Что необходимо для удовлетворения потребности собственников и руководителей предприятий в качественном и своевременном информировании о ситуации с кадрами.
Можете ли Вы уже в начале года сказать, какими будут Ваши затраты на персонал и какие рычаги лучше использовать, чтобы регулировать кадровый состав в сезонные пики или спады? Знаете ли Вы точную сумму, которая расходуется на обучение персонала, и прибыль на одного работника за вычетом всех полагающихся ему выплат? Чаще всего ответ на этот вопрос «нет», и это не единственная причина, по которой большинству компаний необходим эффективный контроллинг персонала. Не владея полной информацией по расходам на сотрудника, невозможно повышать производительность труда и эффективно управлять персоналом и расходами предприятия.
Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
Затраты на персонал являются одним из основных факторов, влияющих на величину расходов предприятия в целом. Но даже если штат постоянен, планирование затрат на персонал остается непростой задачей. Для удовлетворения потребности собственников и руководителей предприятий в качественном и своевременном информировании о ситуации с кадрами необходим надежный контроллинг персонала.
Современная концепция контроллинга персонала – это система внутрифирменного планирования и контроля в сфере работы с человеческим ресурсом, которая помогает «преобразовывать» стратегии в плановые величины и конкретные мероприятия, а также формировать основные положения по управлению персоналом предприятия. Эта практика подразумевает разработку и предоставление инструментов для обеспечения факторов роста производительности труда на предприятии. Главная задача контроллинга персонала – обеспечить постоянную обратную связь между планированием и анализом планов и отклонений от них.
Выделяют следующие основные функции контроллинга персонала:
В связи с широким спектром задач, выполняемых службой контроллинга персонала, можно выделить стратегический и оперативный контроллинг. Стратегический контроллинг персонала увязывает перспективы в области работы с персоналом со стратегией управления компанией. Например, если предполагается выход на новые рынки и повышение качества продукции, то должны планироваться и мероприятия по привлечению (обучению) высококвалифицированных специалистов. Оперативный контроллинг персонала реализует тактические мероприятия, ориентируясь на стратегические цели. На оперативном уровне на первом плане стоит задача достижения экономической эффективности использования кадров. Задачи стратегического и оперативного контроллинга представлены в таблице 1.
Таблица 1. Задачи стратегического и оперативного контроллинга персонала.
| Задачи контроллинга персонала | |
|---|---|
| Оперативный контроллинг | Стратегический контроллинг |
| 1. Подбор персонала 2. Расстановка кадров 3. Развитие сотрудников 4. Руководство персоналом 5. Сервис для работников 6. Маркетинг персонала 7. Мотивация сотрудников 8. Увольнение |
1. Разработка стратегии развития персонала, основанной на общей стратегии компании 2. Стратегическое планирование количественных и качественных показателей персонала во взаимосвязи с другими стратегиями предприятия (производство, клиенты, бизнес-процессы и т. д.) 3. Контроль результатов в области достижения стратегических целей по персоналу |
Как мы видим из таблицы, контроллинг охватывает все затраты и все мероприятия в области управления персоналом как на тактическом, так и на стратегическом уровнях (планирование, подбор, развитие, высвобождение потенциала, использование и управление персоналом, увольнение). Каждый из этих аспектов предполагает обязательные стадии: планирование, контроль, анализ и управление.
Контроллинг персонала позволяет повысить производительность труда и гибкость процессов и сократить частоту пропусков работы и затраты на персонал. Кроме того, контроллинг персонала предполагает повышение эффективности производственных процессов и повышение экономической эффективности предприятия.
