На этот вопрос ответит Сергей Юров, директор департамента специальных проектов компании «Фогсофт».
Автор: Сергей Викторович Юров, директор департамента специальных проектов, компания «Фогсофт». Изображение ООО «Фогсофт».
От 5 до 30 и более миллионов рублей — во столько может обойтись покупка лицензии и собственно внедрение системы, которая позволит цифровизировать корпоративные закупки. Вопрос, когда эти вложения окупятся, остается открытым: это зависит от интенсивности закупочной работы, размера бюджета на закупки, целей, которые компания ставит перед SRM или Supplier Relationship Management — системой управления взаимоотношениями с поставщиками). Значимым фактором является и функциональность системы. Чем больше возможностей для поддержки закупочного процесса в ней есть, тем выше вероятность того, что вложения в нее быстро вернутся.
Дорогая SRM не обязательно окупится позже дешевой. Многое зависит от того, на какие показатели закупок система позволяет воздействовать. Можно автоматизировать обработку заявок на поставку и согласования документов, но это почти не изменит экономику закупок. А можно: автоматизировать работу с поставщиками, конкурентные процедуры и исполнение договоров и получить несколько «точек» финансового эффекта одновременно.
SRM или Supplier Relationship Management — системы управления взаимоотношениями с поставщиками. Из названия ясно, что их главная задача — автоматизировать взаимодействие с поставщиками, а именно: поиск, скоринг и скрининг потенциальных контрагентов, переговоры о поставках, согласование договоров, поддержку претензионной работы и оценку действующих поставщиков. В ряде решений разработчики SRM пошли дальше: добавили к списку традиционных возможностей еще и развитую поддержку проведения конкурентных закупок — тендеров. И ряд отечественных систем управления взаимоотношениями с поставщиками корректно называть уже «системами управления закупками и поставщиками». Одна из таких — iTender SRM. Решение поддерживает все этапы классического закупочного процесса:
iTender SRM автоматизирует управление всеми этапами закупочного процесса: от планирования до оценки работы контрагентов
| Планирование закупок | Проведение тендеров | Управление договорами | Заказы на поставку | Управление запасами | Управление отношениями с поставщиками |
| • Сбор и согласование заявок на закупку • Формирование плана закупок • Управление закупочным бюджетом* |
• Подготовка и согласование документации • Приглашение поставщиков к участию • Формирование конкурентного листа • Выбор победителей и заключение договоров |
• Формирование и согласование договоров • Пролонгирование и прекращение договоров • Контроль выполнения обязательств • Сбор данных для претензионной работы |
• Отправка заказа поставщику • Подтверждение заказа поставщиком • Контроль выполнения заказа |
• Анализ запасов, выбор стратегии управления* • Управление складскими запасами* |
• Периодический аудит поставщиков • Аттестация поставщиков по номенклатуре • Скоринг и рейтингование поставщиков • Категоризация поставщиков |
| Аналитика закупок • Анализ закупочных расходов • Анализ качества поставщиков • Анализ закупочного процесса • Анализ работы сотрудников |
|||||
*Функциональность поддерживается через интеграцию с другими информационными системами
И почти на каждом этапе закупок для iTender SRM находится работа — система оптимизирует те операции и процессы, на которых могут теряться деньги и время.
Эффект в виде экономии закупочного бюджета с использованием SRM складывается из трех составляющих:
1. Снижение закупочных цен
Стоимость закупаемых товаров и услуг снижается, главным образом благодаря повышению конкуренции между поставщиками. Даже простой одноэтапный запрос предложений или прайс-листов позволяет добиться уменьшения стоимости. А если добавить к нему переторжку между участниками с лучшими предложениями, то можно получать и поставки с дисконтом в 10-15 % к рыночной цене. К дисконту — то есть прямой экономии средств закупочного бюджета, цифровизация конкурентных закупок позволяет добавить еще и сокращение издержек на проведение тендеров, согласований и взаимодействие с поставщиками.
2. Сокращение операционных расходов
Операционка — те самые человеко-часы, которые тратятся на рутинные, повторяющиеся день за днем, дела закупщика. Поскольку SRM поддерживает каждый этап закупочного процесса, ее использование снижает операционные расходы на каждом же этапе. Там, где нужно было вручную вбивать реквизиты поставщиков, разыскивать письма от них, сравнивать десяток коммерческих предложений — подгружаются данные из встроенного справочника контрагентов, ведутся привязанные к заказу чаты с и автоматически формируется конкурентный лист с подсвеченными лучшими предложениями и предложением-победителем.
По словам владельцев SRM издержки сокращаются на 25-35 % и даже больше. А сотрудники отделов закупок успевают за час сделать работу, на которую без SRM потратили бы 3-4 часа.
Внедрение системы управления закупкамиiTender SRM для ООО «УК «Талан» позволило, по словам руководителя направления по тендерам управляющей компании, «в два раза снизить трудозатраты на организацию закупок и в 8-10 раз ускорить подготовку и проведение закупочных процедур. А вместо десяти дней на сбор предложений от поставщиков и выбор победителя тратится рабочий день».
Больше примеров внедрения iTender SRM можно найти на сайте Фогсофт в разделе «Кейсы»
3. Уменьшение финансовых потерь при исполнении договоров
Кит номер три, недооцененный — это сокращение финансовых и репутационных потерь, вызванных срывами и задержками поставок, браком, пересортицей и несоблюдением условий оплаты. Все это может еще и усугубиться отсутствием претензионной работы или невниманием к оценке качества поставщиков.
В SRM есть возможность привязать к каждому договору поставки или оказания услуг события: как связанные с плановой реализацией контрактных обязательств (авансовый платеж и окончательный расчет, поставка, приемка), так и «нарушения». Например, отсутствие проведенной оплаты в заданную дату, наличие брака или пересортицы и т. д. Система заранее оповещает заинтересованных сотрудников и поставщиков о приближении планового срока или риске нарушения— пока еще есть время всё исправить. Данные о нарушениях можно использовать в претензионной работе: применять по отношению к поставщикам обоснованные штрафные санкции или же добиваться от них компенсаций в виде снижения цены на следующие поставки.
Встроенные в SRM инструменты для оценки качества работы контрагентов помогают отсеивать ненадежных поставщиков еще до их участия в закупках — контрагент с плохим бекграундом виден уже на этапе знакомства. С каждым выполненным контрактом в SRM копится информация о том, как работает поставщик. Вы получаете двойную выгоду:
На скорость окупаемости влияет и интеграционный потенциал программы управления закупками. Чем больше у SRM связей с другими информационными системами компании, тем быстрее обмен информацией между ними. И тем прозрачней закупочный процесс. А значит, снижаются операционные расходы, становится меньше ошибок в оформлении тендерной документации. «Интеграционный набор» в iTender SRM, например, включает в себя интеграцию со следующими системами и ресурсами:
Скорость окупаемости, как видите, зависит не от стоимости лицензии, а от того, получается ли с помощью SRM изменить закупочную работу. Если система только переводит работу с заявками на поставку и согласования документов в электронный вид, она всего лишь экономит время сотрудников. Отлично, но для быстрой окупаемости маловато. Если же она помогает выбирать поставщиков, проводить тендеры, контролировать договоры и следить за запасами, устранять срочные и внеплановые закупки, то начинает приносить измеримую экономию. Чем полнее охват закупочного цикла у SRM — тем раньше окупаются вложения в ее внедрение.
Реклама ООО «Фогсофт», ИНН 7604077915, КПП 760401001 erid 2SDnjco6J5z
