Инициированный в отрасли в прошлом году проект по дебюрократизации направлен на сокращение количества ненужных отчетов и повышение производительности труда.
Благодарим редакцию газеты за предоставление данного материала.
Очевидно, что избыточная отчетность и документооборот тяжким и ненужным бременем ложатся на затраты предприятия и на эффективный настрой сотрудников на работу. Это мешает им качественно выполнять свои непосредственные обязанности, тормозит реализацию других важных задач. Инициированный в отрасли в прошлом году проект по дебюрократизации направлен на сокращение количества ненужных отчетов и повышение производительности труда.
Ранее наше издание опубликовало шесть материалов, посвященных сокращению отчетности. Тогда речь шла об уровнях взаимодействия госкорпорация – концерн и концерн – АЭС. Сейчас процесс дебюрократизации переходит на производственный уровень.
Мы попросили прокомментировать начало нового этапа дебюрократизации руководителя проекта группы повышения эффективности офисных процессов Юлию Пономареву:
– Пилотная программа, реализуемая на Смоленской АЭС, подразумевает сокращение отчетов не менее чем на 20 процентов, сокращение числа показателей не менее чем на 30 процентов, сокращение трудозатрат на составление отчетов на 20 процентов, подготовку кадров (навигаторов) и разработку методологии тиражирования на все АЭС России. Для справки: сегодняшняя база отчетности ЦА – АЭС составляет 7,5 тысячи отчетов в год. Внутренняя отчетность ЦА и предприятий превышает 180 тысяч отчетов в год.
Сейчас создана рабочая группа, в которую вошли представители подразделений Смоленской, Курской и Калининской АЭС. При поддержке специалистов международной консалтинговой компании McKinsey до конца года им предстоит разработать организационную модель процесса оптимизации отчетности и внедрить ее на Смоленской АЭС. Наработанный опыт будет транслирован на все филиалы концерна «Росэнергоатом».
Смоленская АЭС первой включилась в эту работу. Волна сокращения внутренней отчетности, которая прошла на предприятии в начале года, принесла ощутимые плоды – достигнуты целевые показатели по четырем пилотным направлениям: финансово-экономическая деятельность, управление персоналом, подготовка персонала и общие вопросы. Это стало основанием для продолжения работы с охватом еще пяти областей: ремонт, качество, радиационная защита, служба инспекции и капитальное строительство. Важное внимание уделяется вопросу подготовки навигаторов, то есть тех непосредственных работников, которые в методическом плане и потащат «воз» сокращения отчетности.
Заместитель начальника отдела инженерной поддержки информационных систем управления производством Виталий Гавриленко рассказал о сути происходящего:
– Проект по оптимизации внутренней отчетности органично вписался в концепцию Смоленской АЭС по созданию образцового ПСР-предприятия, поскольку будут созданы оптимальные условия для повышения производительности труда за счет сокращения потерь, стандартизации требований к отчетности, процессам ее составления и передачи. На первом этапе работы путем анкетирования отобраны 6 навигаторов – это сотрудники Смоленской АЭС со 100%-ной занятостью в проекте, также назначены ответственные от подразделений с частичной занятостью (20–30% рабочего времени). В процессе реализации проекта рабочая группа будет выявлять так называемые узкие места, разрабатывать и внедрять мероприятия по оптимизации.
По словам консультанта компании McKinsey Владимира Козлова необходим выбор приоритетов:
– Сначала необходимо оценить, какая отчетность есть вообще, то есть составить «альбом отчетов», затем классифицировать ее по таким критериям, как периодичность, количество конечных получателей, количество показателей, используемых в отчетах. После того как будет сформирован список отчетов и рекомендаций специалистов, которые их готовят, начнется процесс согласования с получателями как внутри станции, так и в концерне и внешних организациях. Результаты обсуждений между составителями, получателями и рабочей группой послужат основой для принятия управленческих решений: либо тот или иной отчет вообще перестает существовать, либо изменится периодичность его выхода, либо он автоматизируется, либо будут устранены какие-то сопутствующие составлению отчета действия, не составляющие ценности.
Будем ориентироваться в первую очередь на содержательную часть, потому что отчет – понятие растяжимое: он может быть в виде одной таблицы с двумя колонками и тремя строчками и в виде огромного файла на 5–7 Мб с десятью вкладками. В итоге мы ожидаем не столько сокращения количества отчетов, сколько сокращения трудозатрат, потому что отсутствие ненужной работы существенно облегчит жизнь и тем, кто готовит отчет, и адресатам, и они могут сфокусировать свое внимание на выполнении своих непосредственных обязанностей.
Елена Маркова, Александр Садовников
