Из опыта успешно реструктуризируемых предприятий.
Мария Мясникова - Центр управленческого консультирования "Решение", г. Санкт-Петербург
В последнее время многим компаниям все чаще и чаще приходится задумываться о том, каким образом им придется работать на рынке в будущем. Ведь приходиться учитывать увеличивающееся число крупных иностранных предприятий, которые приходят на российский рынок с их мощными финансовыми, интеллектуальными и технологическими ресурсами. Это, безусловно, повлечет за собой изменение в расстановке сил. И чтобы выжить российскому производителю товаров и услуг придется конкурировать с мировыми именами, а для этого важно быть хорошо подготовленными к достойной борьбе. Конечно, любая компания знает, как именно ей лучше подходить к мобилизации своих сил в сложившихся условиях: кто-то делает акцент на повышении производительности труда, кто-то продает свой бизнес более крупному партнеру. Иные пытаются воздействовать на все показатели предприятия в целом, осуществляя его коренную реструктуризацию. Именно так и поступила известная на российском отраслевом рынке компания "Международные полиграфические системы "ИПРИС".
"У нас был очень четкий алгоритм действий, - говорит директор по организационному развитию и персоналу компании ИПРИС Мищенко Александр. - Сначала у нас появились целевые стратегические показатели, для достижения которых были преобразованы основные бизнес - процессы компании. Отправной точкой любого нового внедряемого бизнес - процесса являлось стремление в максимальной степени удовлетворить потребности клиентов: внешних или внутренних".
Реорганизация структуры обозначила важный этап реинжиниринга компании. Два года назад ИПРИС перешел от линейно - функциональной к матрично - девизиональной структуре. Были выделены штабные и линейные подразделения. Линейные - занимаются реализацией товаров и услуг компании на рынке в различных регионах страны. Штабные - базируются в Петербурге, и ответственны за вопросы управления и обеспечение деятельности линейных подразделений, в том числе, посредством разработки, внедрения, контроля реализации и совершенствования основных политик, бизнес - процессов, процедур, нормативов, стандартов, регламентов, положений, инструкций и т.д.
"Работа над всем этим обозначается у нас термином "операционная деятельность" (от слова операция), основой которой является описанная совокупность элементарных действий работников в логической последовательности и сопровождающие их потоки информации и документооборота. Специалисты штабных подразделений, помимо обработки и анализа различной информации, преимущественно заняты операционной деятельностью, формализуя оптимальным образом деятельность линейных подразделений. Мы сняли эту функцию с руководства линейными подразделениями, оставив в их компетенции сбор рыночной информации и непосредственную работу с клиентами. Точное соблюдение работниками основных бизнес - процессов обеспечивает гарантируемый результат деятельности линейного подразделения. В итоге, при выполнении плановых показателей, у наших сотрудников появилась возможность зарабатывать заметно больше, чем в среднем на отраслевом рынке. Это позволяет нам привлекать специалистов достаточно высокого уровня".
В целом реорганизация вывела отношения с персоналом компании на новый уровень развития. Создание оптимально сбалансированной структуры линейных подразделений привело к созданию нового штатного расписания и новой системы стимулирования работников.
"Нам теперь абсолютно понятно, какие требования предъявлять к людям, которые задействованы в основных бизнес - процессах. Поэтому мы достаточно легко вышли на описание параметров и качеств сотрудников, предъявляемых на каждом этапе рабочего процесса и спецификацию личностей, находящихся на той или иной должности. Это повлекло за собой создание точно сформулированных должностных инструкций и иных документов, регламентирующих деятельность сотрудников. Теперь каждый получает четкие рабочие и технологические инструкции в точном соответствии с реализуемыми бизнес - процессами. Кроме этого, создана и проводится система обучения для адаптации сотрудников компании к обновленным стандартам и требованиям.
У нас уже создан целый ряд документов, которые сопровождают основные бизнес - процессы. Например, определение потребности в персонале, поиск, привлечение, отбор, прием на работу новых сотрудников и их интеграция в компанию теперь ведутся по внутрифирменным стандартам. Также у нас появилась возможность провести объективную оценку и аттестацию персонала, наметить индивидуальные планы развития, карьерного роста, обучения и т.д.".
