Статья из архива альманаха «Управление производством».
Программы сокращения затрат на персонал не требуют огромных инвестиций, как, к примеру, модернизация производства, или таких серьезных трансформаций, как изменения технологического процесса, и тем не менее, именно эта задача для многих предприятий является одной из самых деликатных, сложных, а зачастую и неразрешимых. Для компаний оказывается проще вложить миллионы в закупку нового оборудования, чем объективно проанализировать и решить проблему высоких затрат на персонал. Причина в том, что именно эта задача овеяна десятками мифов, которые наталкивают руководителей на мысль, что лучше и не браться за ее решение. Каковы же самые пугающие из этих мифов и насколько они соответствуют действительности?
Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
С необходимостью сокращать затраты сталкивается любое предприятие: в экономике наступает спад, прибыль сокращается, и вот руководство начинает рассматривать возможности объединения отделов, перераспределения рабочей нагрузки и сокращения численности сотрудников. Но если к изменениям в рабочих процессах и внедрению новых инструментов работники уже привыкли, то любые нововведения в области управления персоналом неизбежно вызывают опасения как среди коллектива, так и среди руководителей. Персонал боится увольнений и в штыки принимает любые перемены, руководство опасается, что внутренняя инерция погасит все усилия и ресурсы будут затрачены напрасно. В результате из-за нежелания усугублять ситуацию в ход идут полумеры, которые лишь временно снимают остроту проблему, но никогда не устраняют ее полностью.
Разумеется, подобные опасения имеют под собой почву и, принимая решение о любых нововведениях, связанных с управлением персоналом, их стоит принимать во внимание, но масштаб и критичность этих препятствий на самом деле весьма преувеличены.
Какие же мифы бытуют в сфере управления персоналом? Их на самом деле огромное количество, но самые большие страхи вызывают следующие:
Миф №1: Оптимизация затрат на персонал означает увольнения, что неизбежно влечет за собой напряженность в коллективе, демотивирует персонал и повышает риск потерять ценных сотрудников.
Миф №2: Усилия по сокращению расходов на персонал – напрасная трата времени и ресурсов. Компенсационные выплаты закреплены в договорах, а их пересмотр занимает слишком много времени.
Миф №3: Любые программы по оптимизации затрат на персонал могут быть «погашены» внутренним сопротивлением и влиянием профсоюзов.
Миф №4: Наш отдел кадров не в состоянии реализовать такие проекты самостоятельно; текущая загрузка не позволяет серьезно заняться разработкой программы оптимизации затрат и пересмотром существующих практик управления персоналом.
Миф №1: Оптимизация затрат на персонал означает увольнения, что неизбежно влечет за собой напряженность в коллективе, демотивирует персонал и повышает риск потерять ценных сотрудников.
Этот миф основан на распространенном заблуждении, что сокращение затрат на персонал всегда сопряжено с увольнениями. При этом сильны опасения, что решающим фактором будет возраст, семейное положение и стаж работы на предприятии, что угрожает в первую очередь молодым сотрудникам – перспективным, но не защищенным стажем, семьей или детьми, находящимися на содержании. Именно подобные страхи приводят к напряженной атмосфере в коллективе. Тем не менее, они имеют под собой основание лишь в случае, если руководство компании прибегает к увольнениям как первому, а порой и единственному, методу оптимизации затрат на персонал.
Такой упрощенный подход к сокращению штата вредит в первую очередь самой компании: увольняя новичков и отправляя на пенсию сотрудников в возрасте, компания рискует лишиться как перспективных новых кадров, так и самых опытных и знающих работников.