Как организовать эффективную систему контроллинга на предприятии? Для начала определите, каким образом будет осуществляться:
Для управления затратами на персонал важно знать предельные допустимые значения различных показателей деятельности предприятия. С их помощью можно объективно оценить текущее положение дел на предприятии. Контроллинг персонала начинается с отслеживания затрат. Кроме данных о затратах важно уделять внимание структуре (возрастному составу) и квалификации коллектива. Полезна информация о событиях, дающих представление о типичном поведении работников: замечания и предупреждения, награды, подача предложений по улучшениям, активное участие и др. Подобные характеристики могут послужить для оценки улучшений. Контроллинг персонала должен систематизировать все эти данные и помочь точнее определить цели. При этом важно иметь четкое представление о том, каких именно результатов можно добиться при помощи контроллинга персонала.
Типичные характеристики, по которым оценивается персонал, представлены в таблице 2
Таблица 2. Количественные и качественные характеристики для оценки персонала.
| Количественные характеристики | |
|---|---|
| Количественные данные | Количество персонала: - количество сотрудников; - количество сотрудников, работающих полный день; |
| Количество некадровых рабочих: - временные работники; - практиканты; - ученики; - работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком; - военнообязанные; - люди, находящиеся на длительном больничном. |
|
| Структурные данные | Кадры по подгруппам: - производственные и вспомогательные рабочие; - рабочие и служащие; - производственный/технический/делопроизводственный персонал; - мужчины/женщины и др. |
| Возрастные подгруппы | |
| Подгруппы по тарифам заработной платы: - сдельная оплата труда; - повременная оплата труда; - премиальная оплата труда и др. |
|
| Численность подгрупп в общем коллективе предприятия: - количество слесарей; - количество бухгалтеров и др. |
|
| Качественные характеристики | |
| Образование | - ученики производственного обучения; - рабочие, прошедшие обучение на производстве; - квалифицированные работники; - мастера; - коммерческие служащие; - дипломированные специалисты; - инженеры |
| Последипломное образование и повышение квалификации: | - повышение разряда; - права на вождение погрузочной техникой; - обучение работе на нескольких станках (оператор-многостаночник); - знание ПК и др. |
| Дополнительные характеристики | - пройден экзамен на квалификацию инструктора; - ответственный за обеспечение техники безопасности; - годен к работе на высоте (неподверженность головокружениям); - состояние здоровья и др. |
| Данные о происшествиях и действиях сотрудников | |
| Данные о действиях сотрудников | - количество предложений по улучшению; - использование отпуска для получения образования; - использование отпуска по беременности и родам; - досрочный выход на пенсию; - ученики, прошедшие обучение на производстве, но не пожелавшие остаться на постоянную работу на предприятии; - сотрудники, выбравшие работу неполный рабочий день; - сотрудники, воспользовавшиеся предложением о повышении квалификации и др. |
| Данные о происшествиях | - количество сотрудников на больничном; - количество прогулов; - уровень текучести кадров; - опоздания; - количество сотрудниц, находящихся в декретном отпуске или в отпуске по уходу за ребенком; - данные производственного травматизма; - дни простоя (оплаченного, неоплаченного); - количество жалоб клиентов; - процент брака и др. |
| Данные о затратах | |
| Фиксированные расходы на персонал | - заработная плата и другие выплаты, предусмотренные тарифным соглашением; - тарифные надбавки; - сверхурочные; - выплаты, предусмотренные коллективным договором; - отчисления на пенсионное страхование; - взносы социального страхования; - прочие социальные выплаты; - отпускные; - оплата праздничных дней; - выплаты заработной платы в период болезни; - выплаты по беременности и родам и др. |
| Переменные затраты на персонал | - выплаты сверх тарифного соглашения; - прочие добровольные выплаты; - премиальные и дополнительные выплаты; - гонорары; - добровольные выплаты на социальные нужды и др. |
| Затраты на развитие персонала | - расходы на подбор персонала; - расходы на подготовку и повышение квалификации; - затраты в связи с переводом сотрудника в другой регион; - расходы на управление персоналом и социальное обеспечение; - расходы на сокращение персонала и др. |
| Производственные характеристики | |
| Производственные характеристики | - объем реализации на одного сотрудника; - выработка на одного сотрудника; - техническое обслуживание на одного сотрудника; - время нахождения в пути и время работы; - продуктивное и непродуктивное время работы; - процент брака; - эффективное рабочее время и время присутствия на рабочем месте; - количество обслуженных клиентов на одного сотрудника и др. |
Количественные и структурные индикаторы важны для определения структуры кадрового состава. Выбор индикаторов зависит от размера предприятия и от цели, для которой эти данные собираются. После сбора данных имеет смысл сравнить их с аналогичными данными по предприятиям схожего профиля и размера, чтобы определить, как соотношение основных и вспомогательных работников, численность административного персонала, возрастная структура персонала и другие показатели соотносятся со средними по отрасли данными.
