Статья из архива альманаха «Управление производством».
Из статистики по немецким предприятиям следует, что каждый работник за год отсутствует на работе в среднем одиннадцать дней по состоянию здоровья, в том числе в результате производственного травматизма, и эти пропуски наносят существенный урон бюджету предприятия. Но время отсутствия сотрудников на рабочем месте можно значительно сократить – для этого требуется последовательность, системный подход и ряд простых инструментов. Методика сокращения случаев непосещения позволяет серьезно изменить ситуацию к лучшему.
Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
Согласно статистике, каждый двадцатый сотрудник средней компании работает исключительно на замене своих отсутствующих коллег. На предприятиях с высоким риском производственного травматизма этот показатель равняется каждому пятнадцатому сотруднику. Количество дней невыхода на работу растет, и первым шагом к решению этой проблемы чаще всего является снижение производственного травматизма: создание более безопасной рабочей среды, контроль соблюдения техники безопасности, регулярная проверка состояния оборудования и др. Несомненно, эти шаги приносят положительные изменения, но работа по сокращению частоты и продолжительности отсутствия работников не должна ограничиваться только ими. Нередки случаи, когда, несмотря на то, что количество несчастных случаев на производстве сокращается, количество больничных, не связанных с производственным травматизмом, остается неизменно высоким.
Неявка на работу по причине болезни может быть вызвана и другими причинами: ограниченной двигательной активностью, несбалансированным питанием, стрессом, проблемами личного характера и т.д. Если не предпринимать никаких шагов для исправления ситуации, потери ресурсов и снижение конкурентоспособности неизбежны. Но и эта проблема может быть – если не устранена совершенно – то, по крайней мере, управляема. Шанс сократить затраты в процессе борьбы с прогулами имеет каждое предприятие, главное – не упустить эту возможность.
Сокращение частоты отсутствия на рабочем месте требует комплексного мышления. Множество факторов, причин и, не в последнюю очередь, разнообразие интересов работников обуславливают сложность процесса решения этой проблемы.
Работник может отсутствовать на рабочем месте по разным причинам:
Кроме того, следует понимать, что в проблеме отсутствия сотрудника на работе затронуты более двух сторон (Работник-Работодатель):
Рис. 1. Отсутствие работника: задействованные стороны.
Работа по сокращению случаев невыхода на работу состоит из следующих шагов:
1. Оценка ситуации. Где мы находимся?
Для начала необходимо проанализировать случаи ухода на больничный в результате производственных травм и по болезни, при этом обратить внимание на частоту и причины отсутствия, а также объем полагающихся выплат. Полученный результат стоит сравнить с аналогичными показателями на предприятиях, являющихся лидерами в отрасли, и со средними показателями по отрасли. Если показатели нетрудоспособности в результате болезни выше, чем в среднем по отрасли, проблема в низкой мотивации сотрудников, о чем стоит спросить их самих в ходе анкетирования. Зачастую устранить эту проблему можно, улучшив атмосферу на предприятии.
В результате этого первого шага является четкое понимание ситуации и возможность определить области улучшения и способы их достижения. Уже на этой стадии можно выявить потенциальные возможности сокращения расходов на персонал.
2. Определение целей. К чему мы хотим прийти?
На основании потенциальных возможностей, определенных на первом этапе, предприятие ставит четкие цели и определяет допустимый уровень нетрудоспособности по болезни и в результате производственного травматизма. При этом необходимо учитывать структурные особенности организации, доступные инструменты и средства воздействия. Цели должны быть четко сформулированы и обязательно быть измеримыми, ведь иначе нельзя говорить об улучшениях объективно.
3. Система управления посещаемостью.
Если руководство предприятия планирует сократить частоту отсутствия на рабочем месте при помощи единичных мероприятий, то вскоре его ждет разочарование. Долгосрочный успех достигается лишь при помощи целенаправленного и систематического подхода, доказательством чего служит пример многих предприятий.
• Набор персонала.
Сокращение случаев отсутствия на рабочем месте начинается уже с найма работника. Его физические, умственные и психологические характеристики должны подходить под требования занимаемой должности. Но важны и другие параметры, в частности образ жизни. Малоподвижный образ жизни неизбежно приводит к проблемам со здоровьем, но и увлечение опасными видами спорта часто сопряжено с травмами, а значит, повышает риск ухода сотрудника на больничный. Большое значение имеет и наличие вредных привычек. Хороший работник и в свои выходные помнит о том, что к понедельнику он должен быть в форме. Для того чтобы набор нового персонала был взаимовыгодным для обеих сторон, подобные вопросы необходимо обсудить еще на собеседовании. Тест на профпригодность, применяемый при наборе персонала, должен быть тщательно подготовлен и подтвердить на практике свою эффективность.
