Стабильность любой крупной компании, а тем более ее развитие, обеспечивается не только успехами производственных блоков. Совершенство моделей и схем работы сервисных функций оказывает огромное влияние на успешность бизнеса. Тем более если речь идет о таких ключевых направлениях, как финансы и учет. Основные мировые тенденции развития учетной функции — в материале руководителя дирекции учета и финансового контроля «Газпром нефти» — генерального директора компании «Газпромнефть Бизнес-сервис» Ольги Макрецкой.
Современные подходы к ведению бизнеса требуют от компаний внедрения технологий непрерывных улучшений в области управления финансовой функцией, связанных как со снижением операционных издержек за счет консолидации сервисных услуг, так и с трансформацией существующих процессов учета. Кроме того, постоянно усиливающаяся конкуренция требует от руководства компаний создания эффективных механизмов принятия управленческих решений за счет организации единых систем отчетности для предприятия.
Передовой международный опыт решения этих задач связан с трансформацией финансовой функции, призванной повысить ее добавочную стоимость для бизнеса. Один из основных трендов — оптимизация за счет постепенного перехода к единой унифицированной модели организации бизнес-процессов внутри компании. Эта тенденция опирается на набор ключевых направлений, успешное продвижение по которым позволяет компаниям выйти на новый уровень управления финансовыми процессами. Речь идет об унификации требований финансовой и управленческой отчетности и плана счетов, стандартизации ключевых бизнес-процессов, организации системы контроля корректности и полноты учета хозяйственных операций, а также обеспечении единой технологической платформы учета.
Однако преобразование финансовой функции в активного стратегического помощника и сервис-ориентированную структуру, сфокусированную на предоставлении дополнительных экономически рентабельных услуг, осложнено противоречиями, существующими между запросами и приоритетами бизнеса в трех сферах.
Первая из них — контроль и обеспечение достоверности информации для принятия управленческих решений. Дело в том, что требования финансовой функции к внутренним и внешним источникам информации растут в геометрической прогрессии, при этом связанные технологические решения и платформы остаются недоработанными, процессы — нестандартными, а «ручное управление» и корректирующие мероприятия существенно снижают операционную эффективность управления. Соответственно, организациям необходимо создавать технологическую платформу и заниматься организацией процессов сбора и анализа актуальной управленческой и финансовой информации, что обеспечивает единый подход к принятию управленческих решений, а значит, создает преимущества для бизнеса.
Вторая сфера противоречий — контроль соблюдения нормативно-законодательных требований: предприятия должны быть готовы к введению новых нормативных требований, сохраняя при этом неизменную операционную эффективность системы внутреннего контроля. В рамках своего развития финансовая функция неизбежно стремится преобразовывать бизнес в соответствии с требованиями и изменениями в учете (как РСБУ, так и МСФО), что может оказать существенное влияние на бизнес-процессы и системы.
Наконец, третья область, требующая особого внимания, — это сфера эффективности. Любые заметные изменения модели организации и управления бизнесом, слияния, организационные преобразования и фрагментация системных архитектур затрудняют ведение бухгалтерского и управленческого учета. Это неизбежно приводит к увеличению расходов, связанных с обслуживанием технологических платформ, снижению операционной эффективности исполнителей, несоответствиям в отчетности, а также к восприятию финансовой функции как несостоятельной единицы, не способной оперативно реагировать на нужды бизнеса.
Таким образом, учетная функция, представленная в группе компанией «Газпромнефть Бизнес-сервис», в рамках своей миссии поддержки операционной модели бизнеса и удовлетворения его потребностей должна решить несколько важнейших задач:
Компании, которым удалось добиться настоящего партнерского сотрудничества внутри собственной структуры, получают значительное конкурентное преимущество — это аксиома. Исходя из этого, для создания передовой финансовой функции, нацеленной на поддержку бизнеса в части принятия управленческих решений, необходимо не только обеспечивать эффективность, контроль и соблюдение требований законодательства, но и формировать правильное понимание бизнес-процессов. Этому мешает целый ряд проблем, например наличие нескольких «источников истины», которые служат основой для принятия управленческих решений. Причина — недостаточная интеграция между транзакционными системами, системами планирования, консолидации и управленческой отчетности. Нередко отсутствует единый источник мониторинга и анализа возможностей развития бизнеса, позволяющий правильно оценить качество исполнения стратегии компании. Но, пожалуй, одна из основных проблем заключается в отсутствии единой для всех подразделений системы отчетности.
Не имея четкой стратегии и модели корпоративного управления в период внедрения систем управленческой отчетности, многие компании довольствовались тактическим подходом к автоматизации процессов сбора, обработки и анализа деловой информации, позволив своим подразделениям разрабатывать собственные точечные решения. Такой подход неизбежно приводил к появлению избыточного количества источников данных. В подобных условиях очень сложно правильно определить фокус приложения усилий на видах деятельности, которые приносят больше выгод, обеспечить наиболее эффективное распределение ресурсов, даже создать четкую систему повышения служебной квалификации, карьерного роста и подотчетности.
При этом очевидно, что дублирование и избыточное количество технологических решений и информационных систем приводит к чрезмерным затратам. Устранение ошибок и сверка информации также требуют выделения значительных ресурсов, сложно назвать эффективным и выполнение в ручном режиме трудоемких процессов разработки локальных отчетов.
