Расскажем, как ИТ-решения помогли усовершенствовать контроль времени и повысить производительность труда на немецко-китайском предприятии.
В совершенствовании своих процессов и повышении производительности Концерн Volkswagen, являющийся одной из крупнейших автомобилестроительных компаний мира, во многом полагается на современные технологии и новейшее программное обеспечение, причем сохраняя единство подходов для всех своих предприятий в любой стране мира. Как ИТ-решения помогли усовершенствовать контроль времени и повысить производительность труда, мы рассмотрим на примере совместного немецко-китайского предприятия FAW-Volkswagen.
Volkswagen FAW Engine (Dalian) Co., Ltd. Было создано Volkswagen Investment Co., Ltd. и китайской FAW Group Corporation в 1991 году. Стартовало новое предприятие с четырех линий для производства и сборки автокомпонентов. В течение нескольких лет FAW-Volkswagen пережила впечатляющий взлет, потребовавший расширения штата, что усложнило процессы управления персоналом и потребовало современных решений в управлении персоналом и его производительностью – автоматизации ряда управленческих и операционных процессов.
Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
Количество сотрудников: 850
Отрасль: производство автомобильных двигателей
Направления работы:
Проблемы:
Решение:
Автоматизация управления персоналом при помощи набора ИТ-решений.
Результаты:
Быстрый рост FAW-Volkswagen вызвал ряд трудностей, связанных с управлением персоналом. В обязанности специалистов отдела кадров входил учет отработанного времени сотрудников, основанный на весьма трудоемком процессе ручного ввода данных. Кроме того, на предприятии вручную вводилась информация об оплате труда постоянных сотрудников и подрядчиков, графики работы, а также сведения об отпусках и больничных – при этом необходимо было учитывать достаточно сложное трудовое законодательство страны. Чтобы преодолеть эти трудности, руководство компании решило автоматизировать процесс управления персоналом.
Автоматический учет сверхурочных работ снижает затраты на оплату труда
Система почасовой оплаты и фиксации переработок любого предприятия должна соответствовать трудовому законодательству. Законодательство Китая обязывает работодателя использовать интегрированную систему учета отработанного времени, но особенность FAW-Volkswagen заключалась в том, что руководство предприятия отказалось от традиционной системы оплаты сверхурочной работы, в основе которой лежит стандартная почасовая ставка в негосударственные праздники, умноженная на 1,5. Вместо этого общий объем сверхурочной работы определялся и оплачивался в конце платежного периода; однако если за это время установленный минимальный показатель созданной ценности не был достигнут, это время не учитывалось при начислении выплат. Такая усложненная схема требовала значительных трудозатрат, а в расчетах нередки были ошибки.
Эта проблема была быстро решена путем стандартизации механизмов оплаты труда на предприятии и определения заданных минимальных и максимальных показателей созданной ценности. Объем сверхурочного времени рассчитывается не на данный момент, а в конце платежного периода, и используется для компенсации использованных отгулов. Если достигнутый баланс превосходит максимальный показатель созданной ценности, то любое превышение сверх него засчитывается как сверхурочная работа. Если же он не достигает минимального показателя, оставшееся количество вычитается. Закупленное программное обеспечение позволяет делать это автоматически, что приводит к сокращению временных затрат и уменьшению количества ошибок.
Устранив погрешности, возникавшие при расчете заработной платы, и установив контроль над объемами сверхурочных работ, компания полностью окупила затраты на систему автоматизации за 12 месяцев.
Программное обеспечение упрощает систему предоставления отпусков
Ежегодный отпуск работника FAW-Volkswagen состоит из двух частей: основной (предусмотренный законодательством) и дополнительный (предоставляемый предприятием). Продолжительность отпуска того или иного сотрудника рассчитывается как на основе отработанного времени, так и его стажа. Сначала сотрудник уходит в основной отпуск, а потом может взять дополнительный. Только лишь когда оба эти вида отпуска израсходованы, сотрудник может взять отпуск за свой счет. Таким образом, стандартный учет этой сложной системы предоставления отпусков был сопряжен с множеством трудностей.
Автоматическое применение правил предоставления отпусков устранило необходимость рассчитывать эти данные вручную. Когда рабочие подают заявление на отпуск через специально установленные терминалы, программа автоматически рассчитывает их накопительный баланс и немедленно посылает запрос на одобрение руководителю отдела. Система также имеет функцию аудита, которая обеспечивает соблюдение трудового законодательства и предписаний, действующих в КНР.
Гибкость системы позволяет повысить производительность на 15%
Информация о предоставляемых отпусках хранится в базе данных системы, что обеспечивает гибкость при разработке рабочих графиков, основанную на учете особенностей производственных линий. Эта гибкость также позволяет руководству оперативно производить замены на рабочих местах, чтобы на том или ином рабочем месте оказался специалист с соответствующей квалификацией.
Повышение «прозрачности» системы позволило компании FAW-Volkswagen за год сократить объемы сверхурочных работ на 8%. Кроме того, точный расчет требуемой численности персонала в соответствии с производственными нуждами привел к 15-процентному повышению производительности в цехах.
Возможности самообслуживания повышают удовлетворенность персонала
Установка терминалов упростила процесс учета отработанного времени: теперь рабочим нужно лишь провести пропуском над терминалом, чтобы отметить время прихода и ухода с работы. Эти данные автоматически сохраняются в базе данных, а при возникновении какой-либо ошибки, сообщение сразу направляется менеджеру, который может ввести правильную информацию вручную. Система, в свою очередь, отслеживает внесенные изменения.
Поскольку установленные терминалы и программное обеспечение взаимно интегрированы, предусмотренная функция самообслуживания позволяет сотрудникам отслеживать объемы отработанного времени, график труда и информацию об отпуске, не обращаясь к руководителю или в отдел управления персоналом. Возможность самостоятельного использования терминала сняла дополнительную нагрузку со специалистов отдела управления персоналом, упростила процесс фиксации отработанного времени и повысила удовлетворенность персонала.
Инструкции, шаблоны и алгоритмы для старта проекта LEAN вы можете найти в практическом руководстве по внедрению бережливого производства.
Стратегическое планирование с целью дальнейшей интеграции процессов
Внедрение программного обеспечения заложило основы для дальнейшей интеграции с новой системой выплаты заработной платы сотрудникам, которая используется в настоящий момент. Эта интеграция обеспечит окупаемость инвестиций в программу и систему планирования ресурсов.
Автоматизация управления персоналом помогла FAW-Volkswagen сделать процесс учета времени более простым и точным, увеличила прозрачность процессов и ускорила процесс обмена информацией, что положительно сказалось на производительности труда.
Текст: Наталья Коношенко
Материал подготовлен на основании данных сайта Volkswagen.de.