• Управление посещаемостью.
Управление посещаемостью непосредственно влияет на продолжительность и частоту прогулов. Каждый случай отсутствия на работе должен анализироваться на предмет обоснованности и продолжительности. Краткими отсутствиями принято считать те, которые не превышают пяти дней, в остальных случаях речь идет о длительном отсутствии. Для каждого вида отсутствия разрабатывается отдельный план действий.
Краткие отсутствия на рабочем месте. Даже такой простой шаг, как доверительная беседа руководителя с сотрудником обычно бывает довольно эффективным: работник получает сигнал о том, что его отсутствие не проходит незамеченным, а руководителю проще определить причину отсутствия. Такие беседы не проводятся в произвольной форме. Чтобы достичь поставленной цели, руководителю рекомендуется пройти специальную подготовку, обучиться приемам и инструментам, которые помогут выяснить истинную причину отсутствия работника и повысить его мотивацию в будущем. Чем короче период отсутствия сотрудника, тем выше вероятность его успешного включения в рабочий процесс по возвращении.
Длительное отсутствие на рабочем месте. Длительное отсутствие сотрудников представляет более серьезную проблему. Ее решение видится чересчур сложным, и часто компании пускают дело на самотек, просто находя замену отсутствующему работнику и предоставляя ему самому «вливаться» в коллектив после отсутствия. Но, как показывает опыт, и эта ситуация может быть управляемой.
Первым делом, компании, взявшие проблему под контроль, вырабатывают собственную схему поведения в таких случаях. В ней четко прописывается, кто, когда и что именно должен предпринять. Этот план охватывает всех задействованных лиц (сотрудников, руководителей, представителей страховых организаций и т.д.), поскольку лишь совместные усилия могут привести к положительному результату. При этом определяющим фактором успеха является эффективная коммуникация между всеми участниками.
Важно поддерживать контакт с отсутствующим работником (как со стороны коллег, так и со стороны руководителей), справляться о самочувствии, вводить в курс последних событий на предприятии, в ненавязчивой манере формировать желание поскорее вернуться к работе. При этом гораздо более эффективной, чем давление, оказывается позитивная мотивация, например, создание благоприятной атмосферы на рабочем месте и благожелательное отношение начальства. Кроме того, следует помнить, что вернувшемуся после долгого отсутствия работнику может понадобиться повторная адаптация или обучение.
• Сбор данных по присутствию/отсутствию.
Каковы тенденции отсутствия сотрудников за последние месяцы? Каковы его основные причины? Какие методы улучшили ситуацию и как можно добиться более высоких результатов? Какие отделы/цеха имеют самый высокий показатель отсутствия сотрудников? Ответить на эти и другие вопросы можно лишь после сбора соответствующей информации, а также при условии учета особенностей предприятия и наличия необходимого программного обеспечения. Обязательно стоит обращать внимание на такие показатели, как причина отсутствия, его продолжительность, должность сотрудника.
4. Поддерживающие мероприятия.
На данном этапе разрабатываются конкретные мероприятия, которые направлены на обеспечение функциональности системы управления пропусками и достижение поставленных целей.
Ниже приведены четыре основных аспекта, вокруг которых строится сокращение отсутствия сотрудников на рабочем месте:
Выбор мероприятий зависит от корпоративной культуры, поставленных целей и доступных инструментов. Не стоит забывать и о законе, в частности, положениях коллективного трудового договора.
Внедрение отобранных мероприятий упрощается благодаря целому арсеналу инструментов. Они делятся на два типа: выталкивающие и вытягивающие.
Выталкивающие (реактивные) – такие инструменты направлены на сокращение длительности пропусков. Основной упор делается на устранение не причин, а «симптомов» – последствий. Вкратце суть проблемы можно сформулировать следующим образом: «Как сократить время отсутствия?»
Вытягивающие (проактивные) – такие инструменты помогают устранить саму суть проблемы. Их влияние устойчиво, однако требует значительных усилий. Основные вопросы: «Как устранить причины отсутствия?», «Что мотивирует работников?», «Как сделать труд безопасным?», «Что помогает сотрудникам оставаться здоровыми?».
Наиболее продуктивна комбинация обоих типов инструментов. Примеры выталкивающих и вытягивающих инструментов представлены в таблице 1.
