На каждой фабрике JTI развитие практики сбора идей сотрудников проходило по-разному. С какими трудностями столкнулась «Лиггетт-Дукат»? Как система предложений работает сегодня? Об этом – виртуальный тур с Яной Хомяковой, менеджером по организационному развитию.
В JTI идеи сотрудников по улучшению всего вокруг ценят и к программе сбора предложений относятся с пристальным вниманием. В компании проходят конкурсы и конференции по лучшим предложениям среди всех 25 фабрик JTI в разных странах мира. Это отличная возможность для сотрудников поделиться опытом, посмотреть на свою работу под другим углом и оценить разработки коллег.
На нашей фабрике, JTI «Лиггетт-Дукат», современная система подачи рационализаторских предложений (СПРП) работает с 2008 года и регламентирована таким документом, как Процедура по программе «Система предложений». Работоспособность системы обеспечивается 20 сотрудниками, один из которых – на полной занятости, а 19 человек имеют частичную занятость.
До внедрения СПРП организованной системы подачи рацпредложений не было. Единичные инициативы, конечно, имели место. Если предложение было целесообразным, оно внедрялось, а непосредственный руководитель оформлял служебную записку на имя генерального директора с просьбой поощрить сотрудника за его идею.
В конце 2007 года произошло слияние компаний Gallaher, тогдашнего владельца фабрики, и Japan Tobacco International. СПРП широко использовалась в компании JTI на других фабриках. Например, на фабрике в Санкт-Петербурге система предложений стартовала в 2000 году. Именно на опыт наших коллег с других фабрик мы и опирались.
Первоначально предложения на фабрике подавались в бумажном виде. Каждый сотрудник на специальном бланке формулировал идею и опускал предложение в специальный ящик. Координатор программы ежедневно извлекал из ящиков предложения, фиксировал их в Excel табличке и передавал на рассмотрение экспертам, которые рассматривали предложения в течение двух недель и принимали решение о целесообразности внедрения.
Когда количество предложений начало стремительно возрастать, появились сложности с контролем процесса и обработкой анкет – ведь все делалось одним человеком вручную. Возникла потребность что-то изменить, сделать процесс более контролируемым и менее трудоемким. Так родилась идея создания электронной системы, которую мы внедрили в 2012 году (рис. 1).
Рис. 1. Автоматизированная система предложений
В результате процесс подачи предложений стал выглядеть следующим образом (рис. 2).
Рис. 2. Процесс подачи предложений
Однако поначалу после внедрения электронной системы бумажные версии предложений также сохранялись, но на этом этапе одной из трудностей был человеческий фактор: координатору системы необходимо было самостоятельно вносить электронные заявки за сотрудников, подавших предложения на бумаге. Были случаи, когда бумажные предложения терялись, не возвращались с рассмотрения экспертами или не доходили до них. Через некоторое время было решено отойти от использования бумажных носителей.
Новая система позволила всем сотрудникам фабрики видеть предложения, поданные коллегами, отслеживать, у кого из экспертов на рассмотрении находится предложение, кто и как его оценил, когда оно будет внедрено. Таким образом, воплощается одна из ценностей компании JTI – открытость.
Практически система организована по следующей схеме.
В систему внесены данные каждого сотрудника. Когда он заходит под своим табельным номером, она считывает имя сотрудника и из какого он отдела. Далее система позволяет добавить имена сотрудников, если речь идет о групповом предложении. Затем сотрудник формулирует свое предложение и выбирает службу, которая должна его рассмотреть. Есть возможность приложить файл (фото, презентацию). Затем предложение отправляется на рассмотрение эксперту из профильной службы.
Иногда решение по предложению должны принять несколько служб – в этом случае все вовлеченные эксперты пишут свое резюме, оставляют комментарии и проставляют баллы. Сотрудник может видеть все комментарии и писать свои. При подаче заявки эксперту приходит на почту уведомление: появилось новое предложение, которое нужно рассмотреть. При любом изменении статуса предложения («оценено», «внедрено») автор идеи также получает на почту комментарий. Если в рассмотрение предложения вовлечены несколько экспертов и один из них оставляет комментарий, то его получают все вовлеченные эксперты и автор.
