Центр Обслуживания Бизнеса «Зарубежнефти»: уже в строю

1 октября в Самаре введен в строй корпоративный Центр Обслуживания Бизнеса (ЦОБ) АО «Зарубежнефть». Основная идея ЦОБ — обслуживать и поддерживать различные бизнес-процессы Корпоративного центра (КЦ) и дочерних обществ (ДО) по единой методике, за счет внедрения унифицированных подходов и общих инструментов.

Запуск ЦОБ — значимый проект, который был реализован в условиях экономической нестабильности и пандемии коронавируса. Проектная команда, состоящая из сотрудников ГК «Зарубежнефть», а также консультантов, несмотря на все трудности, смогла выполнить поставленные задачи в установленные сроки.

Все самое интересное и уникальное мы публикуем в альманахе «Управление производством». 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!

В периметре ЦОБ завершено формирование целевых схем бизнес-процессов, инструкций пользователей и документов, закрепляющих ответственность каждой стороны. В рамках разработки целевых схем на воркшопах были проработаны вопросы упрощения и повышения эффективности бизнес-процессов. Карты бизнес-процессов разработаны с учетом лучших внешних и внутренних практик.

На текущий момент закрыты все необходимые позиции для качественной работы ЦОБ:

• сформированы основные блоки учета внутри ЦОБ: бухгалтерский и налоговый учет, казначейство, кадровое администрирование и расчеты с персоналом;
• сформирован фронт-офис, колл-центр;
• сформировано направление по управлению качеством предоставляемых услуг.

Сергей Кудряшов, генеральный директор АО «Зарубежнефть»:

 — Создание ЦОБ, безусловно, является частью реализации корпоративной стратегии по повышению эффективности Компании. Пройден непростой этап формирования ЦОБ с нуля. Я благодарю проектную группу, а также сотрудников ДО, всех, кто проделал этот огромный фронт работы, чтобы сегодня сказать, что «День один» для ЦОБ настал. Сотрудникам, приступившим к работе в ЦОБ, отдельно желаю удачи, профессионального развития и достижения поставленных целей на новом жизненном этапе.

СТРУКТУРА ЦОБ

ЦОБ позволит консолидировать и усовершенствовать операционные процессы, тем самым создать дополнительную ценность Компании. В свою очередь постоянное повышение эффективности и качества работы ЦОБ будет обеспечено за счет наличия в структуре соответствующих внутренних подразделений.

Сама структура ЦОБ выстроена по сквозным процессам, что позволит:

• выделить единого владельца в рамках процесса;
• снизить число передач документов и дел между разными участниками;
• повысить эффективность использования трудозатрат за счет более равномерной загрузки сотрудников;
• повысить скорость выполнения операций.

Кроме того, ожидается повышение нормы управляемости по сравнению с существующей на текущий момент: снижение доли руководителей до ~15% с ~30–35%.

ЦИФРОВИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ

Внедрение ЦОБ приведет к дальнейшему развитию цифровизации процессов в ГК «Зарубежнефть». Планируется поэтапный переход от работы с бумажными носителями к обработке цифровых данных.

На первом этапе произойдет:

• переход всех дочерних обществ (ДО) на единую контроллинговую систему;
• внедрение единой системы электронного архива (СЭА), что позволит обеспечить взаимодействие ЦОБ и ДО в части передачи первичной документации, а также оптимизировать бумажный документооборот;
• внедрение системы формирования заявок на услуги ЦОБ, которая позволит мониторить на всех этапах выполнение заявок, оценивать удовлетворенность заказчика качеством и сроками предоставляемых услуг, используя различные каналы взаимодействия с ЦОБ: единая электронная почта, колл-центр с внутренними короткими номерами компании для удобства сотрудников и бесплатным номером 8-800, действующим на всей территории России, фронт-офисы, непосредственно расположенные на территории ДО для удобства заказчика.

В рамках цифровизации процессов также внедряется система распознавания данных (OCR) предоставляемых первичных документов, которая позволит:

• производить качественное извлечение данных из существенного количества первичных документов в учетные системы;
• снизить трудоемкость и увеличить скорость обработки данных;
• минимизировать операционные ошибки пользователей при переносе информации с бумажного носителя;
• обнаружить на ранних этапах некорректность оформления первичных документов.

С применением цифровых решений меняются подходы к выполнению и оптимизации бизнес-процессов, например:

• ведение учета ТМЦ материально ответственными лицами (МОЛ) в Единой учетной системе;
• интегрированное решение модуля контроллинга ЕУС с ЭДО (электронный документооборот) для обеспечения сквозного процесса «от заказа до поступления оплаты»;
• синхронизация систем ЕУС и ЗУП в рамках передачи информации по компенсациям или удержаниям.

На следующих этапах будут внедрены новые инструменты с использованием сквозных технологий:

• личный кабинет сотрудника;
• чат-боты для автоматизации обмена информацией с ЦОБ;
• роботизация процессов ЦОБ;
• машинное обучение и искусственный интеллект в работе ЦОБ.

НОВЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ В РАБОТЕ ДО И ЦОБ

Задачи фронт-офиса:

• прием кадровых документов: приказы, больничные листы и т. д.;
• прием оригиналов первичных бухгалтерских документов;
• выдача подготовленных ЦОБ документов: справки, копии трудовой книжки и т. д.;
• выдача документов на ознакомление и подписание: приказы, авансовые отчеты и т. д.

Задачи колл-центра:

• прием запросов на справки, копии трудовой книжки и т. д.;
• предоставление консультаций сотрудникам ДО.

ФАБРИКА ПЛАТЕЖЕЙ ЦОБ

В ЦОБ создана отдельная группа по инициации платежей и казначейским операциям, которая обеспечит:

• централизацию казначейских функций;
• единый подход к формированию заявок на оплату и обеспечение качественного контроля: сроков оплаты, бюджета, исполнения платежей, валютных операций.

С целью цифровизации деятельности данной группы реализуются следующие инициативы:

• сопровождение кэш-пулинга через автоматическое финансирование;
• валютный контроль: формирование документов в ККР (СВО, СПД), автоматическое уведомление и контроль исполнения сроков;
• автоматизация разнесения банковских выписок;
• автоматизация формирования заявок на платеж в ККР;
• автоматическое формирование отчетности;
• автоматическое формирование консолидированного платежного календаря.

ЦИФРОВИЗАЦИЯ КАЗНАЧЕЙСТВА

Одним из приоритетов развития ГК «Зарубежнефть» является цифровизация казначейства, которая напрямую связана с процессами ЦОБ:

• применение функционала process mining, позволяющего в режиме реального времени анализировать процессы ЦОБ и выявлять расхождения с целевыми процессами;
• роботизация процесса учета депозитов в рамках «Корпоративных и дилинговых сделок» на платформе ROBIN с дальнейшим расширением функционала;
• использование платежной системы CyberFT, позволяющей минимизировать трудозатраты на выполнение платежного процесса и сократить количество ошибок за счет исключения ручного ввода документов;
• применение платформы динамического дисконтирования, позволяющей увеличить объем выполняемых сделок по ранней оплате и сократить трудозатраты на их исполнение.

Совокупность проектов «Фабрика платежей» и «Цифровизация казначейства» позволит вывести финансово-казначейскую функцию «Зарубежнефти» на уровень лучших практик в России.

БЛИЖАЙШИЕ ПЛАНЫ

До конца 2020 года функции ЦОБ будут полностью стабилизированы. Планируется подготовить плацдарм для перехода в ЦОБ следующих волн ДО, а также провести мероприятия по развитию компетенций сотрудников ЦОБ в реалиях новой модели работы.