Таблица 1. Примеры выталкивающих и вытягивающих инструментов.
| Список инструментов, направленных на сокращение отсутствия сотрудников на рабочем месте | |
|---|---|
| Выталкивающие инструменты | Вытягивающие инструменты |
|
Система вознаграждения за 100% присутствие на работе в течение отчетного периода; Проведение беседы после каждого отсутствия; Регулярные беседы с сотрудниками касательно длительности отсутствия; Привлечение доверенного врача или формирование собственной медслужбы на предприятии; Оценка профпригодности заболевшего или травмированного сотрудника); Внесение соответствующих положений в индивидуальный трудовой договор (например, в случаях посещения доверенного врача) и т.п. |
Эргономичные рабочие места; Чередование видов деятельности на рабочем месте; Регулярные краткосрочные разминки на рабочем месте; Создание спортивного зала в компании или оплата (полная или частичная) абонементов; Индивидуальное тестирование сотрудников при найме или переводе (например, при назначении на тяжелую физическую работу); Консультирование по здоровому питанию; Включение сотрудников в процесс принятия решений относительно организации рабочих процессов на предприятии; Учет замечаний и предложений сотрудников; Внедрение принципа «открытых дверей» на предприятии; Инструктаж, информирование, предоставление помощи и консультации относительно организации рабочих процессов, техники безопасности, здорового образа жизни и др.; Повышение мотивации сотрудников; Безопасность труда: анализ эксплуатационной безопасности, система безопасности труда, технические мероприятия и т.п.; Безопасность досуга: информационные кампании, тренинги и т.д.; Развитие корпоративной культуры (в частности, в плане безопасности) и повышение лояльности сотрудников; Улучшение атмосферы на предприятии; Подготовка руководства; Продвижение принципов здорового образа жизни и проч. |
5. Контроль результатов.
Никто не водит автомобиль, не глядя на спидометр. Слишком быстрая езда может слишком дорого обойтись водителю, и не только в случае ДТП. То же самое справедливо в ситуации невыхода сотрудников на работу. Необходимо внедрить систему, которая дает полный отчет по каждому случаю отсутствия сотрудника: какова его причина, длительность, период возникновения и т.п. информация. Сокращение частоты и продолжительности отсутствия на рабочем месте может потребовать продолжительных усилий и определенных ресурсов, и чем точнее и полнее собранные данные, тем более управляемой становится ситуация.
Рассмотрим применение описанной модели на практике.
Компания Baumann GmbH разрабатывает, производит и реализует рабочие инструменты высочайшего качества. Оба завода компании, расположенные в Эмментале, насчитывают 130 сотрудников. Консалтинговая компания оказывала Baumann GmbH поддержку в процессе сокращения случаев отсутствия сотрудников на рабочем месте на основании вышеописанной модели. Ниже приведены основные данные по проекту.
1. Оценка ситуации.
Уровень отсутствия сотрудников был определен в сравнении с аналогичными показателями по отрасли. Анализ показал, что у сотрудников и руководства наблюдается разный подход к безопасности и здоровью. Поэтому были разработаны индивидуальные меры по развитию культуры безопасности и здоровья на предприятии.
2. Определение целей.
В течение трех лет показатели отсутствия должны сократиться на 1700 часов в год.
3. Система управления посещаемостью.
Управление посещаемостью было внедрено в существующую систему управления предприятием. Были реализованы следующие шаги:
4. Поддерживающие мероприятия.
Управление посещаемостью включало в себя следующие мероприятия:
5. Контроль результатов.
Данные по отсутствию анализируются ежеквартально по сбалансированной системе показателей.
«Внедрение системы управления пропусками, как мы ее называем, при помощи поддерживающих мероприятий привело к повышению информированности всего персонала, – отметила Ева Жайсли, директор Baumann GmbH. – Мы стали уделять больше внимания здоровью наших сотрудников. На всех уровнях внедрен принцип личной ответственности за здоровье и безопасность. Результаты не заставили себя ждать. Например, по желанию коллектива был внедрен запрет на курение на территории предприятия, переоборудован тренажерный зал для сотрудников. Мы планируем придерживаться данной линии поведения и впредь».
Проблема обоснованного и необоснованного отсутствия сотрудников на своих рабочих местах стоит компаниям тысяч долларов, но, как показывает практика, проблема не является нерешаемой. Объективная оценка ситуации на предприятии и ориентация на долгосрочный успех позволяют выявить потенциал улучшений и определить необходимые для его достижения шаги. Опыт успешных предприятий доказывает: попытки минимизации пропусков работы приводят к высоким и очень высоким показателям экономии на издержках.
Контрольный лист. Снижение частоты и продолжительности непосещения за пять шагов.
1. Оценка ситуации. Где мы находимся?
2. Определение целей. К чему мы хотим прийти?
3. Система управления отсутствием на рабочем месте.
4. Поддерживающие мероприятия.
5. Контроль результатов.
При необходимости внедрение дополнительных инструментов из «Списка инструментов».
Текст: Ольга Гончарова. Фото Freepik
Материал подготовлен на основании данных Marcel Keller, Absenzenmanagement. So lassen sich Fehlzeiten wirksam reduzieren, KMU-Magazin.
