Автор: Михаил Смирнов, Руководитель центра проектов Бизнес-системы ЕВРАЗа.
Почему мы уже несколько лет боремся с бюрократией? Проблема бюрократии (в первую очередь, избыточного документооборота) знакома многим российским компаниям. При этом побороть бюрократию достаточно сложно. Например, согласно исследованию, лишь 3,8% российских компаний полностью перешли на электронный документооборот. Больше четверти компаний работают исключительно с бумажными документами, а 38,9% – примерно поровну как с бумажными, так и с электронными. Эффективность решений по цифровизации сомнительная: 18,1% респондентов продолжают дублировать электронные документы в бумажном виде.
Понимая, что разовые решения вряд ли смогут переломить ситуацию с избыточным документооборотом, ЕВРАЗ на протяжении более чем двух лет реализует системный проект по дебюрократизации работы различных функций. Суть дебюрократизации – минимизация времени сотрудников на работу с документами, отказ от излишней (бесполезной) работы. Ключевые задачи: повысить эффективность процессов работы с документами, отказаться от ненужных бумаг и цифровизировать документооборот там, где это необходимо.
Нашей главной целью стало не просто «лечение симптомов», а изменение культуры работы с документами.
Еще до запуска системного проекта мы исследовали уровень бюрократии функции «Снабжение» вместе с консультантами из компании Industry Consulting Ecopsy. Мы увидели, что достаточно простые решения могут помочь существенно экономить трудозатраты сотрудников: например, только за счет исключения лишних итераций можно сократить срок согласования договоров в два раза, а изменение последовательности участников в процессе по присвоению номенклатурного номера позволяет исключить ситуации длительного (до нескольких недель) ожидания его появления в системе.
Стартом запуска системного проекта по дебюрократизации можно считать 2020 год, когда под руководством сотрудников Бизнес-системы ЕВРАЗа (БСЕ) был проведен масштабный опрос мастеров по проблемам бюрократии. По результатам опроса были собраны конкретные кейсы, которые впоследствии распределили между вице-президентами компании для проработки. Основной принцип работы с кейсами: новый месяц – новый кейс.
Совпавшая по времени цифровизация процессов позволила нам развить данный подход: в 2021 году в рамках проекта «Фабрика идей» все сотрудники ЕВРАЗа получили возможность направлять свои предложения по совершенствованию рабочих процессов и повышению эффективности деятельности внутри компании, в том числе, идеи по дебюрократизации. Дебюрократизация приобрела более широкие масштабы: кейсов, собранных через «Фабрику идей», стало значительно больше, также стали поступать вопросы по разъяснению процессов. Часть кейсов закрепили за функциональными директорами предприятий.
Было ли это эффективно? С одной стороны, да, поскольку проблемы решались с большей скоростью. С другой стороны, решение кейсов воспринималось как «помощь в моменте», на конкретном участке. Регулярная работа по дебюрократизации сверху лечила «симптомы», но не помогала изменить отношение людей: научить их не наращивать избыточный документооборот на местах и решать проблемы инициативно и самостоятельно на своем уровне управления.
В начале 2022 года стартовал обновленный проект Бизнес-системы ЕВРАЗа – «Субботник Дебюро». При помощи Industry Consulting Ecopsy была проведена диагностика в отдельных подразделениях ЕВРАЗа, которая доказала, что проблемы, связанные с документооборотом, все еще существуют.
«Субботник Дебюро» дал новый взгляд на проблему: вместо разбора отдельных кейсов с привлечением первых лиц компании – всеохватывающая диагностика всех документов в короткие сроки кросс-функциональными командами, где немаловажными участниками стали специалисты на местах, ответственные за эти документы («Снабжение», «Безопасность», «Управление персоналом» и др.). В рамках «субботников» кросс-функциональные команды, состоящие из представителей цехов, БСЕ и независимых экспертов от функций, осуществляли выемку и оценку всех документов, по итогам которой формировались решения трех типов:
Такой подход показал свою эффективность: в результате «субботника» индекс бюрократии одного из подразделений, который рассчитывается как отношение отмененных документов к общему числу документов, составил 25,3%. Из 91 журнала было отменено 23!
Диаграмма «Результаты анализа документов одного из подразделений ЕВРАЗа».
При этом, что немаловажно, коммуникация специалистов и линейных руководителей подразделений с экспертами от функций («Снабжение», «Безопасность», «Управление персоналом») осуществлялась напрямую, без привлечения вышестоящего руководства. По итогам ответственность за внедрение решений закреплялась за цеховыми руководителями (мастер, начальник участка, начальник цеха).
Дебюрократизация – это сложный процесс, требующий больших усилий и внимания со стороны всего персонала. Привлечение консультантов может помочь осознать масштаб проблемы, запустить в работу «быстрые решения», проверить отдельные гипотезы или дать толчок старту внедрения изменений. Но будут ли изменения внедрены полностью, зависит только от сотрудников компании.
ЕВРАЗ борется с бюрократией уже более двух лет. За это время мы принимали разные решения: какие-то из них показывали свою эффективность, а какие-то были не столь удачны. Но все эти шаги ведут не просто к достижению условных целевых показателей по степени оцифровки документов, они ведут к трансформации мышления сотрудников и к минимизации неэффективной работы.