Нужно сказать, что сама по себе форма для подачи предложения достаточно проста (рис. 3), и трудностей с ее заполнением у людей не возникает. От каждой службы назначен сотрудник, который отвечает за рассмотрение и принятие решения по предложению.
Рис. 3. Форма подачи предложений
Наиболее активны в подаче предложений офисные сотрудники. На нашей фабрике это сотрудники отдела охраны труда, промышленной безопасности и экологии. Согласно статистике (данные с января по ноябрь 2013 года), сотрудники офиса подают на 20% больше предложений, чем производственный персонал, а количество индивидуальных предложений превышает количество коллективных в два раза.
В принципе, предложения имеют различный характер. Они могут быть направлены на улучшение условий труда, качества продукции, условий безопасности, охраны труда, экономии материалов, на модификацию оборудования. Значительная часть предложений направлена на усовершенствование процессов по 5S3R.
Как правило, лучшими становятся предложения, связанные с различными техническими решениями на производстве. Недавний пример: у нас в технологии применяется так называемый клеевой узел весом почти 30 кг, тяжелый и дорогостоящий элемент. Его каждый день приходилось мыть, а для этого относить в соседнее помещение. Это отнимало силы, время и создавало большие риски травм и поломок – случалось, что сотрудники его разбивали. Инициативная команда разработала пневматический подъемник, который позволяет приподнять эту деталь, теперь ее не нужно никуда носить.
Самое большое достижение – увеличение количества сотрудников, которые впервые участвуют в программе. Многие видят, как внедряются предложения их коллег, понимают, что что-то может быть по-настоящему улучшено, благодаря их идеям. Это мотивирует их попробовать предложить свою идею.
В конце каждого квартала экспертами (сотрудники фабрики, отвечающие за оценку предложений) выбираются три лучших внедренных предложения. Их авторы награждаются руководством компании ценными призами. По итогам награждения проводится информационная компания: о победителях и лучших предложениях выходят сообщения в корпоративных печатных изданиях, на информационных досках и по корпоративному телевидению.
Также мы организуем мотивационные конкурсы, у нас выстроена система финансовой мотивации: за каждое внедренное предложение сотрудник получает отплату в размере от 150 до 1500 рублей; за предложения, внедренные самим автором, сотрудник получает повышенную оплату с применением коэффициента 1,5. На постоянной основе действует активная коммуникационная поддержка «Системы предложений» (рис. 4, 5).
Рис. 4, 5. Коммуникационная поддержка «Системы предложений». На фото – Яна Хомякова, менеджер по организационному развитию
Некоторые месяцы объявляются месяцами подачи предложений по конкретной тематике. В конце месяца выбираются лучшие предложения. Среди номинаций, к примеру, такие: «Лучшее предложение в области охраны труда, промышленной безопасности и экологии», «Фабрика – наш дом!» (условия труда).
В начале 2013 года прошел розыгрыш ценных призов, которые подали хотя бы одно предложение в 2012 году.
Благодаря стимулирующим и поддерживающим рационализаторское движение действиям, в 2012 году 418 сотрудников внесли на рассмотрение 3671 предложение, а в 2013 году количество предложений, поданных 637 сотрудниками, составило 4438. Результаты по данным и внедренным предложениям представлены на рис. 6.
Рис. 6. Результаты по данным и внедренным предложениям
Мы совершенствуем систему ежедневно, сами сотрудники участвуют в этом и подают предложения, в частности направленные и на улучшение и развитие самой системы и ее настроек.
Из последних предложений, например, такие: возможность добавлять несколько файлов вместо одного, сделать фильтр по поиску предложений, поданных не только автором, но и другими участниками коллектива.
В долгосрочной перспективе мы планируем внедрить такие опции, как увеличение скорости приложения, автоматизация отчетности, проверка правописания на русском и английском языках. Одна из задач на 2014 год – сделать приложение мобильным: так, чтобы сотрудники могли подавать предложения, оценивать и комментировать их со своего планшета или смартфона.
