О сути и цели проверок рассказывает один из внутренних аудиторов «МОЭК».
Невозможно управлять тем, что нельзя контролировать, и невозможно контролировать то, что нельзя измерить.
Этим летом в «МОЭК» стартовал цикл внутренних аудитов Системы менеджмента качества. Ведь внедрив у себя СМК, любая организация должна контролировать, как она функционирует, где происходят сбои в системе, оценивать ее результативность. Одним из инструментов такого контроля и является внутренний аудит. О сути и, конечно, цели проверок рассказывает один из внутренних аудиторов – Кристина Коновалова, начальник Управления бюджетирования и управленческого учета.
Все самое интересное и уникальное мы публикуем в альманахе «Управление производством». 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
Какова цель проведения внутренних аудитов СМК ПАО «МОЭК»?
– Цель внутренних аудитов – определить, насколько система соответствует собственным требованиям «МОЭК» к СМК, а также требованиям других соответствующих стандартов – СТО Газпром 9001-2018, ISO 9001:2015, ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Вторая важная цель – проверить, насколько результативно внедрена система, и убедиться в том, что она поддерживается в рабочем состоянии.
Целью аудита является независимая оценка деятельности подразделения и функционирования процессов, при которой помимо несоответствий обнаруживают и возможности для улучшения.
– Что может стать объектом внутреннего аудита?
– Один из вариантов – аудит бизнес-процессов СМК и их взаимосвязь с другими бизнес-процессами. В этом случае аудит проводится в подразделениях компании, задействованных в данном бизнес-процессе. Например, при аудите процессов «Диспетчеризация» и «Расчеты с потребителями ресурсов» проверке подлежат подразделения Аппарата управления и эксплуатационных филиалов, так как являются обязательными участниками процесса.
Также может проводиться аудит деятельности структурных подразделений – проверка выполнения требований, относящихся к компетенции конкретного подразделения компании. Еще один вариант – аудит исполнения процедур СМК. Например, в этом году внутренним аудиторам предстоит проверить исполнение требования по идентификации документации, содержащей СХ и ООП (специальные характеристики и особо ответственные процессы), так как это частое несоответствие при внешнем аудите. Данный процесс позволит не только выполнить требования стандарта, но и обратить внимание работников на необходимость актуализации ЛНА/инструкций по работе с оборудованием, так как при подготовке к аудиту необходимо просмотреть всю документацию, с которой работает подразделение.
Узнать больше: СМК: В чем польза для сотрудника?
– Кто такой внутренний аудитор? Почему не внешний? Мы сами себя проверяем?
– Внутренние аудиторы СМК – это специально подготовленные и обученные работники «МОЭК». Самое главное – участники аудиторской группы должны быть административно независимы от объекта аудита и не должны проводить аудит собственной деятельности.
– А как аудитор собирает информацию? Ведь у владельца процесса наверняка есть возможность показать состояние дел лучше, чем есть на самом деле. Есть ли смысл так поступать?
– При проведении проверок аудиторы используют три метода сбора информации: наблюдение за деятельностью, производственной средой и условиями работы, интервью с сотрудниками и анализ документации.
При проведении проверки аудитор может запросить любой интересующий документ, при этом работники подразделений иногда предлагают возможности для улучшения деятельности. Таким образом, с помощью внутреннего аудита можно не только выявлять несоответствия, но и улучшать деятельность.
– Допустим, аудитор обнаружил несоответствие СМК. Что делать в этом случае?
– Прежде всего, несоответствие – это хотя и неприятно, но не смертельно. Признание несоответствия необходимо воспринимать как первый шаг к улучшению.
Выполнение корректирующих действий – пожалуй, является самой важной частью аудита, одной из основных его целей. Чтобы закрыть проверку, аудитор обязан удостовериться, что по всем замечаниям и несоответствиям предприняты необходимые действия. В противном случае может оказаться, что при следующей проверке будут обнаружены те же самые проблемы.
– Проверки 2021 года продолжаются, но можно подвести какие-то итоги предыдущих аудитов. Каковы результаты прошлого года?
– Да, были выявлены определенные «несоответствия-лидеры». В первую очередь это работа по неактуальным документам, нарушения в части документирования информации (ненадлежащее ведение производственных журналов, ошибки в оформлении), использование форм договоров с отсылками на устаревшее законодательство и пр.
По всем выявленным несоответствиям обязательно разрабатываются планы корректирующих действий (сроки устанавливают подразделения, в которых выявлены несоответствия). Несомненно, важным аспектом является исполнение мероприятий планов корректирующих действий в установленные сроки. В ходе аудита 2021 года также проверяется устранение несоответствий 2020 года – в настоящий момент все необходимые мероприятия выполнены, проверяемые подразделения ответственно подходят к делу.
В итоге было минимизировано не только количество документов, содержащих противоречащую информацию, но и использование неактуальной нормативной документации. А ведь за этим последует снижение рисков, например судебных споров. Нам удалось скорректировать также и систему оценки бизнес-процессов СМК, внеся изменения в ее критерии. Что еще раз подтверждает: Система менеджмента качества продолжает развиваться и совершенствоваться на пользу «МОЭК».
КОММЕНТАРИИ
Владислав ЗЕЛЕНЦОВ, заместитель руководителя Центра управления операционными рисками:
«В аудите я участвовал на стороне проверяемого подразделения. Мы отметили высокое качество его проведения, отличную подготовку и глубокое погружение аудиторов в наш процесс.
На мой взгляд, от проведения внутренних аудитов выигрывают все. Аудируемое подразделение получает объективное стороннее мнение относительно организации бизнес-процесса и соответствия его стандартам качества СМК, внутренний аудитор получает возможность расширения кругозора и приобретает дополнительный опыт. Не стоит бояться проверок, они позволяют выявить возможности для улучшения работы подразделения и получить независимую оценку деятельности».
