Дебюрократизация начинается с ответа на вопрос: «Можно ли сделать проще, не потеряв в безопасности и качестве?»
Благодарим Департамента коммуникаций АО «Концерн Росэнергоатом» за предоставление данного материала.
В течение четырех недель на Смоленской АЭС команды от цехов и подразделений анализировали внутреннюю документацию, выявляли отчеты, которые никто не читал, искали процессы для автоматизации и предлагали идеи по сокращению длинных совещаний.
Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
В марафоне по дебюрократизации участвовали команды от 17 подразделений АЭС. Девять из них представили по одной команде, а цех тепловой автоматики и измерений выставил сразу четыре сборные, отдел подготовки и проведения ремонтов и электрический цех — по две.
Формат марафона со спортивным недельным ритмом предложили сотрудники отдела развития ПСР. Каждый понедельник участники получали задания, по пятницам сдавали результаты жюри.
Начали марафон «Дебюро-САЭС» с создания визитных карточек: участники придумывали своим сборным названия, девизы и логотипы.
Одни команды выбирали бескомпромиссность, планируя «выжечь бюрократию дотла». Другие философствовали, стремясь трансформировать хаос в порядок «уколом эффективности в паутину волокиты». Шутили и иронизировали, предупреждая о пресечении роста документооборота, умении создавать, а не искать легкие пути.
Участники позиционировали себя как шредер, отправлялись в «семейный прорыв» или «преодоление». Уже на этом этапе стало ясно: в борьбу включились люди, готовые серьезно менять рабочие процессы.
На второй неделе марафона команды составляли кроссворды. Некоторые из них напоминали учебник по теме — с глубокой проработкой терминов «параллельное согласование», «избыточность». Интеллектуальные задачки заставляли улыбнуться в ответ на вопросы о «пятиминутке, длящейся два часа», «неврологическом заболевании от пяти поручений одного содержания».
Кто-то зашифровал целую историю про бюрократа с его «обтюратором» — частью маски в радиационно-химической обстановке. Кто-то предложил образные определения: «бумага не реагирует на написанное, но долго хранит изложенные мысли».
Особый шарм — вопросы с отсылкой к классике: стихотворению Владимира Маяковского «Прозаседавшиеся», роману Ивана Гончарова «Обломов», циклу очерков Михаила Салтыкова-Щедрина «Мелочи жизни». Или параллель с реальностью — программой «Ускорение», инициированной в 2022 году гендиректором «Росатома» Алексеем Лихачевым.
В третьем этапе марафонцы выступили ревизорами. Они провели аудит внутренней документации, чтобы отыскать отчет, который никто не читает или читает по инерции.
Оказалось, такие есть. Но обнаружить — полдела, по условиям требовалось оценить трудозатраты и предложить решение проблемы. Вот несколько примеров.
«Найден журнал технического обслуживания установок пожаротушения в двух вариантах: бумажном и электронном. Если ликвидировать бумажную версию, можно сэкономить 10 человеко-часов в месяц».
«Обнаружено тройное дублирование данных о радиационной обстановке: бумажный журнал, электронная таблица и программный комплекс. От журнала лучше отказаться и сэкономить 27,5 часов в год».
«Выяснено, что 15 участков трижды в неделю передают бумажные заявки на перевозку товарно-материальных ценностей, которые затем сводятся в общий бланк. На этот процесс уходит 1104 человеко-часа в год! Если перевести в электронный файл и разместить в сетевой папке, то время сократится в 38 раз, плюс экономия более 1 тыс. листов бумаги в год».
«Оказалось, что чек-лист входного контроля проектной документации вынуждает формально подтверждать уже проведенный анализ; отказ сэкономит 1,7 часа на каждом документе».
«Найден отчет, утративший актуальность полгода назад. Проверили приказ, опросили заинтересованных лиц и подали предложение об отмене. Предложение принято и реализовано прямо в ходе марафона».
Финал марафона был максимально прикладным. Конкурсанты искали процесс, который можно автоматизировать. Для этого выбирали доступный инструмент, составляли план внедрения, подсчитывали эффект и готовили краткую инструкцию для коллег.
Большинство команд сосредоточилось на внутренней системе документооборота ЕОСДО. Были и другие идеи.
«Заменить рукописные записи в вахтенных журналах грузоподъемных кранов на штампы-печати».
«Использовать информационную систему ТОРЭКС для проверки сметно-финансовой документации».
«Проводить совещания с удаленными объектами через корпоративный сервис TrueConf».
«Создать электронную базу данных для контроля модернизации оборудования».
«Сделать Excel-инструмент для формирования графиков наблюдений руководителей с расчетом интегрального показателя качества».
«Автоматизировать цикл библиотечного обслуживания — от удаленного заказа книг до уведомлений о задолженностях».
«Использовать сервис «Мой голос» для онлайн-опросов на днях информирования».
Итоги марафона подводили на заседании конкурсной комиссии, которую возглавил замдиректора Смоленской АЭС по управлению персоналом Эдуард Сеновоз. Третье место присудили команде цеха централизованного ремонта «ЦЦР-дебюро».
«Честно говоря, третье место стало для нас неожиданностью. Мы — ремонтное подразделение, в основном работаем руками, «в поле», а не в офисе, поэтому вначале даже сомневались, стоит ли участвовать, — говорит капитан команды Сергей Андреенков. — Но шаг за шагом очень вовлеклись в интересные и полезные задания. В итоге азарт появился не ради конкурса, а ради результата: сделать что-то проще, быстрее и понятнее».
На вторую ступень пьедестала поднялась команда конструкторско-технологического отдела «КТО».
«Марафон по дебюрократизации задал импульс для изменений. Коллеги на практике видят проблемы и вместе ищут решения, чтобы рабочие процессы действительно становились проще и удобнее», — отметила капитан команды Елена Мищенкова.
Победителем четырехнедельного марафона признана команда отдела подготовки и проведения ремонтов «Жало дебюрократизации».
«Бюрократия имеет двойственную природу. С одной стороны, обеспечивает слаженную работу, стандартизацию и прозрачность сложных процессов, а с другой — может приводить к формализму, потере времени на мелочи, — считает капитан команды Катерина Ардашева. — Участие в дебюромарафоне дает возможность увидеть узкие места в процессах и системно сократить формальные, дублирующие операции либо оптимизировать их продолжительность. Работа в команде над упрощением процедур укрепляет горизонтальные связи, что повышает вовлеченность: сотрудники, зафиксировав проблемы, предложив конкретные улучшения и реализовав их, видят практический эффект от своих идей».
Юлия Лихобабина, ведущий инженер отдела развития ПСР:
— Мы подготовили для команд своего рода тематический квест, главная цель — найти, где мы теряем рабочее время на лишних согласованиях и дублях. Вооружили конкурсную комиссию четкими критериями, чтобы оценка была прозрачной и объективной.
Были задания вне конкурса. Во втором туре кроссворды получились настолько интересными, что решили предложить желающим разгадать лучшую четверку кроссвордов. Все полученные предложения по практическим этапам «Ревизор» и «Автоматизация» переданы в штаб по дебюрократизации. Эффективные идеи будут реализованы.
Текст: Инна Косенкова. Фото: Анастасия Мостачева