Качественные характеристики позволяют более эффективно осуществлять кадровое планирование. Изучение возможностей использования дополнительного потенциала работников помогает более объективно выбирать кандидатов на новые должности, распределять функции и делегировать полномочия, планировать распределение кадров в случае непредвиденных ситуаций (резкое повышение спроса на один вид продукции, необходимость временной замены уволившихся или ушедших в отпуск коллег и др.).
Данные о действиях сотрудников и происшествиях дают представление о характерном для сотрудников поведении. Долгосрочный сбор таких данных, а также их сравнение с данными других предприятий помогают разобраться в типичных формах поведения сотрудников предприятия. Данные о происшествиях сигнализируют о важных характеристиках труда на предприятии, например, показатели травматизма указывают на отношение к правилам техники безопасности, а уровень текучести кадров – об уровне удовлетворенности своей работой.
|
Рассмотрим важность контроллинга персонала на практическом примере. Директор немецкого мясоперерабатывающего завода столкнулся с проблемой частых опозданий сотрудников и решил найти возможность максимально их сократить. Для начала необходимо четко сформулировать цели. Сделать это можно, лишь зная масштаб проблемы, а именно частоту и продолжительность опозданий. О планах снизить частоту опозданий были уведомлены работники производственного цеха и отдела продаж. В течение апреля письменно фиксировались случаи позднего прихода на работу и слишком длительного обеденного перерыва. Полученные данные были разделены на количество сотрудников на всем предприятии, и оказалось, что средний показатель опозданий на одного сотрудника составляет 10 минут в день. При количестве работников (15 человек) и рабочих дней (20) это составляет 50 рабочих часов в месяц. Прежде чем, как предпринять какие-либо шаги, руководитель поставил перед собой и предприятием четкую цель: на первом этапе сократить время опозданий на 50%. Как показывал опыт других предприятий, столкнувшихся с аналогичной проблемой, введение системы штрафов не помогает существенно изменить ситуацию. Тогда было решено не вводить систему наказаний, а сначала определить причины опозданий. Является ли причиной опозданий сотрудника долгая дорога на работу, плохое транспортное сообщение, отсутствие мотивации или семейные обстоятельства (необходимость отвозить детей в школу и т.д.)? После анализа причин руководитель совместно с сотрудниками разработал шаги, направленные на улучшение ситуации: был введен гибкий рабочий график. Такое решение имеет множество преимуществ:
Недостатки, такие как некоторые споры по поводу графика или возросшие административные расходы, компенсировались значительным сокращением расходов на персонал из-за пропусков и опозданий. |
Данные о затратах помогают лучше ориентироваться в структуре расходов на персонал. Только после этого можно ставить цели их сокращений. Необдуманные программы по сокращению затрат могут повлиять на весь производственный процесс или серьезно подорвать мотивацию сотрудников. Во избежание этого полезно подключить к работе над сокращением затрат самих сотрудников.
Для сокращения расходов необходимо собрать все значимые сведения, например:
Только после сбора и анализа всех данных по затратам на персонал можно разрабатывать мероприятия по их сокращению.
