. 

В2 Все затраты на исправление брака, которые понесла компания в стремлении достичь стандартов качества. Затраты включают в себя рабочее время, потраченное непосредственно на исправление брака.

В3 Выявление и устранение неполадок и их причин. Проводится отделом контроля качества и занимает до 10% рабочего времени его руководителя.

В4 Повторный контроль и тестирование исправленного брака. Часто такие затраты входят в категории Б3 и В2, то есть повторный контроль и тестирование исправленного брака не рассматривается в качество отдельной статьи расходов. Тем не менее, такие расходы могут быть очень значительными, ведь брак может затрагивать до 50% продукции (хотя зачастую это лишь незначительные и легко устранимые дефекты).

В5 Отходы производства, брак и простои по вине поставщика. Поставщик должен покрыть стоимость поставок, не пригодных к использованию по его вине. Прочие же расходы, связанные с непригодностью поставок к использованию, покрываются (в зависимости от ситуации) либо самим поставщиком, либо компанией за его счет. Иногда компания несет потери в рабочем времени, материалах или объемах производства. Именно они учитываются в данной статье расходов.

В6 Дополнения, разрешения и концессии. Время, потраченное на пересмотр продукта, его дизайна и характеристик. Обычно этим занимается конструкторский отдел или иногда сам потребитель. Компания ежемесячно выделяет средства на проектирование продукции, часть которых могут пойти на изменение дизайна. На решение подобных проблем требуется до 10% рабочего времени руководителя отдела контроля качества.

В7 Понижение сортности. Такая статья расходов есть не у всех компаний. К примеру, в названной компании ее нет.

Таблица 3. Внутризаводские издержки, вызванные низким качеством.

Г. Внезаводские издержки, вызванные низким качеством

К ним относятся все издержки, которые несет компания в процессе обеспечения надлежащего качества продукции после ее передачи клиенту. Имеются затруднения в определении таких затрат, поскольку, во-первых, момент передачи продукции клиенту не всегда может быть определен точно, а во-вторых, в случае рассматриваемой компании начало гарантийного периода может наступить через несколько лет после передачи продукции клиенту.

Г1 Расходы компании на рассмотрение жалоб касательно качества продукции. Этим занимается отдел контроля качества. На решение этих вопросов уходит до 5% рабочего времени руководителя отдела.

Г2 Ответственность за качество выпускаемой продукции. Часто такие расходы включаются в статью Г1.

Г3 Затраты на бухгалтерский учет и обработку бракованной продукции. Данные расходы не учитываются компанией. Возможно, их размер слишком мал.

Г4 Восстановление бракованной продукции. Под этим понимают ремонт за счет потребителя, гарантийный ремонт и бесплатный ремонт. Гарантийный ремонт подразумевает ремонт продукта, вышедшего из строя в течение гарантийного периода (прочие гарантийные расходы компании входят в статью расходов Г5). Бесплатный ремонт осуществляется для продукции, вышедшей из строя во время тестового периода. Данная статья расходов покрывает лишь эти затраты. Она так и называется в финансовых документах: «Ответственность компании». Время, потраченное сотрудниками отдела контроля качества на восстановление бракованной продукции, нельзя рассчитать отдельно от времени, затраченного на пункт Г5.

Г5 Гарантийная замена. Затраты на замену продукта, вышедшего из строя в течение гарантийного периода. Данная статья расходов охватывает следующие: 1) выплаты сервисным центрам за проведение гарантийного ремонта; 2) товар, выдаваемый клиенту бесплатно взамен вышедшего из строя (который, тем не менее, подлежит ремонту); 3) рабочее время сотрудников, занимающихся обработкой жалоб и выплатами по гарантии. Инженер по контролю качества тратит на решение подобных вопросов до 65% своего рабочего времени. На практике достижение удовлетворенности клиента довольно проблематично. Некоторые клиенты обращаются с претензиями напрямую на завод-изготовитель, при этом неисправное изделие может быть исправлено и возвращено клиенту за определенную сумму. Сервисные центры получают определенную плату за свою работу, но эти расходы отличаются от расходов по ремонту самого предприятия. Цена на товары-заменители, выдаваемые клиентам взамен неисправных и не подлежащих ремонту, в сервисном центре намного выше заводской стоимости изделия. Расходы на бесплатную замену неисправного продукта до того, как он введен в эксплуатацию, довольно легко рассчитать, но оценка расходов на возвращенную неисправную продукцию весьма затруднительна.

