Статья из архива альманаха «Управление производством».
Высокая конкуренция на рынке, изменчивость спроса, неустойчивость цен на сырье порождают неуверенность компаний в завтрашнем дне. Представители малого и среднего бизнеса ощущают себя более уязвимыми и быстрее выходят из игры, но рыночная «неповоротливость» серьезно ухудшает положение крупных компаний, а неспособность оперативно реагировать на изменения серьезно бьет по бюджету. Однако размер и оборот компании не имеют решающего значения, сегодня преимущество имеют не большие перед маленькими, а быстрые перед медленными. Кто быстрее добьется положительного результата и удержит его, тот и получит конкурентное преимущество.
Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
Необходимость постоянной и системной работы по сокращению производственных и непроизводственных затрат – объективная реальность, в которой существуют современные компании. Несомненно, запускать экстренные программы оптимизации в момент кризиса – не самый разумный подход; эта задача, механизм и сроки ее выполнения должны закрепляться в долгосрочной стратегии компании в качестве обязательного компонента и реализовываться как в неблагоприятные, так и в благоприятные периоды. Однако в любой компании бывают ситуации, когда необходимо срочно изыскать необходимые средства – для реализации нового проекта или компенсации непредвиденных расходов, или просто чтобы мотивировать сотрудников к работе по сокращению затрат, продемонстрировав им быстрый положительный результат. В таких случаях на помощь компаниям приходят методики быстрых изменений.
Методика быстрого сокращения затрат, разработанная международной консалтинговой и аудиторской фирмой PricewaterhouseCoopers, представляет собой эффективную концепцию снижения издержек, позволяющую добиться результата в сравнительно короткие сроки. Она заключается в непродолжительной фазе анализа текущей ситуации, позволяющей выявить области самых серьезных затрат и получить быструю экономию, которая может служить основой для дальнейших изменений в средне- и долгосрочной перспективе. Они в свою очередь позволят закрепить результат и поддержать нововведения.
Методика быстрого сокращения затрат:
В чем важность последовательного сокращения затрат?
Недавний опрос, проведенный PricewaterhouseCoopers среди немецких компаний, показал, что многие предприятия нерационально используют свои ресурсы, чем ставят под угрозу свою конкурентоспособность и экономическую устойчивость. Как правило, компании замечают проблему в момент кризиса, разрабатывают планы инвестиций в собственное развитие, но в действительности редко их реализуют. Еще меньше тех, кто добивается успеха, так как кризис подрывает стабильность компании, многочисленные негативные экономические факторы сокращают доступные для инвестиций ресурсы и делают запланированные мероприятия невозможными или недостаточными для получения долгосрочного эффекта. Некоторые компании пытаются сократить расходы (часто снижая затраты на сырье или урезая бонусы сотрудникам), но без грамотного подхода это имеет не самые позитивные последствия, приводя к снижению качества продукции или уходу самых ценных кадров.
Главными условиями программ эффективного сокращения затрат являются их своевременность, прозрачность и продуманность. Только четко разработанный план мероприятий позволит добиться успеха и удержать его.
Механизм реализации методики.
Методика быстрого сокращения затрат PricewaterhouseCoopers представляет собой концепцию быстрого снижения издержек, отличающуюся кратким сроком реализации и гибкой структурой. При этом используются инструменты и методы с разными временными горизонтами.
Методика быстрого сокращения затрат учитывает различные особенности управления затратами на предприятии и обеспечивает гибкий подход к его запросам. Она объединяет инструменты, направленные на достижение успеха в кратко-, средне- и долгосрочной перспективе.
В краткосрочной перспективе потенциал быстрого сокращения затрат можно определить при помощи бенчмаркинга и анализа структуры расходов на предприятии. Анализ позволяет увидеть, как расходуются ресурсы компании, а сравнение с результатами других производителей помогает понять, насколько рациональны эти расходы.
Подходы к сокращению затрат в среднесрочной перспективе включают мероприятия по оптимизации операций, процессов и управления оборотным капиталом. Они занимают больше времени и усилий, но приносят больший эффект.
В долгосрочной перспективе эффективна реструктуризация в масштабах всего предприятия или компании, к примеру, внедрение единого центра обслуживания или выведение части функций на аутсорсинг.
Рис. 1. План реализации методики сокращения затрат.
Сокращение затрат в краткосрочной перспективе
Успешное внедрение методики быстрого сокращения затрат невозможно без грамотного управления проектом и изменениями, поэтому первым шагом становится анализ текущей ситуации, позволяющий сосредоточить усилия на главных проблемах. Как правило, он включает в себя определение областей, в которых сосредоточены самые большие затраты, оценку структуры и динамики этих затрат (насколько велики колебания затрат в различные периоды, между отдельными цехами/предприятиями? от чего зависят эти колебания?). Кроме того, важен и надежный бенчмаркинг: сравнение полученных результатов с результатами других отделов, предприятий в рамках компании и других компаний отрасли помогает оценить, насколько обоснованы эти затраты.
Этот этап позволяет определить ближайшие цели, имеющие решающее значение для успешного внедрения проекта, а также приводящие к быстрому улучшению показателей деятельности предприятия. Кроме того, он позволяет повысить мотивацию персонала, предлагая им конкретный план действий и видимые результаты, и упрощает дальнейшее внедрение инструментов, направленных на достижение успеха в долгосрочной перспективе, за счет накопления опыта и сэкономленных ресурсов.
