Формирование визуального офиса (Lean-офис)

Материалы научно-практического LEAN-семинара "Внедрение концепции "Бережливое производство" в Республике Татарстан (27 мая 2011 года).

Габдрахимова Р.А., Плясова О.В., Ямилова И.А., Филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Казанский (Приволжский) федеральный университет» в г. Набережные Челны

Визуальная система обмена информацией позволила многим организациям перейти на качественно новый этап построения бережливого офиса. Ее компоненты являются прекрасным инструментом для создания новой рабочей среды, дополняющим любой другой инструмент бережливого производства.

Визуальный офис представляет собой систему обмена информацией, которая будет обеспечивать соблюдение рабочих стандартов и следить за тем, чтобы любая работа выполнялась согласно графику и без ошибок.

Разработка подобных средств должна осуществляться одновременно с внедрением любых инструментов, способствующих совершенствованию административных процессов.

Семь шагов к созданию визуального офиса:

1. Сформировать и обучить команду по созданию визуального офиса.
2. Разработать план построения визуального офиса.
3. Начать реализацию плана.
4. Обеспечить внедрение системы 5S.
5. Стандартизировать визуальные показатели.
6. Стандартизировать средства визуализации информации.
7. Стандартизировать средства визуального контроля.

Все процедуры в офисе прописаны и представлены везде, где они могут быть использованы: как отправить факс, копирование бумаги (копирование паспорта, односторонняя копия, двусторонняя копия). Все возможные варианты. Даже незнакомый с техникой человек может, следуя картинкам, с первого раза добиться нужного результата.

Визуализация - один из способов непрерывного улучшения.

Создание визуального офиса является значительным шагом к созданию бережливого офиса.

Назначение lean - создание ценности для конечного потребителя. Товар или услуга приобретает ценность только непосредственно в момент работы, и отсутствие ручки на столе нее не прибавляет. Сутью бережливого офиса является устранение потерь, ведь поиск канцелярии не создает ценности.

Средства визуализации информации способны сказать многое о самом офисе, условиях труда.

Внедрение системы визуального офиса в местную администрацию может значительно улучшить и облегчить работу:

• обеспечит внедрение и активное использование принципов 5S;
• повысит производительность;
• уменьшит количество ошибок и устранит уже допущенные;
• сократит стресс;
• непрерывное совершенствование всех процессов в нужном направлении при помощи визуальных показателей эффективности;
• визуальное отображение информации ускоряет все процессы.

Когда информация видима, люди в офисе воспринимают ее намного быстрее и легче, а также отмечают, что игнорировать ее труднее.

По результатам наблюдения в исполнительном комитете (в отделе муниципальной службы) города Набережные Челны было выявлены следующие проблемные моменты и возможные пути их устранения:

1. Отсутствие четкой систематизации документации:

• убрать дублирующие документы в архив на верхние полки шкафа;
• систематизировать документы по степени срочности (наиболее срочные ближе);
• папки с документами подписать и выделить цветом;
• в соответствии с новым расположением документов в папках произвести их обозначение и отметить цветным скотчем;
• освободившиеся папки использовать для других документов и для накопления текущей документации.

2. Важный момент - убрать из поля зрения провода. Это улучшит не только внешний вид офиса, но, в первую очередь, обеспечит безопасность кабинета. При нескрытых проводах, находящихся в пространстве, активно используемом сотрудниками, легко запутаться и получить травму:

• провести изоляцию проводов;
• закрепить провода, чтобы избежать травматизма.

3. Пересмотреть размещение стола и других предметов вокруг рабочего места:

• изменить положение стола с целью увеличения прохода;
• произвести разметки расположения предметов на рабочем столе;
• на принтере сделать отметку для пополнения запаса бумаги (например, желтая линия);
• убрать лишние предметы в зону карантина;
• поставить для документов, скапливающихся на краю стола, лотки с табличками по направлениям (например, управления, районные исполкомы и т.д.) для того, чтобы предупредить их падение и рассыпание, и обозначить цветом;
• выделить место для канцелярских принадлежностей;
• рассмотреть изменение расположения шкафа;
• убрать кресло, снижающее способность перемещения и повышающее травматизм;
• разместить цветы таким образом, чтобы они не мешали работе и не создавали угрозу безопасности здоровья сотрудников;
• обвести опасные места маркировкой из цветного скотча. Данные меры - это первые шаги к созданию визуального офиса.

Читайте также: Система технологий эффективного производства - проект МОЭК (Стать, как «Тойота»)