В компании выбрана стратегия, направленная на постоянное улучшение бизнес-процессов с целью сокращения затрат и издержек. Внедрение системы улучшения невозможно без порядка. Каждый человек убирается и поддерживает порядок, но именно упорядочение приводит это в систему.
Ирина Кощеева – начальник отдела управления персоналом:
- Реализация системы 5S на рабочих местах – это часть домашнего задания в рамках программы подготовки кайдзен-менеджеров (рабочие группы реализуют мини-проекты в пилотных зонах). Из числа участников программы сформированы рабочие группы, в них назначены лидеры. Пилотные зоны выбраны неслучайно – это стратегически важные отделы компании, которые либо реализуют основные бизнес-процессы: отделы продаж, энергоинспекция, техническая служба, либо дополнительные бизнесы - ЖКХ, а также канцелярия и все делопроизводство. Итогом работы должен стать документ корпоративного стандарта рабочего пространства (стандарт рабочего места). Сейчас проекты к счастью вышли за рамки пилотных зон. Результаты обучения традиционно обсуждаются на общих презентациях участников программы и экспертов. Можно смело говорить, что наиболее успешные этапы – второй и четвертый. Мы хотим выступить с инициативой и надеемся, что она будет поддержана - вести на сайте постоянную страничку про 5 S, организовать конкурс логотипов 5S, конкурс листовок-карикатур по теме качества.
Итак, что такое 5S?
5S представляет собой метод организации рабочего пространства, значительно повышающий эффективность и управляемость рабочей зоны, улучшая корпоративную культуру, и сохраняя время. Упорядочение позволяет практически без капитальных затрат не только повышать производительность, сокращать потери, снижать уровень брака и травматизма, но и создавать необходимые стартовые условия для реализации сложных и дорогостоящих производственных и организационных инноваций, обеспечивать их высокую эффективность - в первую очередь за счет радикального изменения отношения работников к своему делу.
Цель: Переход на качественно новый уровень эффективности производства. Рост эффективности – ключевое условие успеха компании и ее сотрудников.
Философия: Внедрение системы «Упорядочение» (5S) отвечает запросам всех сторон, заинтересованных в деятельности организации: потребителей и поставщиков; руководителей и сотрудников.
Евгений Смирнов – инспектор энергоинспекции Восточного филиала:
- Тяжело, что именно мы - первопроходцы, ощущается небольшое давления со стороны коллег, не все хотят понимать необходимость 5S, в какой-то степени сказывается разница в возрасте среди сотрудников. Молодежь быстрее адаптируется, старшее поколение сложнее, и здесь нужно терпение. Результаты работы стали видны приблизительно через месяц, на 1-2 этапах нашлись документы, которые залежались, или их считали пропавшими, избавились от мусора, разместили предметы рационально, чтобы все стало быстродоступно, каждый знает, что где находится и тратит меньше времени на поиск. Особенность нашей пилотной зоны в том, что, последовав примеру, во всем филиале сотрудники прошли 2 этапа – удаление и размещение. Рад, что руководство хорошо воспринимает наше обучение по программе кайдзен-менеджеров. Хотелось бы узнать и посмотреть, что происходит в других филиалах – я думаю, это стимулировало бы нас.
Павел Стряпков – начальник планово-экономического отдела:
- Как проходили второй и четвертый этапы у нас?! Для первого эксперимента было выбрано мое рабочее место. Все работники отдела (после прослушивания небольшой лекции на тему «что такое 5S») дружно включились в процесс упорядочения. На первом шаге, сортировка, мы избавились от всех предметов на рабочем месте, признанных ненужными. Все обязательные предметы были обозначены и перечислены. По некоторым предметам пришлось определиться, в какую категорию он попадает. Отдельно рассматривался «Рабочий стол» компьютера, сложно было оставить необходимые 9 ярлыков. На втором шаге была проанализирована расстановка на рабочем месте необходимых предметов, они были размещены по принципу легкодоступности (согласно теории 5S). На третьем шаге мы почистили рабочее пространство от пыли, грязи, прикрепили висячие электрошнуры, тем самым, устранив труднодоступные места для уборки. Четвертый шаг мы не рассматривали. После этого мои сотрудники у себя на рабочих местах по аналогии навели порядок до 3-го шага. Это происходило, немного отходя от теории, было похоже на обычную уборку, если критично посмотреть со стороны. Но я не унываю, все впереди, с интересом ожидаю реализации корпоративного стандарта.