Разумеется, при повышении производительности труда или изменении технологического метода может возникнуть необходимость сокращения штата на том или ином участке или цехе, но современный системный подход предлагает и другие возможности: перевод сотрудников с полной на частичную занятость, переквалификация и повышение квалификации, перевод опытных сотрудников на обучающую должность, программы постепенной оптимизации трудовых ресурсов за счет естественной убыли (ухода на пенсию, увольнений по собственному желанию и др.). Главный принцип данной концепции – индивидуальный подход к каждому сотруднику. Мероприятия принесут результат, только если они будут тщательно спланированы и согласованы со стратегической кадровой политикой предприятия
Таким образом, все сводится к грамотной политике без радикальных шагов, но и без полумер, которые принесут лишь временное облегчение. Не стоит затягивать этот неприятный вопрос и создавать атмосферу неопределенности среди сотрудников. Опасения, что коллектив будет демотивирован увольнениями и изменениями и организация ослабнет, чаще всего беспочвенны. Все возможные недовольства можно разрешить в условиях открытого и честного диалога между руководством и персоналом. Стоит поговорить с пользующимися авторитетом сотрудниками заранее и узнать их точку зрения на ситуацию. Если нововведения проводятся грамотно, если процессы становятся более эффективными и организованными, а условия труда улучшаются, персонал начинает понимать и разделять цели и задачи предприятия и поддерживать выбранный руководством план по их достижению.
Универсального инструмента с гарантированным результатом попросту не существует – успех достигается при помощи синхронизированных процессов и скоординированного использования инструментов управления персоналом.
Так опрошенные Boston Consulting Group компании отмечали, что за 12-18 месяцев благодаря применению комбинации способов оптимизации численности персонала (в том числе и указанных выше) они смогли достичь сокращения персонала на 10-20%.
Итак, разрушение Мифа № 1 требует:
Миф №2: Усилия по сокращению расходов на персонал – напрасная трата времени и ресурсов. Компенсационные выплаты закреплены в договорах, а их пересмотр занимает слишком много времени.
Такое мнение базируется на особенностях существующей системы компенсационных выплат, в особенности на том, что размер зарплаты и различные бонусы закреплены в коллективном трудовом договоре, но даже в таких случаях предприятие имеет возможность сократить затраты на персонал. Некоторые компании предоставляют своим сотрудникам дополнительные бонусы (например, компенсацию транспортных издержек). В тяжелой экономической ситуации компания может взвесить целесообразность подобных бонусов и сопоставить их со своими финансовыми возможностями. Также стоит пересмотреть структуру рабочего времени, механизм выплаты сверхурочных, размер отпусков, возможности перехода на модель гибкого рабочего времени и проч. Это позволит снизить затраты без снижения заработной платы сотрудников.
Разумеется, эти меры также непопулярны, однако сотрудники всегда в курсе экономической обстановки на предприятии и способны понять необходимость вынужденных мер. Со стороны руководства главное в такой ситуации не «рубить сплеча», а предложить работникам различные варианты выхода из сложившейся ситуации после проведения тщательного структурного анализа и оценки. При этом важно не концентрироваться исключительно на правовых вопросах; руководство, без сомнения, должно проанализировать договора, правовые нормы и прочие аспекты, но важно и посмотреть на ситуацию глазами работника и оценить предложенные варианты решения с его точки зрения. В результате необходимо выбрать решение, которое максимально учитывает интересы обеих сторон.
Разрушение Мифа № 2 требует:
Миф №3: Любые программы по оптимизации затрат на персонал могут быть «погашены» внутренним сопротивлением и влиянием профсоюзов.
Активное и организованное участие трудящихся в управлении предприятием – не недостаток; оно может стать основой плодотворного диалога между руководством и представителями работников. Подобный миф бытует лишь на предприятиях, где нормой стали напряженные отношения между двумя сторонами и недопонимание, уходящее корнями в прошлое. В таком неблагоприятном климате невозможно открытое и честное обсуждение таких острых проблем, как сокращение персонала, как и любых других важных вопросов.
