Этот проект направлен на совершенствование управления нормативной документацией.
Благодарим пресс-службу филиала ПАО «Ил-Авиастар» за предоставление данного материала.
За каждым производственным результатом стоят не только современные технологии, но и эффективные внутренние процессы. Именно поэтому на Авиастаре большое внимание уделяется проектной деятельности с учетом принципов бережливого производства. Инициативы сотрудников авиазавода помогают сокращать потери, улучшать рабочие процессы и повышать эффективность предприятия. Один из таких проектов направлен на совершенствование управления нормативной документацией. О том, как удалось уменьшить сроки согласования документов и сделать процесс более прозрачным, рассказывает начальник отдела сертификации производства и управления СМК Ольга Егорова.
Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
– Ольга Евгеньевна, расскажите, в чем заключается суть проекта, и почему возникла необходимость его реализации?
– В условиях динамично развивающегося производства разработка, актуализация и согласование нормативной документации необходимо осуществлять своевременно. Однако бумажный документооборот не всегда позволял соблюдать установленные сроки. Процесс сопровождался излишними физическими перемещениями документов, возвратами при нормоконтроле и непрозрачностью согласования. Это напрямую влияло на сроки выполнения производственных задач. Именно поэтому основной целью для нас стал переход к электронному согласованию. Проект направлен на сокращение временных, трудовых, интеллектуальных потерь и устранение «серых зон». Теперь процесс более прозрачный.
– Что изменилось после внедрения электронной цифровой подписи?
– Работа велась сразу по нескольким направлениям. Разработаны и настроены маршруты согласования в системе электронного документооборота, организована выдача усиленных квалифицированных электронных подписей руководителям. Также разработана нормативная база, регламентирующая применение электронной подписи. При этом изменилась сама логика согласования документов. Если раньше каждое замечание возвращало разработчика практически к началу процесса, то теперь документ одновременно поступает всем согласующим. Это позволяет получить все замечания за один цикл, оперативно устранить их и значительно сократить сроки рассмотрения.
– Какие возможности появились благодаря развитию информационно-справочной системы?
– Это база внутренней и внешней нормативной документации, необходимой в работе авиазавода. Мы добавили гиперссылки внутри документов. Это позволило сократить время поиска и сделать работу пользователей удобнее.
– Что оказалось самым сложным при реализации проекта?
– Организационный этап! Для полноценного внедрения электронной подписи необходимо обеспечить легитимность нового процесса и признание электронных подписей сторонними организациями. Для этого было разработано положение, в котором учтены требования заказчика.
– Какие подразделения участвовали в работе над проектом?
– Сотрудники отделов дирекции по информационным технологиям. В рамках проекта разработаны две схемы жизненного цикла документа, которые впоследствии объединили в единый вариативный маршрут согласования. После тестовой эксплуатации внесены изменения в 7 стандартов предприятия, а новый процесс был введен в промышленную эксплуатацию.
– Какие изменения сотрудники уже почувствовали в повседневной работе, и как это повлияло на процесс согласования?
– В первую очередь удалось отказаться от лишних физических перемещений документов между подразделениями. Теперь сотрудники могут в любой момент увидеть текущий статус и историю согласования, все замечания и факт их устранения, а также комментарии других участников. Это повышает качество документа. Кроме того, электронное согласование позволило сократить средний срок прохождения документа с 17 до 7 дней – примерно на 60%. При этом важно понимать, что электронное согласование – это инструмент. Итоговый срок во многом зависит от качества подготовки документа разработчиком.
– Какие результаты уже удалось получить?
– Все целевые показатели, поставленные на этапе разработки проекта, достигнуты. В системе электронного документооборота уже согласовано 360 нормативных документов. Кроме того, разработаны инструкции, шаблоны и обучающий видеоролик. Электронная подпись начала применяться и при оформлении производственной документации. Сегодня с ее помощью оформляются карты обработки, акты о браке и ведомости несоответствия. По нашей оценке, экономический эффект проекта при минимальных затратах значительный. Этот показатель напрямую зависит от количества согласованных документов и имеет накопительный эффект.
– Насколько быстро сотрудники Авиастара адаптировались к новому процессу?
– Обучение, конечно, потребовалось. Чтобы сделать его доступным для максимального числа сотрудников, мы подготовили обучающий видеоролик и разместили его в общем доступе. При методической помощи соответствующих специалистов завода также подготовлены инструкции и шаблоны документов. Все это помогло сотрудникам быстрее освоить новый процесс.
– Планируется ли дальнейшее развитие проекта?
– Конечно, мы продолжаем совершенствовать процесс. В перспективе хотелось бы полностью перевести жизненный цикл документа в электронный формат.
Беседовала Арина КУЗУЕВА. Изображение ru.freepik.com