Таблица 1. Мероприятия, направленные на получение результатов в краткосрочной перспективе.
| Анализ затрат | Бенчмаркинг | |
|---|---|---|
| Мероприятия (пример) | Распределение затрат по степени значимости для процесса создания ценности и повышения показателей деятельности предприятия:
|
Качественный и количественный бенчмаркинг:
Создание банка данных по передовым практикам; |
| Результат |
Данные о затратах, важных для развития предприятия; Данные по затратам, которые можно сократить без ущерба для предприятия |
Определение практик повышения производительности и сокращения затрат на производстве, в финансовом отделе, отделах кадров, продаж, НИОКР и проч. Определение способов получения быстрых результатов; Снижение рисков, связанных с внедрением новых методик, за счет аккумуляции опыта. |
Мероприятия, описанные в таблице 1, позволяют понять, куда и с какой целью расходуются средства, определить области, которые забирают большую часть ресурсов, сравнить собственные результаты с результатами других предприятий и воспользоваться их опытом. Очень часто анализ структуры затрат и бенчмаркинг выявляют типичные ошибки распределения ресурсов, устранение которых не потребует серьезных усилий, но приведет к быстрому сокращению потерь. Это могут быть, например, закупка лишних объемов сырья при снижении производства, выплаты временным работникам, в услугах которых больше нет необходимости и т.д.
Кроме того, он поможет выявить и более глубокие проблемы, которые могут потребовать более серьезного вклада – и это уже задачи для среднесрочного периода.
Последовательные улучшения в средне- и долгосрочной перспективе
Мероприятий, направленных исключительно на получение результатов в краткосрочной перспективе, недостаточно для обеспечения эффективной работы и стабильного развития предприятия. Для обеспечения качественного управления затратами и в дальнейшем может потребоваться оптимизация производственных процессов и изменение организационной структуры предприятия. Этот этап является логическим продолжением краткосрочных мероприятий и требует более глубокого изучения выявленных на первом этапе проблем и поиска их решения.
Таблица 2. Мероприятия, направленные на получение результатов в среднесрочной перспективе.
| Оптимизация производственных процессов | Управление капиталом | Оптимизация логистики и закупок | |
|---|---|---|---|
| Мероприятия (пример) |
Анализ «узких» мест; Реорганизация процессов, оптимизация или перераспределение штата; Повышение качества процессов; Сокращение времени цикла. |
Поиск возможностей сокращения объема связанного капитала;
Контроль расходов при помощи оптимальной системы показателей; Реструктуризация дебиторской и прочих задолженностей и резервов. |
Объединение заказов, сокращение количества поставщиков; Сокращение запасов путем более качественной интеграции поставщиков в логистической цепочке; Пересмотр принятых договоров. |
| Результат |
Повышение эффективности производства; Устойчивое сокращение затрат; Обеспечение конкурентных преимуществ. |
Высвобождение связанного капитала (в среднем 20-30%) Получение дополнительного капитала на инвестиции. |
Экономия в среднем 5-15% от объема закупок; Повышение надежности отношений с поставщиками. |
Когда главные проблемы решены, эффективность процессов оценена и устранены основные потери, наступает время задуматься о целесообразности выполнения отдельных функций как таковых. Может оказаться, что компании разумнее сосредоточиться на своих основных функциях, передав вторичные на аутсорсинг или создав внутренний центр обслуживания – центр управления логистикой, техническим обслуживанием или ИТ.
К примеру, ОАО «Кировский завод» провел консолидацию своих IT-подразделений, отказавшись от существования IT-служб в каждом из своих дочерних обществ, что позволило компании обеспечить системность при выработке управленческих решений, контролировать внедрение тех или иных стандартов, сократить штат и снизить затраты на IT путем систематизации всей IT-схемы.
Таблица 3. Мероприятия, направленные на получение результатов в долгосрочной перспективе.
| Единый центр обслуживания | Аутсорсинг | |
|---|---|---|
| Мероприятия (пример) |
Анализ ситуации и оценка потребности в объединении отдельных отделов в единый центр обслуживания; Определение задач и функций единого центра обслуживания; Стандартизация функций; Организация механизмов контроля. |
Выбор функций для передачи на аутсорсинг; Выбор подходящих поставщиков услуг; Управление отношениями с заинтересованными сторонами; Вывод функций; Оценка рисков; Постоянное улучшение |
| Результат |
Повышение эффективности распределения ресурсов; Стандартизация и оптимизация процессов; Сокращение административных и иных расходов; Повышение качества услуг. |
Повышение эффективности процессов; Высвобождение ресурсов; Концентрация на основных процессах и функциях компании |
Неустойчивое положение на рынке вынуждает многие компании пересматривать структуру своих расходов, но не каждая из них обладает ресурсами и временем, необходимыми для глубокого изменения существующих процессов. Рассмотренная методика быстрого сокращения затрат направлена на выявление возможностей снижения издержек предприятия при помощи различных инструментов анализа текущих затрат. Несмотря на то, что методика ориентирована, прежде всего, на быстрый результат, не стоит недооценивать ее пользу. Зачастую именно краткосрочные, пусть и менее масштабные, мероприятия помогают сэкономить ресурсы, требуемые для реализации стратегических программ оптимизации затрат и мотивировать персонал к участию в изменениях.
Рис. 2. Зависимость результата от масштаба и продолжительности мероприятий.
Текст: Наталья Коношенко. Фото Freepik
Материал подготовлен на основании данных:
