Как повысить эффективность персонала?

Этот инструмент может внедряться практически на каждом предприятии и служить оперативным отчетом для руководителя при принятии управленческого решения.

Предлагаемый практический инструмент: «Ежедневный анализ (мониторинг) всех процессов предприятия по отклонениям», отвечает на требования стандарта ИСО 9001-2015, пункт, 9.3 Анализ со стороны руководства. Этот инструмент может внедряться практически на каждом предприятии и служить оперативным отчетом для руководителя при принятии управленческого решения. Руководитель всегда хочет, чтобы ему не трепали нервы на работе, персонал не отвлекал по пустякам, не совершал ошибок при выполнении своих обязанностей. Для руководителя, увлеченного своей работой, она в основном является самым любимым хобби. Это и понятно, здесь он и себя реализует как 
профессионал и получает достойное материальное вознаграждение.

Статья публикуется в рамках Конкурса проектов «Кейс-марафон: решаем реальные проблемы производства».
С полной версией этой статьи можно ознакомиться в одном из номеров Альманаха «Управление производством». 

В 2016 году меня пригласил собственник группы компаний «ТЕСИ» по производству теплообменников и их сервисного обслуживания, г. Новосибирск. Хотя на тот момент у предприятия были хорошие показатели продаж (доля рынка России до 20%), собственник поставил задачу повысить эффективность группы компаний. Исходя из своего предыдущего опыта выполнения аналогичных задач, я отработал этот инструмент, который мне помогал и помогает решать текущие управленческие вопросы до 1,5-2 часов в день, а остальное время занимался развитием предприятия и саморазвитием.

Если мы понимаем, что наш клиент оценивает нашу работу через рубль и его не интересует, какие у нас отношения между собой и как мы делим свою заработную платы и прибыль, то все проблемы существуют только внутри предприятия. 

Как пример:

1. Не актуальная информация управленческого учета.
2. Не до конца определена ответственность персонала.
3. Дефицит квалифицированных специалистов.
4. Отсутствие мотивации на результат.
5. Сопротивление персонала изменениям.

На решение этих проблем и нацелен такой инструмент, как Ежедневный анализ (мониторинг) всех процессов предприятия по отклонениям.

Как это работает

1. На предприятии определяются параметры оценки персонала: выполнение обязанностей (технологии), охрана труда, культура производства, трудовая дисциплина и др.
2. Персонал ежедневно проводит самооценку в Листе отклонений по выполненным требованиям, даже если не все инструкции разработаны (так договорились). Если есть отклонение по параметру, то оно классифицируется по причинам – это обязательное условие, т.к. причины определяют корректирующие действия для устранения отклонений. Приложение №1. 

Все самое интересное и уникальное мы публикуем в альманахе «Управление производством». 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!

Причинами отклонений могут быть:

Т – отсутствие требований (документов, правил),
С – отсутствие комплектующих, сырья, уровень его качества;
О – неисправность сооружение, оборудования, инструмента, инвентаря;
К – квалификация персонала.

Таблица 1. Лист отклонений на примере предприятия по производству теплообменников.

Примечание к Таблице 1:

1. При наличии отклонений Лист отклонений заполняется ежедневно каждым работником на своем рабочем месте. Если отклонений нет, то вносится запись «Отклонений нет».
2. Также отклонение может занести в Лист отклонений лицо, контролирующее параметры (директор, нач. производства, технолог и т.п.).
3. В Листе отклонений отражаются все предложения персонала, т.е. каждый работник может участвовать в улучшении своих видов работ. Ещё ни один работник не отказался заполнять Лист отклонений, т.к. не каждый признается, что не выполняет обязанности. А если поставил «отклонений нет», а далее по процессу окажется, что ты слукавил, то все узнают, что ты «болтун», а кому позориться хочется. А если это выяснится у клиента, то предприятию к тому же предъявят штрафные санкции, Так что персонал лишний раз проверяет свои обязанности на выполнение и, если у него не получается, то заносит отклонение в Лист отклонений и просит помощи у специалистов.

Все не устраненные отклонения остаются в Анализе до полного их устранения.

Приложение №2. Сводный анализ отклонений по предприятию за месяц (фрагмент)

Примечание к таблице №2:

1. Проводя ежедневную оценку процессов и составляя по итогам месяца сводную таблицу, мы получаем  некий «Индикатор» мониторинга всех процессов, Из таблицы мы можем сразу понять, по каким параметрам и причинам больше отклонений, на каких участках и рабочих местах они чаще всего происходят, что позволяет более детально определить требования, качество сырья, исправность оборудования и квалификацию персонала.
2. Удельный вес по причинам позволяет определить первоочередные планы финансирования мероприятий, нацеленных на устранения отклонений. 

Сравнительный Анализ отклонений через 7 месяцев показал результативность:

1. Анализ показал, что количество отклонений снизилось почти на 82%, количество пожеланий (предложений) работников по улучшению своих рабочих мест выросло в 9 раз.
2. На предприятии возросли доверительные отношения между работниками, повысилась ответственность за конечные результаты и 100% вовлеченность персонала.
3. Теперь сам персонал заинтересован в том, чтобы были созданы детальные требования (инструкции) на каждом рабочем месте, которые объективно оценивают выполнение установленных параметров.
4. Анализ помог создать систему оплаты труда от результата, т. к. делить стало нечего, проще теперь устранить отклонения, повысить качество, снизить затраты, увеличить объем продаж, тем самым увеличить заработную плату и прибыль. 
5. Анализ заменяет ежедневник: у каждого руководителя, специалиста есть электронный вариант всех отклонений и мероприятий, можно размещать планы ремонтов оборудования и т.п. 

Внедрение Анализа отклонений не требует специальной подготовки. Сбор информации 
отклонений и их причин на предприятии можно организовывать уже после проведения двухчасового семинара.

Я постоянно нахожу возможности этого инструмента эффективно управлять персоналом.

Уверен, что это система непрерывного улучшения. 

Цитаты К. Исикавы:

1. Качество – это в действительности способ руководства (управления) организацией. 
2. Единственно правильный способ завоевать потребителя (а значит и рынок) – конкурировать не с компаниями, а с их системами управления. 

С полной версией этой статьи можно ознакомиться в одном из номеров Альманаха «Управление производством».