Если подобные опасения сильны в вашей компании, это само по себе является серьезным признаком неблагоприятной обстановки в коллективе. Неудивительно, что в такой ситуации среди работодателей преобладают пессимистичные ожидания. Тем не менее, даже при таких мощных ограничивающих факторах ситуацию можно улучшить. Для начала необходимо решиться на открытый диалог с сотрудниками, в результате которого должна быть выбрана стратегия поведения, приемлемая для обеих сторон. Предпосылкой успешности переговоров и выработанной стратегии является объективная оценка ситуации и ее обсуждение с представителями рабочих. Такое обсуждение поможет понять, как запланированные изменения будут восприняты работниками, кроме того, может оказаться, что сокращений потребуется намного меньше, чем планировалось изначально. Если диалог будет достаточно прозрачным и ясным, вполне возможным станет обсуждение некоторых до этого «неприкосновенных» привилегий сотрудников. Стоит отметить, что этот шаг имеет еще один положительный эффект: он может помочь построить прагматичные и доверительные отношения с работниками и укрепить позиции предприятия на будущее.
Разрушение Мифа № 3 требует:
Миф №4: Наш отдел кадров не в состоянии реализовать такие проекты самостоятельно; текущая загрузка не позволяет серьезно заняться разработкой программы оптимизации затрат и пересмотром существующих практик управления персоналом.
Производственный отдел и отдел кадров обычно расставляют приоритеты по-разному и ставят перед собой разные задачи. Для производственных работников главное – выполнение задания и достижение поставленных целей. Сотрудники отдела кадров обычно более нацелены на выявление возможностей повышения их производительности, что ведет к постоянному недопониманию между этими отделами, и отношения еще более обостряются при решении таких острых проблем, как сокращение персонала. Такое положение дел требует обязательного разрешения.
Когда компания находится на пике, а экономика развивается быстрыми темпами, отделы кадров, как правило, заняты довольно простыми задачами – набором персонала, адаптацией новых сотрудников. Но когда экономика переживает спад и предприятия начинают сталкиваться с серьезными финансовыми трудностями, приходит время реструктуризации отделов и перехода в режим строгой экономии. В таких условиях отдел кадров приобретает новые функции и зоны ответственности и превращается в настоящего партнера производственного отдела. Современная рыночная ситуация требует от сотрудников отдела кадров участия в стратегическом управлении компанией при сохранении прежних обязанностей. Именно при условии совместной работы и консолидации профессиональных знаний сотрудников разных отделов можно не только качественно улучшить управление персоналом на предприятии, но и укрепить сотрудничество между отделом кадров и производственным отделом.
Разрушение Мифа № 4 требует:
Какой вывод можно сделать, рассмотрев самые распространенные мифы, связанные с сокращением затрат на персонал? Залог успеха в данном деликатном вопросе заключается во вдумчивом и системном подходе: внедряется комплексная система управления персоналом, позволяющая объективно оценить требуемое количество работников, первым делом проводятся наиболее легко осуществимые мероприятия – сокращаются временные и приглашенные работники, что, как правило, может помочь сократить до 15% сотрудников. Проводятся открытые и честные переговоры с представителями работников, что позволяет быстрее и эффективнее осуществить реорганизацию и укрепить отношения между работодателем и персоналом. Отдел кадров приобретает новые функции и становится полноправным участником стратегического планирования на предприятии.
Мероприятия по сокращению расходов на персонал довольно непросто реализовать, но компании могут сгладить остроту последствий и при этом достичь поставленных целей, если сумеют развенчать наиболее распространенные мифы. Для руководства и отдела кадров важно определить основные проблемы и разработать варианты их решения с учетом особенностей компании и интересов всех сторон. Только решительный и честный подход позволит компании стать сильнее, наладить коммуникацию, укрепить сотрудничество и быть готовой к новым вызовам.
Текст: Наталья Коношенко. Фото Freepik
Материал подготовлен на основании данных Jens Jahn, Reinhard Messenbock, Personalkostenreduktion: ein Mythos wird entschlüsselt, Boston Consulting Group.
