Первая грузовая компания 0 комментариев

Как и зачем мы автоматизировали подачу инициатив от сотрудников. Часть 1

Теперь вместо многочисленных Excel-файлов, почты, служебных записок и прочих артефактов мы получили единый быстрый и структурированный процесс.

Меня зовут Олег Северинов, я занимаюсь управлением ИТ процессами в Первой грузовой компании (далее – «ПГК»). Сегодня расскажу, как мы реализовали внутреннюю систему подачи, сбора и обработки инициатив от сотрудников компании. Теперь вместо многочисленных Excel-файлов, почты, служебных записок и прочих артефактов, ручного согласования предложений, мы получили единый быстрый и структурированный процесс.

Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!

Как было или идеи на миллионы в Excel

Четвертый год в компании развивается система непрерывных улучшений: каждый специалист может предложить способ улучшения любого процесса от перевозки груза, ремонта вагонов до устройства офиса или взаимодействия с коллегами. Если такое предложение помогает компании сэкономить, инициатор получает денежный бонус, плюс опыт реализации этого проекта. Поступательный апгрейд стал частью внутренней культуры, мы масштабируем идеи и следим за их эффективным внедрением. Например, за 2020 год сотрудники предложили около 1,5 тысяч идей, из них 500 инициатив утвердили для внедрения, экономический эффект составил более 3 млрд рублей. В 2021 году количество предложений увеличилось до 2,5 тыс., было принято 800 идей, что в 1,6 раз больше. При этом пропорция 3 поданные идеи на 1 принятую сохранилась. Для того, чтобы не зарыться в огромном количестве инициатив, мы автоматизировали внутреннюю систему их подачи и сбора.

Изначально все идеи сотрудников собирали на внутреннем корпоративном портале. В разделе «Банк идей» коллеги писали свое предложение и прикрепляли к нему нужные файлы с расчетами самого разного вида и содержания, единого стандарта не было. Под этим сообщением разворачивалась дискуссия с вопросами и комментариями, тут же свой вердикт писали и ответственные за согласование предложений, и руководители, и пользователи. Выглядело это как страница на форуме. Рассмотрение, принятие решений, маршрутизация ответственным экспертам и обновление статусов производились вручную. Для систематизации работы и оценки возможных эффектов от внедрения инициативы реестр инициатив выгружался в Excel (как известно Excel убил не одну ERP-систему) и дополнялся необходимыми расчетами. Ответственным требовалось много времени и сил, чтобы разобраться во всех этих материалах, постоянно их актуализировать, а инициаторы не знали, на какой стадии согласования или реализации находится их предложение.

С увеличением количества подаваемых инициатив стало понятно, что формат работы с идеями надо автоматизировать. К слову, в компании порядка 3 тыс. сотрудников. Если каждый подаст хотя бы одну инициативу за год, очевидно, что «в ручном» режиме перенаправлять, отслеживать и менять их статус будет крайне сложно и для этого потребуется отдельная команда. Поэтому мы решили реализовать «Банк идей» на платформе ServiceNow, так как процесс жизненного цикла инициативы довольно легко ложится в сервисную модель: у каждой инициативы свой уникальный номер, но при этом одинаковый рабочий процесс обработки, набор статусов, утверждений и эффектов.

Почему выбрали эту платформу

С этой платформой мы работаем с 2017 года и автоматизировали на ее базе ряд внутренних сервисных услуг: взаимодействие с блоками IT, HR, АХО, бухгалтерией, юристами, а также процессы производственных подразделений компании.

Что еще нас заинтересовало в этой платформе:

  1. архитектура продукта построена на связанных друг с другом справочниках,
  2. опыт автоматизации предыдущих сервисных процессов позволил реализовать рабочий процесс обработки идей с минимальным временем на программирование (до этого уже были созданы все справочники в рамках других процессов, мы использовали стандартный функционал).

Учитывая предыдущий позитивный опыт, мы решили использовать ее и для реализации «Банка идей».

СКАЧАТЬ: Специальный выпуск «Цифровое производство: сегодня и завтра российской промышленности»

Как запускали

Что нам важно было реализовать в «Банке идей»:

  1. Автоматизировать подачу инициативы через единую форму для всех направлений работы компании.
  2. Настроить маршрутизацию рассмотрения инициатив профильными экспертными комитетами.
  3. Выстроить процесс согласования идей и их корректировки.
  4. Сформировать внутри идеи план ее реализации.
  5. Реализовать калькулятор эффектов для мониторинга достижения планируемых результатов.
  6. Разработать дашборды и отчетные формы с оперативной отчетностью, статистикой и аналитикой.

Cервисный подход к инициативам

К любой задаче, имеющей начало и конец, можно применить сервисный подход, то есть разбить на этапы, определить ответственных, назначить сроки, статусы и так далее. Применяя такой подход к инициативам сотрудников, мы разложили работу с идеями на следующие этапы:

  1. Оценка профильного подразделения.
  2. Оценка финансового блока.
  3. Рассмотрение экспертными советами.
  4. Внедрение.
  5. Оценка эффектов (сейчас работаем над этим пунктом).

Условно, у меня есть идея, как снизить время простоя вагонов под грузовыми операциями. Я завожу это предложение в «Банк идей», оно попадает в департамент организации перевозок ПГК, где эксперты проверяют - действительно ли нужно внедрять эту идею. Представим, что они выносят вердикт – производственный смысл есть. После этого инициативу рассматривают финансисты и приходят к выводу, что планируемые на внедрение проекта затраты с лихвой окупятся по итогу. Дальше производственные и финансовые эффекты рассматривают на экспертных советах. Если инициатива успешно прошла первые 3 пункта и признана действительно важной для компании, ей дается зеленый свет на внедрение. Формируются планы внедрения, проектные команды и прочее.

Пятый пункт мы сейчас прорабатываем. Суть в том, что по ходу реализации идеи мы ведем постоянный мониторинг эффектов. Например, согласно плану, идея принесет нам за год 1,2 млн рублей. Это значит, что каждый месяц компания должна получать в среднем по 100 тыс. от ее реализации. Построить такой мониторинг крайне важно. Мы не сразу пришли к тому, что нужно замерять эффект не только по итогу проекта, но и в процессе. Для этого мы детально описываем производственные и финансовые эффекты, разбиваем их на периоды контроля, после чего передаем данные коллегам для оценки плановых и фактических результатов.

Подача инициатив и калькулятор эффектов

Расскажу по порядку, как выглядит полный жизненный цикл от подачи инициативы до ее рассмотрения.

Первое – подача инициатив. Сотрудник заполняет специальную форму, в которую включены основные критерии:

  • название,
  • направление (какой сферы касается идея: ремонт, организация движения вагонов, внутренние процессы компании и так далее),
  • масштабируемость проекта,
  • регион реализации,
  • инициаторы,
  • решаемая проблема,
  • расчет экономической эффективности,
  • прогнозный экономический эффект и другие.
0 комментариев
Отправить
обсуждения
Пишите нам в редакцию, об экскурсиях на какие предприятия вы хотели бы больше узнать - постараемся с... Шедевры промышленного туризма: музей шоколада в Кельне
Еще более 350 других идей вы можете посмотреть на форуме портала в разделе "Бережливое производ... Колесо эффектов: два рацпредложения на 43 млн. рублей
Интересно как организован документооборот и архив на этом предприятии и есть ли в штате технологи. К... Цифровизация производства: посмотрите телевизор… в цехе
А какое именно специальное программное обеспечение использовалось? Конструируя результат: система управления проектами РусГидро
Полная версия статьи - в альманахе "Управление производством", это было указано в данном м... Программа «30/30/30»: новая парадигма эффективности завода «Август-Алабуга»
Узнайте больше Альманах “Управление производством” 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов
Альманах “Управление производством”