Еще одной чертой проводимой реструктуризации стало формулирование новых требований к внутренним документам компании. Идеальный документ должен быть простым, доступным в изложении и максимально понятным для исполнителя. Если абсолютно любому человеку "с улицы" дать прочитать этот документ, и попросить пересказать своими словами, то пересказ должен точно соответствовать замыслу разработчика. А это, как известно, не так уж просто сделать в отношении профессиональной документации.
Реинжиниринг бизнес - процессов обусловил усовершенствование логистической модели компании. Была разработана оптимальная схема управления товарными ресурсами с целью достижения больших оборотов на гораздо меньших товарных запасах. Таким образом, были высвобождены значительные оборотные средства, ранее "омертвленные" в складских запасах. Это позволило наполнить новую систему материального стимулирования работников финансами.
Проводимые в ИПРИС преобразования потребовали радикальной смены корпоративной информационной системы. Новая "КИС" (корпоративная информационная система) позволила выполнить комплексную автоматизацию деятельности компании, а также осуществить информационное обеспечение принятия управленческих решений. В итоге, управление компанией существенно облегчено. Раньше руководство довольствовалось отчетами, которые постфактум предоставляли директора линейных подразделений. Достоверность этих отчетов подчас подвергалась руководством сомнению, но иного источника информации из подразделений у нас тогда не было". Теперь получение любых отчетов в любом разрезе возможно в режиме реального времени непосредственно в Петербурге. Деятельность каждого сотрудника от директора линейного подразделения до торгового представителя теперь подконтрольна и головному офису, и им самим. Всегда можно просмотреть и проанализировать любую сделку в различных регионах России. "Получаемая объективная информация открыла новые возможности для анализа и оценки бизнеса, что позволяет оперативно принимать точные управленческие решения. Если пользоваться военной терминологией, то раньше мы использовали тактику "коврового бомбометания", сыпали много бомб на территорию, не зная достоверно, где находится цель - тем самым, нерационально использовали ограниченные ресурсы для достижения результатов. А сейчас мы используем в управленческой практике "точечные воздействия". Теперь нам абсолютно понятно, что нужно осуществить для улучшения деятельности и предприятия, и конкретного подразделения, и данного сотрудника, настолько все наглядно. Кроме того, теперь торговые представители имеют возможность рассчитать в КИС свою заработную плату на любой день и предпринять усилия для ее увеличения, например, позаботившись об уменьшении дебиторской задолженности клиентов закрепленных сегментов.
Подобные нововведения дали дополнительное преимущество для ИПРИС в маркетинговой деятельности. Раньше российский полиграфический рынок оценивался преимущественно методом экстраполяции, на основании точной информации лишь об относительно небольшом количестве клиентов. Теперь у ИПРИС появилась возможность иметь достоверную маркетинговую информацию на основании полного описания каждого действующего лица целевого рынка.
Одним из закономерных результатов начавшейся реорганизации стало увеличение объема продаж в Северо-Западном филиале компании более, чем на 70% в течение трех месяцев. Уменьшилась численность компании, снизились издержки, увеличились оборачиваемость, прибыль, капитализация, производительность труда работников.
Реорганизация компании стала для всех сотрудников тестом на профессионализм и лояльность. Не все смогли принять для себя необходимость перемен. За последние два года компания рассталась с некоторыми руководителями и специалистами, в том числе, с рядом ТОП-менеджеров. На их место пришли профессионалы, которые удачно вошли в состав коллектива инноваторов. Теперь они составляют слаженную команду единомышленников.
В ограниченном объеме статьи невозможно рассказать обо всех преобразованиях, осуществляемых в ИПРИС, таких как новые системы планирования, бюджетирования, маркетинга, продаж, обслуживания клиентов, управленческого учета и других. По заявлению Александра Мищенко, ИПРИС стремится стать высокотехнологичной компанией с отлаженными бизнес-процессами, с развитой корпоративной культурой, конкурентоспособной не только на российском, но и на любых других рынках. Это достаточно амбициозные цели. Мы к ним шли достаточно долго. И, просчитав свои возможности, решили, что нам это по силам. Для того, чтобы достичь поставленных целей, еще предстоит большая работа, но первые промежуточные результаты свидетельствуют, что мы на правильном пути. Так что главные новости от ИПРИС - еще впереди!".
Что ж, надеемся, что опыт успешной реструктуризации компании ИПРИС вдохновит многих российских руководителей воздействовать и изменять ситуацию на своих предприятиях, и не бояться ставить высоких целей. Ведь, как известно, мы (как правило) недооцениваем свои силы в долгосрочной перспективе.