Очевидно, что необходимо создание системы единой корпоративной отчетности, призванной обеспечить «единый источник истины» на всех уровнях организационной структуры, от отдела до предприятия в целом. Наличие такой системы позволит организации:
За счет использования единого массива данных при подготовке управленческой отчетности и консолидированной отчетности по МСФО (в рамках внедрении единой системы корпоративной отчетности) возможно повышение качества информации, необходимой для принятия бизнес-решений. При этом надежность информации, анализируемой бизнесом в рамках операционной деятельности, также подтверждается результатами аудиторских процедур, которые проводятся внешним аудитором.
Созданием «единого источника истины», основанного на единой методологии сбора, подготовки и анализа финансовой и управленческой отчетности, сегодня занимаются сразу несколько крупнейших международных нефтяных компаний. Например, в Shell уже разработали единый план счетов и внедрили единую систему консолидации, заменив консолидационные системы блоков. В BP разработан и внедрен во всех ключевых подразделениях глобальный шаблон финансовых процессов для операционного учета. Процессы организации «единого источника истины» еще не завершены, однако в BP и Shell уже заявили о получении ключевых выгод и преимуществ, в частности, о повышении качества данных и ускорении сроков подготовки отчетности, а также о снижении затрат на поддержку информационных систем.
Опираясь на существующие тенденции, можно предположить, что в течение нескольких следующих лет процессы управления финансовыми функциями и подготовки финансовой отчетности в России претерпят большие изменения. Чтобы добиться успеха, компании уже сегодня должны постепенно проводить изменения, необходимые для решения вопросов, возникающих в рамках постоянного сближения РСБУ и МСФО. Кроме того, в рамках оптимизации функции финансового контроля необходимо заниматься созданием интегрированной автоматизированной среды внутреннего контроля, которая также предполагает оценку эффективности контрольных процедур и соблюдения требований законодательства.
Решение этих задач требует переосмысления роли финансовой функции и проведения дополнительных организационных изменений, которые позволят повысить прозрачность и подотчетность процессов, сформировать культуру осведомленности о механизмах контроля, улучшить процедуры управления рисками и технологиями для должного соответствия требованиям законодательства.
Очевидно, что в новых условиях функции управления соблюдением требований законодательства и финансового контроля должны быть централизованы в дирекции учета и финансового контроля, а не рассредоточены по дочерним обществам. При этом важен и вопрос интеграции различных требований системы внутреннего контроля и управления рисками с учетом требования сохранения гибкости в реагировании на нормативно-правовые изменения в будущем.
В «Газпром нефти» уже реализуются проекты оптимизации функции системы внутреннего контроля (СВК и GRC Access Control), которые позволят компании подойти подготовленными к новым внешним вызовам. А решению внутренних задач сокращения издержек и повышения эффективности должна способствовать оптимизация технологической платформы операционного учета и стандартизация процессов. Необходимый эффект достигается за счет использования ресурсов, которые в рамках стандартной модели управления были необходимы для понимания и анализа бизнес-процессов.
Пока перечень проблем, серьезно влияющих на эффективность и характерных для современного финансового и организационного состояния бухгалтерского учета, в отечественном бизнесе достаточно велик. Это и недостаточная стандартизация бизнес-процессов, и несоответствия в установлении и использовании плана счетов. При этом существующие организационные системы нередко противоречат текущим и будущим потребностям финансовой отчетности, а стандартные пути получения корректной отчетности по направлениям бизнеса вообще отсутствуют. Если добавить к этому сложности в организации учета по различным стандартам отчетности и большие временные затраты на закрытие финансового периода и вспомогательные процессы, становится понятно, что масштаб изменений должен быть внушительным.
Речь идет о преобразовании модели операционной деятельности за счет объединения в унифицированную схему всех процессов компании, начиная с управления проектами и заканчивая подготовкой финансовой отчетности. Это не только позволяет существенно экономить ресурсы — после завершения процессов унификации организация будет иметь в своем распоряжении надежную и единую финансовую функцию с изначально заложенной возможностью расширения под растущие запросы развивающегося бизнеса.
Состояние финансовой функции в «Газпром нефти» проанализировали еще в 2010 году, и на основе результатов анализа был разработан стратегический план развития, предполагающий постепенный переход к целевой операционной модели. На основании этого долгосрочного плана организационная структура компании продолжает интенсивно развиваться. Корпоративный центр постепенно отказывается от традиционной функции счетовода, переходя к ключевой роли самостоятельного бизнес-партнера, который определяет стратегию бизнеса каждого дочернего общества. В компании созданы единые центры поддержки финансовых процессов в части управления проектной деятельностью и организации бухгалтерского учета — это изменение схемы работы направлено на повышение операционной эффективности. Постепенный переход к унифицированным бизнес-процессам ведется с помощью использования единых шаблонных технологических платформ (шаблон 1С и «САПФИР»).
Таким образом, процесс трансформации финансовой функции в компании, запущенный пять лет назад, активно идет. Его конечная цель — последовательный переход к роли бизнес-партнера для дочерних обществ. И как показывает мировой опыт в сфере управления — это единственный путь к успеху.
Фото: Александр Таран
