ГК «ЛокоТех» становится проектно-ориентированной компанией. Это означает переход к совершенно новым принципам работы: любая инициатива, направленная на развитие предприятий и повышение эффективности операционной деятельности, теперь рассматривается как отдельный план действий, к которому применяются инструменты проектного управления. Такой подход позволит быстрее добиться стратегических целей, повысить скорость и качество проводимых изменений, улучшить финансовые результаты.
В 2018 году деятельность по развитию ГК «ЛокоТех» была выделена в отдельное направление, одной из ветвей которой является Управление проектами. Для данного направления сформировано новое структурное подразделение: в составе Дирекции по стратегии появился Проектный офис. Именно его сотрудникам на первом этапе предстояло ответить на вопросы: что считать проектами в ГК «ЛокоТех» и как ими управлять?
Изначально ответственность Проектного офиса распространялась только на крупные, капиталоемкие проекты, но сейчас происходит пересмотр подхода с целью включения в зону ответственности подразделения не только масштабных проектов, но и мероприятий, направленных на повышение эффективности непосредственно на местах.
На следующем шаге сотрудники Проектного офиса разработали прозрачный механизм реализации проектов, сформировали инструменты и определили процедуры, соответствующие определенным стадиям их жизненного цикла. Этот механизм ввел в работу ГК «ЛокоТех» целый ряд новых терминов и правил, положив тем самым начало коренной перестройке системы работы Группы компаний.
«Мы разработали уникальный пакет документов (паспорт, план реализации, бюджет проекта), заполняя которые, руководитель отвечает на целый ряд важных вопросов, – отмечает сотрудник управления «Проектный офис» Дирекции по стратегии ГК «ЛокоТех» Алексей Лось. – Понимание сложности и комплексности решения задачи должно привести человека к необходимости формирования команды, к четкому планированию своей работы в рамках достижения поставленной цели».
Для подготовки к работе в новой системе была развернута кампания по обучению персонала. Пока она охватила в основном сотрудников Управляющей компании, уже вовлеченных в реализацию проектов, но приобрести знания в новой области предстоит всем участникам проектной деятельности, в том числе сотрудникам на местах.
Проектный офис в проектно-ориентированной компании – это своего рода центр управления полетами. Основная задача этого подразделения – обеспечить реализацию всего цикла проектной деятельности и оказать методологическую поддержку ее участникам. В числе других функций – построение, поддержание и развитие системы управления проектами, а также контроль соблюдения принятой методологии и прогресса реализации отдельных проектов, экспертиза проектных инициатив, в том числе с привлечением функциональных экспертов. Важно отметить, что принятие решений о реализации проектов – это прерогатива комитета по развитию и инвестициям, а сопровождение деятельности комитета – еще одна функция Проектного офиса.
Стоит, однако, отметить, что на начальном этапе сотрудникам Дирекции по стратегии предстояло проделать большую работу по консолидации крупномасштабных инициатив, направленных на трансформацию компании. Тогда, кстати, было выявлено большое количество дублирующих друг друга проектов, осуществляемых одновременно разными подразделениями Группы компаний и направленных на достижение одного результата. Эта ситуация поставила вопрос о необходимости создания единого информационного поля – цифровой системы с адаптированным интерфейсом, в которой любой руководитель в любой из точек присутствия ГК «ЛокоТех» сможет выстраивать свою стратегию по достижению поставленных целей. На данный момент сотрудники Проектного офиса совместно с Управлением инвестиционного анализа прорабатывают возможные программные продукты, существующие на рынке, определяются функциональные требования к системе.
Очень важна роль всех участников проекта. «В проектно-ориентированной компании специалисты на каждом из уровней должны проникнуться новой культурой работы, – объясняет сотрудник управления «Проектный офис» Анастасия Литвиненко. – Особенно это касается инициатив, к воплощению которых привлекаются сотрудники разных структурных подразделений. Функция руководителя проекта – организовать эту разношерстную команду на достижение цели».
Конечно, не обходится и без трудностей. На этапе построения системы управления проектами пришлось столкнуться с дефицитом сотрудников, обладающих достаточными компетенциями в области проектного управления, а также низкой вовлеченностью в процесс. Кроме того, выявлена потребность в разработке общего алгоритма расчета и подтверждения эффектов.
Впрочем, уже сегодня перед Дирекцией по стратегии и ее Проектным офисом руководство Группы компаний ставит новые задачи. Так, если до сих пор периметр мониторинга подразделения распространялся исключительно на крупномасштабные проекты развития, то в 2019 году в него должны попасть абсолютно все инициативы, связанные с трансформацией ГК «ЛокоТех»: как классические, так и управленческие, связанные, например, с максимизацией выручки. Проектный подход будет применен и к мероприятиям, направленным на повышение эффективности, в несколько упрощенном виде.
Процесс перехода к проектному управлению в ГК «ЛокоТех» пока еще в самом начале, но первые результаты уже есть. «Мы научились говорить с участниками этой деятельности на одном языке, – подводит итог Алексей Лось. – Сотрудники компании успешнее справляются с подготовкой документов, эффективнее управляют своими проектами, взаимодействуют с заказчиком и внутри проектной команды, а сталкиваясь с трудностями, обращаются в наш офис, что позволяет выявлять слабые места в бизнес-процессах». Глобальный же эффект от перехода компании к проектному управлению может быть ощутим минимум через два года, когда мы начнем управлять идеями преобразований. Руководитель проекта, его участники, сотрудники Проектного офиса будут находиться в рамках единого информационного пространства и смогут оперативно реагировать на малейшие отклонения от утвержденного плана, использовать накопленный опыт, который еще только предстоит наработать.
РУСЛАН БЕГЛОВ, управляющий директор по стратегии ГК «ЛокоТех»: «В настоящее время мы строим систему управления проектами Группы компаний – это очень амбициозная цель. В 2018 году Проектный офис фокусировался в основном на крупномасштабных проектах, связанных с трансформацией компании (это около 30 различных инициатив). Мы унифицировали подходы к планированию эффектов и формированию команд. Донесли до всех участников процесса инструменты достижения целей и наши внутренние требования − коллектив начал оперировать профессиональными терминами и мыслить критериями проектного управления.
В 2019 году наши задачи станут еще шире. Мы берем контроль над всеми реализуемыми в ГК «ЛокоТех» инициативами, в том числе связанными с операционной деятельностью. А это означает мониторинг, методологическое содействие организации работы и регулярный контроль достижения целей − как качественных, так и количественных. С одной стороны, мы являемся контролером, с другой – помощником, ведь все работают на повышение эффективности. Но именно нам предстоит своевременно поднимать красный флаг, когда организационно, финансово какие-то мероприятия отстают от утвержденных планов».
