Трансформация закупок УГМК началась в апреле 2021 года.
В УГМК создают «умную» систему закупок, которая позволит сокращать производственные издержки и снижать себестоимость продукции.
Все самое интересное и уникальное мы публикуем в альманахе «Управление производством». 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
Эффективность личного бюджета зависит не только от доходов, но и от расходов. Чтобы оставаться в плюсе, важно планировать, контролировать и оценивать расходы.
Эти же правила работают и в крупной компании. Через закупки проходит большая часть затрат УГМК: на материалы, оборудование, технику, сырье, различные работы и услуги. Чтобы эти расходы были эффективными, в компании реализуют стратегическую инициативу «Трансформация закупок». Ее цель — построить систему, при которой:
Такая система позволит сокращать издержки компании на всех звеньях производственной цепочки и снижать себестоимость продукции.
Трансформацию закупок запустили в апреле 2021 года. Cначала команда проекта опросила около 750 человек с разных предприятий — тех, для кого закупают товары. Дополнительно провели тестирование среди сотрудников подразделений закупок. Такая диагностика помогла понять, по каким направлениям нужно развивать закупки в компании:
Теперь все эти параметры будут оценивать регулярно. Полноценно инструменты начнут работать с 2022 года, сейчас в пилотном режиме на всех предприятиях считают своевременность поставок. В планах к концу года разработать механизмы управления этим показателем и начать его повышать.
Повысить эффективность закупок в УГМК помогут четыре инструмента.
Первый — комплексный подход. Это разносторонняя оценка закупки. Команда проекта совместно с заказчиком и техническими специалистами анализирует не только цену, но и все прямые и косвенные затраты, которые потребует закупка на каждом этапе своего жизненного цикла: от объема потребности, необходимых опций товара или материала до особенностей его эксплуатации и утилизации.
Как это работает, поможет понять пример. Купить автомобиль или ездить на такси? Чтобы принять решение, мы анализируем не только цену автомобиля, но и другие факторы: предстоящие расходы на техобслуживание и ремонт, доступность сервиса и запчастей, ликвидность. Так же должен быть устроен процесс закупок и на предприятии: одно оборудование может стоить дешевле другого, но при этом обслуживать его дороже, а ремонтировать нужно чаще. Это в свою очередь приведет к простоям и снижению производительности. Комплексный подход к закупкам позволяет принять правильное решение с учетом всех факторов.
Второй инструмент — информационная поддержка. Это создание единой информационной базы по закупкам. В ней будут собраны данные о своевременности поставок, уровне оборачиваемости запасов, расходах на закупку и удовлетворенности заказчиков. Такая база уже создана. Доступ к ней со временем получат все сотрудники, которые участвуют в закупках. Единая база данных сделает процесс закупок более прозрачным и управляемым.
Третий инструмент — удобные закупки простых ходовых товаров. Например, в процессе ремонта потребовалось докупить несколько шлифовальных дисков, дополнительные инструменты и доски. Все это нужно прямо сейчас, а оформление закупки занимает не меньше месяца: поиск поставщиков, запрос предложений, выбор поставщика, заключение контракта, ожидание поставки. Покупка таких же материалов для домашнего ремонта заняла бы несколько минут: пара кликов в Интернет-магазине, и никаких конкурсных процедур. Так же должно быть и в компании. Для этого проектная команда создает внутренний Интернет-магазин с каталогами товаров от заранее выбранных и надежных поставщиков. Простая электрика, инструменты, стройматериалы, хозтовары, канцелярия, мелкая бытовая техника — эти и подобные товары скоро можно будет покупать на собственной электронной площадке. В пилотном режиме ее уже запустили на Челябинском цинковом заводе.
Обучение сотрудников — четвертый инструмент для повышения эффективности закупок. Чтобы изменилась система закупок, необходимо научить сотрудников действовать по-новому. Для этого появится Академия закупок — обучающие курсы для профильных специалистов на всех предприятиях. Обучение начнется в сентябре 2021 года. Преподавателями станут внешние консультанты из ведущих российских и мировых компаний, специалисты службы директора по трансформации и эксперты с нескольких предприятий УГМК.
Все студенты Академии смогут оценить свой уровень компетенций, получить индивидуальные рекомендации для развития, пройти тренинги по базовым блокам закупок и познакомиться с современными цифровыми закупочными инструментами.
Вовлечь сотрудников компании в трансформацию закупок помог корпоративный кейс-чемпионат, итоги которого подвели в июле. 80 участников — сотрудники предприятий УГМК — на протяжении двух месяцев решали, как снизить уровень производственных запасов.
Идеи участников кейс-чемпионата взяли в работу. Например, на Уралэлектромеди, Святогоре и Челябинском цинковом заводе воплощают решение по сокращению запасов средств индивидуальной защиты – масок, перчаток, накидок и др. Для этого хранение организуют на складах подрядчика. По заявке поставщик будет привозить средства индивидуальной защиты ровно в том количестве, которое необходимо.
В работе еще одно решение участников кейс-чемпионата — создание виртуального склада. Это единая база данных по остаткам на всех предприятиях. Специалисты ИТ-службы сейчас работают над созданием такого склада. Это поможет быстро перераспределять свободные остатки между предприятиями: одни будут избавляться от излишков, другие — получать необходимое без дополнительных закупок.
Кейс-чемпионат будет проводиться регулярно на различные темы. Он станет постоянной площадкой для самореализации перспективных сотрудников и решения актуальных задач компании.
Узнать больше: Идеи на миллион: итоги первого кейс-чемпионата УГМК
КОММЕНТАРИИ ЭКСПЕРТОВ
ЕВГЕНИЙ ЯНИХИН, заместитель начальника управления закупок товаров, работ и услуг УГМК:
— Раньше основную роль закупок мы видели в приобретении необходимого. Мы работали над улучшением закупочной функции: писали регламенты, пересматривали роли участников, автоматизировали процессы. Взглянуть на закупки шире помогла трансформация. Теперь мы меняем подход и рассматриваем закупки как инструмент увеличения прибыли и сокращения затрат компании, стараемся подходить к ним комплексно.
Александра КИРСАНОВА
