Расскажем о том, как работает эта программа и какие результаты она уже принесла.
«Гостевой аудитор» появился в компании три года назад. За это время ее участниками стали многие сотрудники из различных подразделений и филиалов. С Сергеем Петровым, заместителем начальника управления внутреннего аудита Юнипро, мы поговорили о том, как работает эта программа и какие результаты она уже принесла.
Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
– Сергей, для начала давайте напомним читателям «Юнипро Мегаватт», в чем заключается программа «Гостевой аудитор» и каковы ее цели.
– Если совсем коротко, то «Гостевой аудитор» – это программа, предполагающая участие сотрудников других подразделений в аудиторских проверках. То есть, это не какие-то отдельные мероприятия, а наши обычные «штатные» проверки, которые проходят по утвержденному графику в течение всего года. Единственное их отличие от других подобных проверок – это состав команды аудиторов: помимо экспертов из управления внутреннего аудита в такую проверку также входит гость, наш коллега из какого-то другого смежного подразделения. Отсюда и название программы – «Гостевой аудитор».
Запустить программу было решено в целях знакомства коллег с деятельностью нашего управления, а также привлечения дополнительных квалифицированных ресурсов к работе аудиторской команды. Мы хотим, чтобы они лучше понимали нашу «внутреннюю кухню», наши инструменты и процедуры, и, самое главное, видели в аудиторах не надсмотрщиков, а доверенных советников. Ведь мы так же, как и остальные сотрудники компании, вносим вклад в общий результат и работаем над тем, чтобы повысить эффективность Юнипро. Нашему управлению программа дала возможность не только сделать свою работу более прозрачной, но и лучше понять наши должностные обязанности, показать те проблемы и сложности, с которыми мы сталкиваемся в ходе аудитов, и, конечно, получить обратную связь от коллег.
– Что можно сказать о результатах работы программы за прошедшее время? Чего удалось добиться?
– Программа очень быстро набрала популярность тем более, что мы тщательно подготовились к ее запуску, провели для коллег день открытых дверей и презентацию. И если поначалу участие в ней заинтересовало, в основном, сотрудников производственного блока и финансовых структур, то уже через несколько месяцев в работу включились и другие подразделения. Сейчас практически все функции компании участвуют в аудитах — отдел закупок, управление персоналом, энергорынки, служба безопасности, управление корпоративных коммуникаций. Это говорит о том, что наша программа достигла своей цели, и все больше сотрудников проявляют интерес к работе управления внутреннего аудита.
Также нам удалось существенно расширить географические горизонты программы. Мы начинали работать с коллегами из Московского представительства, но поскольку наши аудиторы постоянно выезжают в командировки и рассказывают коллегам в регионах об этой программе, то сейчас заявки на участие в программе подают сотрудники из всех филиалов компании. Я хотел бы поблагодарить коллег из PR-службы, которые публиковали материалы о нашей программе и помогали нам рассказать о ней.
– Кто из сотрудников компании может стать гостевым аудитором? Как это сделать?
– Стать участником программы может любой из сотрудников Юнипро, представитель любого филиала. Ограничений у нас нет. Единственное правило: при участии в аудите не должно возникать конфликта интересов, то есть гостевой аудитор не должен проверять ту область, за которую он отвечает. Все, что требуется от наших коллег, — это связаться с управлением внутреннего аудита. Мы выслушаем кандидата, узнаем его потребности и мотивацию и внесем в список кандидатов для участия в программе «Гостевой аудитор». Аудиты наше управление проводит по предварительно согласованному и утвержденному плану, в котором на каждый год предусмотрено около 10–12 проверок. И, составляя этот план, мы уже примерно понимаем, кто из сотрудников бы мог усилить нашу команду в части компетенций и добавить свой свежий взгляд на производственные процессы. Перед каждым аудитом мы связываемся с кандидатами, обсуждаем, что им было бы интересно, и пытаемся оценить, насколько вклад этого сотрудника важен для проверки. Если наши интересы совпадают, мы знакомим кандидата с планом аудитов, обговариваем сроки и ставим в лист ожидания, чтобы за один-полтора месяца мы могли его предупредить о начале проверки.
– Как и по каким критериям вы отбираете кандидатов для участия в программе «Гостевой аудитор»?