Татьяна Василькова – заместитель начальника Управления продаж энергии бытовым потребителям:
- Управление продаж бытовым потребителям всегда позиционирует себя в компании как единая команда. Так как наша группа состоит из сотрудников нашего же управления, то при реализации системы «Упорядочение» в рамках программы обучения кайдзен, мы имели преимущества перед остальными участниками. Семь сотрудников УПБП с большим желанием взялись за наведение порядка. Первые два шага были пройдены нашей группой за один день: отсортировали «нужное – ненужное» и все отнесенное к «нужному» распределили по определенным местам. Результатом стало: 1) передача «ненужного» в отдел АХО, 2) сокращение времени на поиск необходимых документов. Третий шаг конечно более трудный, так как поддерживать порядок оказалось сложнее, но мы стараемся. И сейчас у каждого нашего сотрудника выработалась привычка, уходя с работы – навести порядок в рабочей зоне. Места общего пользования поддерживаются дежурными по разработанному графику на месяц. Все перечисленные действия отражены в разработанном нами стандарте (четвертый шаг), которого мы и придерживаемся. Что касается пятого шага по совершенствованию системы «Упорядочение», то мы предпримем все возможные действия за счет закрепленного опыта проводить дальнейшие преобразования имеющихся стандартов процесса продаж бытовым потребителям. И в заключение хочу сказать всем коллегам, которые еще не внедрили у себя систему 5 S – ничего невозможного нет, нужно только желание, чтобы изменить и улучшить свою рабочую зону. Дерзайте - и все получится!
Типовые инструкции, шаблоны, лучший опыт предприятий вы можете найти в практическом руководстве по внедрению 5S.
Людмила Степанова – заместитель начальника клиентского отдела г.Бузулука:
- Хотелось бы поделиться впечатлениями, как мы отрабатывали задание в своем филиале. В качестве пилотной зоны была выбрана энергоинспекция. Первоначально придя туда, мы объяснили сотрудникам энергоинспекции, что такое система упорядочения, что мы собираемся делать, паники или неудовольствия не у кого не было. Начали мы с одного рабочего места, делали все с участием сотрудника, затем, определили карантинную зону, пересмотрели оргтехнику, на примере одного рабочего места остальные самостоятельно были вовлечены в процесс. Большое спасибо сотрудникам энергоинспекции за понимание! Мы корректировали только какие-то мелкие вещи, давали задания по документации, распределяли работу по срочности. Совместно с сотрудниками отдела провели генеральную уборку, составили график, рационально разместили мебель и технику, для поддержания порядка создали стандарт рабочего места для энергоинспекции. Словом, визуализировали все. В настоящий момент в отделе просто поддерживается порядок. Для оценки работы привлекли руководство – отзывы получили самые разные, замечания постарались устранить. В принципе всему коллективу было интересно следить за происходящим, некоторые сотрудники последовали примеры и навели порядок в кабинетах согласно методики 5S, но чтобы внедрить систему во всем филиале нужно время, это процесс трудоемкий. Отрадно, что результаты понравились не только вовлеченным сотрудникам, но и клиентам. Сейчас в планах проделать ту же работу у себя в клиентском отделе.
Римма Федорова – эксперт, заведующая канцелярией:
- В 2008 году была создана рабочая группа, которая оценивала состояние рабочих мест, в эту рабочую группу входила и я, мы проверяли номенклатуру дел – это и послужило тем, что я стала экспертом сейчас. На мой взгляд, первый этап 5S не был воспринят сотрудниками соответствующе. Затем в компании была запущена программа обучения кайдзен-менеджеров. Пройдя обучение и получив хорошую теоретическую базу, мы поняли, что нужно делать. Главное - донести идеологию 5S как системы, а не просто генеральной уборки. Второй этап пошёл, но слабо. По моему мнению, нужно достучаться до всех. Объяснить, что это нужно не руководству, 5S - минимизирует время на поиски документов, приводит к порядку в кабинетах и планированию деятельности в целом. Когда ездили по филиалам, я сделала вывод, что многое зависит от руководителей проектных групп, обучающихся инструментам Лин. В Западном филиале с энтузиазмом восприняли 5S, задавали много вопросов. 5S – это именно то новое в деятельности, что нам нужно. В Восточном филиале ребята добросовестно отрабатывают задания, остальные сотрудники пока не втянуты в процесс. Интересен опыт Северного филиала: домашние задания обучающиеся выполняли слабо, но когда лидер группы Татьяна Нагаткина довела идеологию упорядочения через собрание коллектива, вовлёкся весь филиал одновременно. После защиты презентаций возникла идея создания стандарта рабочего места – это не только рабочий стол, но и кабинет. Стандарт, надеюсь, будет обсуждён и принят. 5S в идеале должно стимулироваться бонусами, должен быть налажен обмен информацией между всеми. И если немного отвлечься, хочу добавить, что, когда чисто в комнате по ней хочется ходить босиком, также 5S - должно создавать ощущение комфорта в душе.
Юрий Рябов – начальник технической службы:
- В процессе обучения было интересно выявлять «узкие места» (проблемные зоны) в работе подразделения, работу и функционал которого ты не знаешь досконально, но при помощи универсального инструмента, представленного нашими тренерами, это стало возможным. Выявление «узких мест» и описание проблем, это было только первым шагом. В ходе выполнения домашнего задания, внедрения мероприятий по устранению потерь и недостатков, возникают новые вопросы и задачи. Очень медленно ты начинаешь понимать суть философии постоянных, небольших улучшений, что для многих из нас не приемлемо, так мы привыкли «ВСЕ и СРАЗУ», небольшой результат нас не устраивает и возиться ради такого не хочется, но на самом деле из таких мелочей и состоит весь процесс, построена вся работа. Самое главное из пройденного обучения, довести выявленные проблемы до конца, получить результат и доказать себе и окружающим, что эти инструменты могут эффективно работать.