Таблица 4. Внезаводские издержки, вызванные низким качеством.

Обсуждение результатов

Каждая категория затрат рассматривалась в более широком контексте – как часть общих затрат на обеспечение качества продукции. 

А) Затраты на профилактику. В малой компании необходимо вести учет времени, затраченного персоналом на меры профилактики, что поможет оценить затраты на профилактику. В названной компании около 55% рабочего времени было затрачено на профилактику, что позволяет оценить затраты на основании средней стоимости рабочей силы.

Б) Очевидно, что затраты на тестирование и контроль намного больше остальных затрат на оценку, вместе взятых. Кроме затрат на лабораторные входные испытания в затраты на оценку входят также затраты на оплату труда 10 инспекторов, 9 членов ремонтной бригады и одного руководителя отдела контроля качества. Затраты рабочего времени руководителя отдела контроля качества довольно легко рассчитать, поскольку 90% этого времени уходит на две статьи расходов. Что касается времени и его затрат, можно выделить две основные проблемы. Первая состоит в том, что нельзя определить, все или какая-то часть рабочего времени контролеров и ремонтной бригады уходит на решение проблем качества. Последствия разделения затрат между производством и качеством, а также между категориями затрат на качество не были изучены. Вторая проблема состоит в том, чтобы определить, может ли работа персонала, связанная с проблемами качества, привлекать дополнительные расходы для измерения затрат на обеспечение качества. Это фундаментальная проблема в аспекте затрат на обеспечение качества. Множество дополнительных расходов, характерных для обрабатывающей промышленности, может заметно исказить реальный размер и распределение затрат на обеспечение качества. 

В) Затраты на переработку и исправление брака совместно с затратами на изменение дизайна продукта составляют почти весь объем затрат данной категории. Несмотря на то, что система оценки затрат на утилизацию хорошо разработана и прекрасно функционирует, с определением затрат на остальные категории возникли некоторые трудности. Снова встает вопрос дополнительных затрат, которые вполне допустимы в случае трудовых затрат на оценку запасов, но сомнительны в отношении затрат на обеспечение качества. Отличительной чертой отчетов об отходах производства является внушительный размер лома цветных металлов (около тонны в месяц), который проходит по категории «естественная убыль» и накапливается во время наладки оборудования и операций штамповки. Такой лом относится к потерям производственных материалов. Также не удалось получить точных данных касательно объема затрат на модификации и влиянии конструкторских работ на затраты на обеспечение качества. 

Г) В категории внезаводских затрат ввиду низкого качества продукции основная статья расходов – затраты на ремонт продукции, возвращенной потребителями до введения продукта в эксплуатацию, а также затраты на замещение продукции, вышедшей из строя в течение гарантийного периода. Такие затраты подпадают под статьи Г4 и Г5. Примерами сложностей, связанных с оценкой таких затрат, являются замена неисправного продукта со склада и возврат на склад обновленного (но не отремонтированного!) продукта, а также сокрытие факта проведения гарантийного ремонта на заводе. 

В результате исследования затрат на обеспечение качества в компании было выявлено, что отдел контроля качества ежемесячно представляет отчет о своих затратах с целью контроля бюджета и управленческого учета валовой стоимости утиля и гарантийных затрат. Несмотря на то, что очень часто в бизнесе для оценки экономических показателей используют процентные отношения, для оценки затрат предпочтительнее пользоваться точными цифрами. Чаще всего это количество рабочих часов, финансы или стоимость производства. Также в результате исследования были изучены основные статьи расходов компании на обеспечение качества, их объемы и процент от годового товарооборота. На основании этой информации можно разработать эффективную систему контроля затрат на обеспечение качества, что в конечном итоге принесет компании значительные материальные и нематериальные преимущества. 

Текст: Ольга Гончарова

Материал подготовлен на основании данных Rathindra Nath De, Quality Costing: An Efficient Tool for Quality Improvement Measurement, Proceedings of the 2010 International Conference on Industrial Engineering and Operations Management.