Как избавиться от лишнего, чтобы работать эффективнее.
Инициированная главой «Росатома» Алексеем Лихачевым программа «Ускорение» стартовала в июле 2022 года. Ее глобальная цель — увеличить скорость принятия решений. В концерне создан дебюро-штаб, через портал ведется сбор предложений по упрощению системы документооборота, сформированы комитеты для помощи в решении зависших вопросов. Рассказываем, что удалось сделать с момента старта и почему сражение с лишней бюрократией не выиграть с наскока.
Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
Цель дебюрократизации процедур по принятию инвестиционных решений — максимально сократить время и трудозатраты проектных команд на подготовку документов, которые должны рассмотреть эксперты и руководители. Твердое условие: сохранить качество материалов и информации.
«В июне 2023 года мы одержали две быстрые победы, — отмечает начальник отдела экспертизы и методологии инвестиционной деятельности департамента по управлению инвестиционной деятельностью «Росэнергоатома» Елена Попова. — Во-первых, разработали реестр типовых рисков наиболее распространенных компонентов инвестиционного портфеля дивизиона — разовых инвестиционных мероприятий и ежегодно повторяющихся групп мероприятий. Теперь заявитель может воспользоваться готовым инструментом и сформировать план управления рисками своего мероприятия вместо долгого придумывания чего-то сложного и непонятного с последующим мучительным согласованием.
Во-вторых, мы сформировали и пополняем библиотеку лучших презентаций, авторы которых успешно защитили свои идеи на инвестиционном комитете и получили необходимые для реализации решения и финансирование. Теперь каждый желающий может ознакомиться с ними, сократить число своих ошибок и повысить успешность защиты собственного инвестпроекта.
До конца года планируем завершить еще семь мероприятий, связанных с оптимизацией различных процедур, которые позволят существенно повысить инвестиционную и проектную эффективность».
Работа по дебюрократизации управленческих процессов и совершенствованию закупочной деятельности проводится в концерне на постоянной основе более 10 лет. За это время на рабочей группе рассмотрены и реализованы десятки вопросов и инициатив.
Руководитель управления подготовки и проведения закупочных процедур концерна Юлия Басанская рассказала, что сейчас на корпоративном портале «Росэнергоатома» создается интерфейс, позволяющий получать и обрабатывать запросы на предоставление информации по отчетности в области закупочной деятельности в типизированной форме. В июне 2023 года ввели в постоянную эксплуатацию информационную систему «Цифровое решение БРИФ», позволяющую в отдельных случаях провести закупку всего за несколько часов. В этом году стартуют закупки в этой системе на товары, на 2024 год запланировано проведение закупок на работы и услуги.
- Каждый 5-й документ в отрасли проходит больше двух кругов согласований.
- Каждый 10-й согласуется с нарушением срока — дольше 20 дней.
- 500 тыс. бумажных документов отменены только при внедрении электронного личного кабинета в отрасли.
- 42 уникальных предложения по дебюрократизации вышли в финал «антибумажного марафона», проведенного на Ростовской АЭС в рамках молодежной инициативы
Директор по управлению персоналом и социальной политике «Росэнергоатома» Дмитрий Гастен сообщил, что более 250 линейных руководителей и топ-менеджеров концерна, принявшие участие в фокус-группах на старте проекта, единодушно обозначили необходимость глубокого анализа бизнес-процессов на предмет дублирования функций, бумажного документооборота и сложных бюрократических механизмов.
Для этого на каждой АЭС и в дочерних организациях созданы проектные команды и рабочие группы, которые занимаются тщательным изучением и оценкой всех предложений и идей по сокращению документооборота, снижению отчетности и оптимизации закупочных процедур. Из 82 находившихся в проработке решений 40 уже внедрили.
Сейчас по поручению заместителя генерального директора по персоналу «Росатома» Татьяны Терентьевой команда проводит анализ существующих механизмов, которые имеются в руках руководителей среднего звена для проведения внеплановых закупок в упрощенном варианте, в частности — для оперативного пополнения запаса ходовых позиций. Кроме того, идет активный поиск законного решения, которое позволит линейным руководителям оперативно премировать подчиненных за высокие результаты на производстве.
«По обеим задачам мы вышли на пилотную обкатку, тиражирование этих решений планируется уже в нынешнем году», — рассказала руководитель организационного отдела концерна Надежда Лаврентьева.
Термин «регуляторная гильотина» обозначает ревизию всех действующих и обязательных для бизнеса требований с целью понять, соответствуют ли они современным реалиям. По сути, это инструмент масштабного пересмотра и отмены нормативных правовых актов, устаревших, архаичных документов.
Когда процессы только выстраиваются и еще не автоматизированы, все правила в них приходится детально прописывать. Поэтому и документы на первом этапе должны быть достаточно подробными, чтобы работающие по ним люди все делали строго по инструкции. Со временем технологии и правила ведения бизнеса меняются, появляются новые информационные системы и инструменты донесения информации. Организация переходит на новый уровень развития, и это означает новое качество во всем, в документах в том числе. Тогда на помощь приходит регуляторная гильотина с инвентаризацией действующих правил и документов, которая поможет понять, соответствуют ли они современным реалиям. Актуальные останутся, устаревшие пойдут под нож или в них внесут изменения.
«Задача гильотины — создать систему понятных и четких требований к регулированию процессов, снять избыточную административную нагрузку, снизить риски нарушений законодательства, причинения вреда интересам организации, — рассказывает начальник аналитического отдела «Росэнергоатома» Ольга Белова. — В концерне, конечно, есть механизмы для отмены неактуальных регламентирующих документов. Но регуляторная гильотина в нашем дивизионе находится лишь в начале пути. Желаний пересмотреть документы много. Но есть опасность, как говорится, «вместе с водой выплеснуть и ребеночка». Поэтому сейчас обсуждаем, как выбирать документы для актуализации или признания утратившими силу: ключевые критерии, приоритеты, основания для отмены и прочие параметры».
Текст: Андрей Волок. Фото: «Росэнергоатом»