Производственные характеристики позволяют оценить продуктивное и непродуктивное рабочее время. Существует целый ряд факторов, приводящих к непродуктивному использованию рабочего времени: простои, болезни сотрудников, отпуск, санаторное лечение, несчастный случай на производстве, сложные погодные условия при работе на открытом воздухе и др. Учесть все многообразие факторов для каждого из сотрудников (особенно на крупных предприятиях) сложно или вовсе невозможно, поэтому гораздо эффективнее концентрироваться не на рабочем времени каждого сотрудника, а на продуктивности различных групп внутри предприятия (для этого и проводится структурный анализ штата). Часта ситуация, когда опоздания или отсутствие одного работника «прикрывают» его коллеги, не позволяя этой ситуации влиять на работу отдела. Такой подход позволяет сохранить общую эффективность труда на высоком уровне, не вводя слишком жесткие ограничения для сотрудников, а сохраняя определенную мобильность и гибкость внутри групп.
Производственные характеристики информативны только в сравнении, поэтому целесообразно соотносить полученные результаты с лучшими и средними показателями по отрасли.
Производственные характеристики можно рассчитать на основании данных по персоналу. К примеру, рассчитать такой параметр как объем реализации на одного сотрудника довольно легко:
Объем реализации на одного сотрудника = (€540 000 (валовой оборот)) / (12 сотрудников) = €45 000
Эти цифры как таковые не особо информативны, но ситуация кардинально меняется, если их дополнить обязательными расходами, связанными с персоналом: зарплата, выплаты по больничным и декретным отпускам, расходы на спецодежду, обучение и повышение квалификации и проч. В результате становится понятно, что расходы на персонал поглощают большую часть выручки.
Расходы на одного сотрудника = (€480 000 (расходы на персонал)) / (12 сотрудников) = €40 000
На основании этих примеров руководители предприятий должны принять решение: либо они повышают объем реализации на одного сотрудника, либо сокращают расходы на персонал после анализа и сравнения видов и статей затрат. Нельзя также забывать о данных по непродуктивному рабочему времени.
К примеру, руководители могут провести следующие мероприятия:
При внедрении всех этих мероприятий на практике полезно воспользоваться помощью специалистов из консалтинговых компаний или опытом других предприятий.
Создание информационно-справочной системы расходов на персонал.
Без постоянного отслеживания расходов на персонал невозможно понять, приносят ли предпринимаемые меры какие-либо плоды и не требуется ли их корректировка. Эффективный контроллинг персонала является неотъемлемой частью грамотного и успешного управления предприятием. Даже небольшие предприятия должны вести регулярный учет данных по персоналу.
Управление всем объемом данных требует немалых усилий и времени. Простого начисления зарплаты, составления статистики и перечисления всех социальных выплат недостаточно. При помощи современного программного обеспечения можно создать собственную информационно-справочную систему расходов на персонал. Это позволит организовать данные по персоналу в банки данных, что упростит их использование. Такая информационная система должна иметь как минимум следующие функции:
Вследствие изменений в технологиях и производственных моделях, роль человеческих ресурсов в обеспечении экономической эффективности предприятия заметно возросла, и сегодня контроллинг персонала является важной частью концепции управления персоналом. Использование современных технологий упрощает ведение кадровой документации и при этом высвобождает время для других насущных задач. Имея в своем распоряжении всю информацию о состоянии человеческих ресурсов на предприятии, легче принимать объективные и эффективные решения относительно повышения производительности персонала и сокращения затрат. Однако важно отметить, что контроллинг персонала не должен превращаться в жесткую стандартизованную систему, ограничивающуюся лишь показателями из финансового и управленческого учета. Использование также социально-психологических характеристик сотрудников будет способствовать росту объективности в измерении и оценке главного ресурса – персонала предприятия.
Текст: Ольга Гончарова. Фото: Александр Чикин, strana-rosatom.ru
Материал подготовлен на основании данных:
