Рассказываем, как внедрялись и как в итоге работают проекты по цифровизации от разных подразделений.
Благодарим Пресс-службу АО "Сибагро" за предоставление данного материала.
Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
Предположим, сотрудник собрался в отпуск. Он пишет заявление, распечатывает, идет ножками в отдел кадров, отдает, ждет согласования... Даже если это заняло 20–30 минут, легко представить, как из таких «двадцатиминуток» каждого из тысяч сотрудников холдинга складываются месяцы потраченного времени. А если учесть, что поводов для обращения в «кадры» немало, то и в личном хронометраже хождение туда-сюда также съедает часы. По этой причине одним из основных цифровых проектов HR-службы стало внедрение личного кабинета сотрудника.
— Проект кадрового электронного документооборота позволяет сотрудникам, не отходя от рабочего места или в домашних условиях, оформлять отпуска, заказывать всевозможные справки, смотреть свой расчетный лист. Это все теперь можно сделать с помощью мобильного телефона, — рассказывает Евгения Шенако, начальник департамента по работе с персоналом. — Цифровизация — большой тренд в HR-направлении, все стремятся к тому, чтобы ускорить, усовершенствовать свои процессы и сделать их клиентоориентированными. Мы рассматривали то, что будет максимально удобно для людей. Проанализировав свои процессы, мы поняли, что больше всего от бумажного документооборота страдают сотрудники, которые находятся в удалении от отдела кадров.
Программное решение — это полностью российский продукт, который максимально интегрируется с имеющимися базами «Сибагро». Подключение к проекту по ЛК первого предприятия — «Сибагро ИТ» — началось в III квартале 2023 года.
— Почему именно они? Во-первых, это наша ИТ-компания, и ее сотрудники с цифровизацией «на ты». Плюс они имеют специфику — расположены во всех городах России и работают в основном удаленно. С ними проблемно поддерживать документооборот в классическом виде, поэтому с мотивацией у персонала вопросов вообще не возникло, — рассказывает Евгения. — Мы очень быстро подключили к личному кабинету 120 человек, они сами изучили инструкции и теперь очень редко обращаются в службу поддержки. До сих пор нам пишут: как же удобно, спасибо, жизнь вы нам облегчили!
Следующим этапом было расширение проекта на головное подразделение. По словам Евгении, руководители высшего звена сделали это оперативно: председатель правления, генеральный директор подключились одними из первых, мотивировав других личным примером. На данный момент все директора предприятий пользуются электронным личным кабинетом. А вот со средним менеджментом возникли проблемы: многим удобнее работать по старинке. Ведь ЛК — это не обязательное требование, можно остаться на прежней, так сказать, «аналоговой» версии документооборота.
— Некоторые говорят: «Ой, да мы и так в отдел кадров редко ходим, к тому же бумага точно не потеряется». На самом деле на бумаге документы теряются чаще: переложил не в ту кучку — и нет его... Электронные же не теряются никогда. Но, думаю, это вопрос времени — привычка к чему-то новому, передовому. Это должно возникнуть в культуре предприятия, и к этому мы точно придем, — подытоживает Евгения Шенако.
В этом квартале уже началось подключение Томской птицефабрики и Томского свинокомплекса, в III квартале на очереди Томский и Уральский мясокомбинаты. До конца 2025 года сотрудники всего холдинга получат возможность доступа к личному кабинету.
Надо сказать, что оборот любых документов (не только связанных с кадрами) — это всегда поглотитель времени на предприятии. В холдинге уже давно используется система документооборота LOTUS, с помощью которой согласовывались и визировались корпоративные документы с внешними контрагентами. Это был в своем роде прорыв, но пришло время двигаться дальше: LOTUS статичен, не поддерживает обновления и не интегрируется с другими внутренними системами, что увеличивает сроки обработки и согласования. Поэтому с лета прошлого года юристы начали переход на полную автоматизацию всего корпоративного документооборота в отечественной программе.
Первыми к системе были подключены финансисты головного подразделения: все финансовые договоры ушли в нее летом 2023 года. Затем пришла очередь гражданско-правовых договоров на томских птицефабрике и свинокомплексе. В I квартале 2024 года в цифру переходят документы Уральского, Новосибирского и Томского мясокомбинатов.
— Основная проблема, которая возникла при внедрении, заключалась в том, что люди за много лет привыкли к визуализации «Лотуса» — он достаточно прост (в том числе за счет небольшого количества функций). А интерфейс новой программы, если ты никогда в ней не работал, очень сложен для понимания, то есть он не интуитивный. И людям трудно понять: куда нажать, где это посмотреть, как отсортировать. И это с учетом того, что шаблоны договоров из «Лотуса» мы частично уже перевели в «новый софт, — рассказывает Юлия Шимко, руководитель проекта отдела трансформации юридических процессов.
Но здесь важно, что людей не бросают со своими сложностями один на один:
— Прежде чем завести предприятие в новую систему, мы даем коллективу время. Обучение занимает около двух часов — мы заходим в программу, показываем, каким образом она устроена. Разрабатываем специальные наглядные инструкции — если сотрудник что-то забыл, он всегда может в них посмотреть, есть и видеозаписи. Потом даем людям возможность самостоятельно начать заводить документы с поддержкой — либо моей, либо специалистов, консультантов по этому ПО, — рассказывает Юлия.
По ее словам, от 1 до 1,5 месяцев достаточно, чтобы новый пользователь в системе полностью освоился, и уже тогда он переходит в промышленную эксплуатацию этой базы и забывает про «Лотус» насовсем. У некоторых были попытки работать и там, и там параллельно, но — неудачные. У перешедших на новую программу специалистов старая версия блокируется.
— Если мы видим, что у человека возникли проблемы, мы можем подключиться и параллельно с ним начинать заводить этот документ, чтобы сотрудник все-таки понял, каким образом ему действовать в следующий раз. Практика показывает: в первые две недели с момента ввода новой программы действительно много обращений к консультантам и аналитикам. Но набор операций стандартный, и со временем, приобретя опыт, люди привыкают к новому и понимают, что это действительно удобно.
Проект по внедрению новой системы должен завершиться 31 декабря 2024 года.
Текст: Елена Королева
