Расскажем, как в Первой грузовой компании разработали инструмент расчета эффектов.
Мы уже рассказывали о внутренней системе подачи, сбора и обработки инициатив сотрудников «Банк идей», реализованной в логистической компании ПГК, в одной из прошлых статей ( см. Как и зачем мы автоматизировали подачу инициатив от сотрудников. Часть 1). В этот раз остановимся подробнее на функции «калькулятор эффектов», которая вызвала интерес в прошлом материале. Про сам инструмент, его интерфейс и разные опции рассказал руководитель направления архитектуры ИТСМ Дмитрий Бессонов.
Начнем с калькулятора эффектов. Как следует из названия, этот инструмент помогает оценить какой эффект принесет реализация инициативы. Допустим, сотрудник компании предлагает изменить маршрут доставки груза. С помощью калькулятора можно посчитать что в результате получит компания: насколько быстрее будет прибывать вагон в пункт назначения, сколько средств сможет сэкономить оператор и так далее.
Эффекты, которые мы измеряем, делятся на технические и экономические. Если в результате внедрения идеи сотрудника сократится время подготовки или ремонта вагона, уменьшится оборот вагона, удастся исключить порожние пробеги или сократить их количество — это будет техническим эффектом. Увеличение доходности операции с вагоном, сокращение затрат на подготовку подвижного состава, его ремонт и передислокацию — примеры экономических эффектов инициативы.
Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
Расчет эффектов происходит автоматически при работе с карточкой инициативы. После того как сотрудник заполнил перечень атрибутов (указал цель и решаемую проблему, срок реализации проекта и прочее), он переходит к вычислению экономического эффекта в специальной вкладке. Расчет происходит по одной из 30-ти утвержденных методик, которые подразделяются по основным производственным направлениям. К слову, методики для «Банка идей» разрабатывала целая команда. Коллеги проанализировали разные варианты оценки экономического и технического эффектов инициатив, сгруппировали похожие подходы по направлениям оптимизации, систематизировали и закрепили в виде методик с единым расчетом, выбором источников данных и набором ограничений. По ходу развития «Банка идей» появляются новые методики. Каждую из них утверждают эксперты методологического центра компании, только после этого мы добавляем их в калькулятор.
В каждой методике содержится формула для расчета. Так выглядит методика расчета экономического эффекта для инициативы по сокращению простоя вагонов под грузовыми операциями
А это пример формулы для расчета экономического эффекта инициативы по груженой маршрутизации вагонов:
Пользователь вводит необходимые данные и дальше система производит расчет по заложенной формуле
Например, нам нужно посчитать эффект от инициативы по сокращению времени простоя вагонов под грузовыми операциями. В предложенной формуле необходимо указать количество вагонов, сколько часов они простаивали до реализации инициативы и сколько часов будут простаивать после внедрения. Результат от инициативы система вычислит по формуле и покажет сколько средств сэкономит компания. Причем эффекты указываются по каждому месяцу в отдельности, после чего рассчитывается общий эффект инициативы за весь период в целом.
Пример расчета для инициативы по сокращению порожнего пробега:
Для каждой группы инициатив калькулятор предлагает определенный список полей в зависимости от методики и формулы расчета. Например, для решения по оптимизации простоя вагонов в плановом ремонте потребуется указать информацию об участке железной дороги, виде ремонта, станции примыкания вагоноремонтного предприятия и так далее. При расчете технических эффектов используются другие параметры, без учета экономической доходности.
До того, как мы запустили автоматический расчет эффектов, сотрудники делали это вручную (в excel или на бумаге) и загружали в карточку инициативы итоговые цифры. Актуальные данные для расчетов приходилось самостоятельно искать в справочниках. Отмечу, что эти значения в каждом месяце разные. В основе расчетов лежали те же самые формулы из утвержденных методик, однако при подсчете периодически возникали ошибки: специалисты могли перепутать цифры, забыть умножить одно значение на другое и так далее.
Сейчас все формулы забиты в калькулятор и система считает сама. После запуска калькулятора скорость расчета эффектов выросла в разы, количество ошибок существенно сократилось.
Так выглядит в системе вкладка с плановыми эффектами:
Для пользователей в калькуляторе введены подсказки с уточнением, какие данные нужно указать в определённой строке и в каком справочнике их можно найти. В дальнейшем мы планируем настроить интеграцию со справочниками для текущих значений, чтобы они также подтягивались автоматически из системы и не было необходимости заполнять руками эти поля. К слову, справочники мы ведем в ERP системе и передаем их в единое хранилище MDS.
Сейчас система хранит данные по доходности и сезонности перевозок. Эти значения калькулятор тянет из справочников: берет актуальное значение согласно месяцу и выбранному виду вагонов. Поэтому эффект от инициативы будет меняться от месяца к месяцу в зависимости от текущей ситуации в компании. Если доходность и сезонность в системе меняется, запускается автоматический перерасчет по всем инициативам. Привлекать сотрудников для обновления данных вручную не надо.
Как я говорил выше, калькулятор привязан к методикам, поэтому вести его и забивать с систему новые формулы могут сотрудники без IT бэкграунда. Для настройки работы калькулятора не нужны администраторы. Это удобно, потому что методики периодически обновляются.
Еще одна фишка калькулятора — система помогает пользователю провести расчеты по тем формулам, которые не учтены в методиках. Например, для инициатив из категории «прочие» нельзя прописать формулы заранее, потому что, как правило, в нее попадают абсолютно разные предложения от технических по ускорению движения вагонов и оптимизации затрат на хранение деталей до идей по автоматизации процессов, обучению в компании и обустройству офиса. Тем не менее, когда сотрудник предлагает такую идею, он производит расчеты по определенной формуле, которая еще не внесена в систему. Работу с такими формулами мы тоже постарались автоматизировать и зашить в калькулятор. Работает это так: пользователь заводит формулу, параметры из которых она состоит, а система производит по ней расчет в моменте.
В системе есть формулы и для расчета нескольких эффектов в рамках одной инициативы. В этом случае калькулятор подсчитывает какой вклад вносит каждый из эффектов в общую сумму.
Ниже пример такой формулы для инициативы с тремя эффектами:
При разработке калькулятора мы учитывали все особенности процесса подачи инициатив. О том, какие этапы проходит каждая предлагаемая идея и кто ее рассматривает, мой коллега рассказывал в прошлой статье, поэтому не буду подробно останавливаться в этот раз. Отмечу только, что всего таких этапов пять, все инициативы проходят проверку и согласование экспертов на разных уровнях: от профильных департаментов до финансистов и экспертного совета. Так, во время согласования предложенной идеи профильные подразделения могут не согласиться с предлагаемым эффектом и отправить идею на доработку. Чтобы специалист мог оперативно пересчитать результат, в калькуляторе предусмотрена возможность корректировки исходных значений.
Помимо плановых эффектов, которые закладываются на этапе рассмотрения инициативы, эксперты компании отслеживают и фактический результат по каждому предложению. Для этого в калькуляторе помимо вкладки с плановыми эффектами есть еще одна вкладка с фактическими эффектами, куда коллеги по той же схеме вносят данные по итогам каждого месяца. Например, в сентябре вместо отправки запланированных 100 вагонов ушло только 90 из за чего сумма фактического эффекта будет отличаться от плановой. Калькулятор пересчитает итоговую сумму с учетом актуальных данных по доходности парка за необходимый период.
Пример таблицы с фактическими эффектами:
Для определения разницы между планом и фактом у нас настроены отчеты, основная их часть формируется в Qlik Sense. В них можно посмотреть, как менялись цифры, кто и на каких этапах согласовывал и редактировал размер эффектов, какие данные в итоге пошли в ведомость и так далее. Оперативные показатели мы собираем в тикет системе во встроенном модуле отчетности.
Расскажу немного про работу с данными фактического эффекта. Чтобы инициаторы вовремя вносили информацию с фактическими данными от реализации их инициативы, у нас есть кнопка согласования этой информации. С ее помощью мы раз в месяц запускаем процесс проверки: система выбирает те инициативы, где информация в нужных строчках отсутствует, и направляет авторам инициатив уведомление.
С помощью дашбордов мониторинга мы видим сколько у нас инициатив уже с внесенными фактическими эффектами, а в скольких еще нужно добавить данные. После того, как период внесения фактических эффектов заканчивается и наступает день Х, система откатывает процесс обработки инициативы на предыдущий статус, с которого запускалась проверка.
Пример дашборда мониторинга:
После того, как сотрудники внесли информацию по фактическим эффектам, ее необходимо согласовать (вдруг кто то из коллег ошибся и указал не ту цифру). Аналогичным образом с помощью специальной кнопки мы запускаем процесс верификации этих данных. Система делает выборку карточек инициатив по нужным параметрам и для них создает записи проверки.
Согласованием данных фактических эффектов занимаются разные эксперты компании, поэтому важно проинформировать их в правильном порядке. Для этого в системе хранится матрица согласующих, согласно ей, карточка с инициативой направляется на соответствующих специалистов.
Эта матрица собрана в виде конструктора. В ней есть табличка с условиями — статус инициативы, в каком филиале компании она реализуется, кто инициатор и так далее. Мы сделали эту матрицу максимально простой и понятной, чтобы вести ее мог любой сотрудник без необходимой IT квалификации.
Пример матрицы согласования инициатив:
В калькуляторе мы также внедрили функцию аудита помесячных эффектов. Она нужна для того, чтобы видеть какие результаты изначально закладывал инициатор в свое предложение, с какими экономическими эффектами была согласована инициатива и вносились ли какие то корректировки после согласования.
Калькулятор эффектов команда делала с нуля в кастомных таблицах. В тикет системе, где мы реализовали «Банк идей», нет аналогичного встроенного модуля. Поэтому вся визуализация была написана в html с использованием js скриптов.
Интерфейс калькулятора мы выстроили в виде матрицы, чтобы было удобно фиксировать все данные в единой таблице. В системе эти данные хранятся по таблицам, блок по каждому месяцу — это отдельная сущность, с информацией о том, какой месяц мы анализируем, вид вагона, значение экономического эффекта. Параметры, которые вводят пользователи для расчета эффектов, хранятся как отдельные связанные записи.
Кроме того, мы реализовали связки полей в карточках инициатив, где это предусмотрено методикой. Например, для инициатив связанных с ремонтом вагонов важна связка между видом вагона и вагоноремонтным предприятием. Использование таких связок в калькуляторе необходимо для более глубокой аналитики со стороны бизнеса.
Для каждой связки формируется отдельный калькулятор, где производится расчет планового и фактического эффектов. При внесении эффектов пользователь видит «выпадающий список» с выбором конкретной связки.
Учитывая, что в некоторых инициативах связок больше одной, это решение помогло упростить и ускорить «отрисовку» интерфейса калькулятора.
Пример карточки инициативы:
Учитывая, что для бизнеса важно видеть не только статусы по каждой поданной инициативе, но и понимать какой процент идей еще в работе или уже согласован, в сервисе есть разбивка на укрупненные этапы. Сюда входят создание, утверждение инициативы, реализация, фактические эффекты. Информация о текущем этапе каждой инициативы отображается в ее карточке. Также там можно увидеть сколько средств приносит ее реализация компании на каждом из этапов.
Информация об этапе инициативы видна в верхней части карточки:
Все поданные сотрудниками инициативы проходят несколько этапов согласования с разными экспертными группами. Об этом рассказывали в прошлой статье. В этот раз остановлюсь на сроках согласования. Чтобы коллеги не затягивали с проверкой, мы зафиксировали в системе крайний срок согласования инициативы в целом, а также по каждому этапу в отдельности. Например, если профильный департамент рассматривал инициативу дольше отведенных 5 суток, общий срок проверки сдвинется и будет нарушен. В системе, при этом, будет видно, на каком из этапов произошла заминка. Такая функция отслеживания нужна в первую очередь для соблюдения графика работы с инициативой: не получится отложить рассмотрение предложения коллег на потом, когда все участники процесса работы с идеей от инициатора до экспертной комиссии заинтересованы в оперативной проработке вопроса. Соблюдение сроков — это один из критериев KPI команды по итогу работы. Кроме того, если рассмотрение идеи застряло на каком то из этапов — это сигнал для инициатора о том, что возможно в предложении не хватает каких то данных и его стоит доработать.
Над проектом «Банк идей», как и над другими продуктами компании, работала кросс функциональная команда. Это не только сотрудники нашей ИТ компании «ПГК Диджитал», но и сотрудники из производственной системы, которые продвигают проект подачи инициатив внутри ПГК с точки зрения бизнеса. Для выстраивания логики цифрового решения нам было важно понимать нюансы всего процесса работы с инициативой от подачи до согласования и подсчета фактических эффектов. Именно коллаборация сотрудников из разных блоков помогла детально проработать весь функционал и учесть все особенности.
Сейчас «Банком идей» регулярно пользуется большая часть компании. Отмечу, что в ПГК порядка 3 тыс. сотрудников. На данный момент через систему подано более 6 тысяч инициатив. Мы продолжаем дорабатывать сервис, делать его удобнее для внутренних пользователей. В ближайших планах займемся автоматизацией расчеты фактических эффектов в калькуляторе. Это позволит снять значительный пласт работы с инициаторов и проверяющих, устранить ошибки при внесении данных и исключить попытки изменить результат. Но об этом как нибудь в другой раз.
Помимо «Банка идей» у компании много других IT решений, сейчас в работе более 150 цифровых проектов, связанных с логистикой и не только. Будем и дальше рассказывать о них, поэтому следите за обновлениями.