– Мы стараемся разнообразить программу аудитов и привлечь к участию в ней как можно больше людей из разных подразделений, чтобы сделать нашу деятельность как можно более открытой, понятной и прозрачной для всех коллег. При выборе кандидатов оцениваем их опыт работы в компании, компетенции, знание бизнес-процессов, навыки кроссфункционального взаимодействия. Очень хорошо, если у человека есть опыт работы на электростанциях или участия в проектной работе, всегда рады поработать вместе с коллегами из регионов.
– Как проходит аудит? Сколько времени он занимает? На каких этапах аудита участвуют гостевые аудиторы?
– Начинается все с планирования всего процесса проверки, затем идет основной этап работы «в полях», в ходе которого мы выезжаем в командировку на электростанцию. После этого начинаем заниматься подготовкой, согласованием и выпуском финального отчета для руководства.
Первоначально мы планировали, что гости будут участвовать в проверке в течение одной-двух недель, но, когда программа стартовала, мы увидели, что коллеги проявили большой интерес к ней и оказались полностью вовлечены в процедуры аудита. Мы поняли, что гостям нужно дать больше времени, если мы хотим показать им все процессы от начала и до конца. Так что, сейчас наши коллеги наравне с нашими экспертами участвуют на всех этапах проверки в течение полутора-двух месяцев. Мы заранее, за один-полтора месяца, предупреждаем участников о начале проверки и проводим инструктаж, чтобы они тоже планировали свое время и могли наиболее эффективно участвовать в аудите.
– Что делает гостевой аудитор? В чем заключается его участие в проверке?
– Каждый аудит имеет свои цели, задачи и объемы проверки. Кандидатам мы сразу даем вводную информацию, рассказываем, с чем предстоит работать, показываем программу аудита, где расписаны все наши шаги и процедуры проверки, объясняем этапность, знакомим с графиком проверки. После этого гостевой аудитор участвует во всех мероприятиях, начиная с первичной встречи с нашим клиентом аудита. Гость работает с документами, проводит интервью, во время которых задает вопросы по своим компетенциям, что помогает нам лучше раскрыть тему. Вместе с командой наш гость выезжает на электростанцию, осматривает объекты, общается с сотрудниками, то есть полностью погружается в процесс аудита. Конечно, отчет о прошедшем аудите мы пишем сами, так как к нему предъявляются очень высокие требования. Но мы обязательно знакомим гостей с отчетами, и если у них есть какие-то дополнения, то мы вносим их. Также мы привлекаем наших коллег при составлении рекомендаций, которые мы формируем на основании отчета. И в целом стараемся как можно больше вовлечь гостя в процедуры аудита: если что-то непонятно, прямо на месте даем обратную связь.
– Как сотрудникам компании удается совмещать основную работу и участие в программе аудитов?
– Практика показывает, что несмотря на продолжительность проверки, участие в аудите вполне можно совмещать с основной работой. Тем более, что мы стараемся сделать программу максимально комфортной для коллег, чтобы это не навредило их прямым обязанностям. Мы заранее договариваемся, что участие в процедурах аудита занимает у сотрудника не более одного-двух часов в день. Этого времени хватает примерно на две встречи. Также мы вместе с коллегами составляем рабочий календарь встреч, и наши гости заранее выстраивают свои основную работу с учетом этих мероприятий.
Если в какие-то моменты у человека очень большая загрузка по основной деятельности, мы можем сделать паузу. Затем коллеги возвращаются, и мы продолжаем аудит: это наша обычная практика. Конечно, когда мы выезжаем в командировку, гостям приходится на это время отвлекаться от своих основных обязанностей, так как, повторю, вся команда полностью погружается в аудит. Но пока всем удавалось успешно совмещать свою работу и участие в программе, ведь мы работаем в компании, где сотрудники умеют эффективно управлять своим временем.
– В чем главный эффект программы для управления внутреннего аудита?
– После завершения программы мы собираем письменную обратную связь от гостей и работаем над тем, чтобы улучшить свои внутренние процессы. Мы также приветствуем замечания и рекомендации в свой адрес, которые могут дать наши гости. Это позволяет команде управления профессионально расти. Но самое главное, повторю, заключается в том, что аудиты с участием гостей помогают нам улучшить взаимоотношения с различными подразделениями, показать, что проверка — это открытый и прозрачный процесс, а мы вместе со всей компанией делаем одно дело.
