От своевременного снабжения предприятий всем необходимым зависит выполнение производственной программы. С конца 2018 года в ГК «ЛокоТех» внедряется система управления поставками, которая призвана обеспечить бесперебойное поступление материалов и комплектующих на все площадки Группы компаний.
До декабря прошлого года департамент планирования получал запросы от ремонтных площадок в Excel. Этот формат не давал представления о том, каким образом формировался запрос, почему, к примеру, на I квартал заводу требуется 75 осей, а на тот же объем работ в II квартале – уже 100. Поступающие данные во многом определялись не только производственными потребностями филиалов, но и субъективным мнением специалиста МТО. Учитывая, что в ГК «ЛокоТех» входит много разнопрофильных предприятий, такие ошибки приводят к серьезным финансовым потерям компании. Любая корректировка запросов обходится достаточно дорого, ведь поставщики могли успеть закупить материалы, нанять людей, выпустить часть заказа. Неточности запросов ведут к серьезным штрафам или появлению невостребованных запасов на складе.
Сейчас количество товарно-материальных ценностей (ТМЦ), которое требуется каждому предприятию, высчитывается специальными программами:
Руководители филиалов определяют объем работ, который необходимо выполнить их предприятию, и закладывают его в систему. Затем программа сама рассчитывает расход ресурсов, умножает его на программу ремонта, а результат расчетов отправляет в департамент планирования.
«Для каждого объекта ремонта установлены нормы, которые определяет сам актив. Эти параметры еще далеки от идеала, но дают возможность определить все внесенные изменения за конкретный период времени. Итак, есть данные, сколько и какого материала планируется израсходовать за год или квартал. Плюс объем неснижаемого запаса, который всегда должен находиться на складе в силу дефицита или высокой востребованности отдельных позиций. Затем из этой суммы вычитаются запасы, которые уже находятся на складе подразделения. Получившуюся разность мы закрываем перемещением с других филиалов компании. И уже только то, что не удается закрыть перемещением, заказываем нашим поставщикам», – поясняет директор департамента планирования и контроля исполнения поставок МТО Егор Генералов.
Допустим, депо запросило 200 автосцепок, но это вовсе не значит, что департамент планирования будет передавать в закупку весь объем. Вполне возможно, что часть из них пылятся на складе соседней площадки. Все, что нужно сделать, – переместить их с одного склада на другой. Это один из основных инструментов бережливого производства, который активно используется во всем мире и с недавнего времени внедряется в России.
Важнейшую роль в данном процессе играют полигоны. Эти структуры должны оперативно координировать активы между собой, своевременно формировать прогнозы списаний. В рамках полигонов созданы отделы и назначены ответственные за перемещения.
В свою очередь, управляющая компания отвечает за составление и утверждение программы ремонтов, правильность расчета планов поставки, обособления и перемещения. Кроме того, она осуществляет связь между полигонами и департаментом закупок для обеспечения своевременных поставок. Уточним, что процесс обособления сверхнормативных запасов предназначен для установления единого порядка взаимодействия при перемещении материально-технических ресурсов между Торговым домом «ЛокоТех», ЖДРМ и «ЛокоТех-Сервис».
ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПРОЦЕССА ФОРМИРОВАНИЯ ПОТРЕБНОСТИ В ТМЦ
- Годовое формирование прогноза списания
- Квартальное формирование прогноза списания
- Корректировка квартального прогноза списания
КЛЮЧЕВЫЕ ДАННЫЕ ДЛЯ СОСТАВЛЕНИЯ ПЛАНА ПОСТАВОК
- Производственная программа ремонта на планируемый период
- Установленный лимит на объем списания ТМЦ в денежном выражении
- Ресурсная спецификация – удельный расход ТМЦ под 100%-ную сменяемость
- Вариативная сменяемость – ТМЦ, подлежащие замене по состоянию
«Перемещения помогают не только снизить невостребованные запасы на складах, но и значительно сократить дефицитные позиции, – комментирует Егор Генералов. – Это один из ключевых рычагов обеспечения потребностей компании. Однако пока не все филиалы осознают значимость процесса и готовы к оперативному выполнению плана перемещений. На сегодняшний день новая система управления поставками отлично зарекомендовала себя на Астраханском ТРЗ и Ростовском-на-Дону ЭРЗ. Наихудшую динамику показывают Челябинский ЭРЗ и филиал «Дальневосточный», где наблюдается дефицит необходимых ТМЦ и растут запасы на складах».
Как известно, идеальных систем не бывает, любая из них постоянно развивается и совершенствуется. А вместе с этими изменениями компания выявляет узкие места в производственном процессе и устраняет их. Например, разработчики системы столкнулись с тем, что остатки, предоставляемые филиалами, в отдельных случаях разнятся в большую или меньшую сторону из-за несвоевременного отражения хозяйственных операций в управленческом учете.
«Для решения этой проблемы вводится единый складской оператор «Салаир», – рассказывает Егор Генералов. – При передаче ТМЦ происходит пересчет, что позволяет нам улучшать данные учета. В дальнейшем основной задачей оператора будет корректное, точное и своевременное отражение остатков в учетной системе. Еще одна задача, которую предстоит решить, – упрощение перехода между программами, в которых планируются поставки. Исторически сложилось так, что в ГК «ЛокоТех» существует много автоматизированных систем, которые теперь нужно интегрировать между собой. Сейчас мы формируем требования по доработке IT-систем для повышения точности составления планов снабжения. Так, нами уже реализовано более десяти функциональных требований, запланировано к реализации еще порядка 15».
Но главное, что необходимо сделать, – это обучить персонал полагаться не на собственный прогноз нужд предприятия, а на более точную и безошибочную систему, которая соотносит локальные планы производства с потребностями всей компании. Для этого было разработано два регламента (Планирование поставок и Формирование прогнозов списаний ТМЦ), которые дают ответы на вопросы «что?», «как?», «кто?», «когда?» и «для чего?». Разработана масштабная программа обучения коммерческих директоров полигонов, филиалов, сотрудников управляющей компании по целевому процессу «Планирование поставок».
В результате всех нововведений ГК «ЛокоТех» планирует получить абсолютно прозрачную систему поставок, благодаря которой каждый сотрудник в любом филиале будет четко понимать, что запланировано и когда предприятие это получит. Таким образом, появится возможность планировать закупки сразу на два квартала вперед, что существенно снизит затраты на ТМЦ и позволит компании работать эффективнее.
