Иногда говорят: если хорошо и упорно трудиться по восемь часов, станешь начальником и будешь работать по двенадцать. Это, конечно, шутка, но в каждой шутке есть доля правды. Больший объем работы потребует от вас большей организованности.
Повышение неуклонно связано с увеличением объема работы: к вашим привычным обязанностям прибавляются новые, растет ответственность, в том числе и за подчиненных. И если авралы стали для вас привычным делом, значит, вы что-то делаете не так. При изменении рабочей нагрузки руководителю просто необходимо уметь грамотно планировать свое время, иначе неумение расставить приоритеты между срочными делами и текучкой может иметь печальные последствия. Вам в помощь предлагаются 10 советов по тайм-менеджменту для руководителя.
Совет 1. Планируйте. Выделите время для организации времени.
Не думайте, что время, выделенное на планирование, потрачено впустую. Уделите немного времени на понимание нужд производства, выбор способов достижения этих целей, и это принесет свои плоды. Не стоит планировать каждую секунду рабочего дня. Оставьте время на решение внезапно возникших проблем, поиск выхода из непредвиденных ситуаций или помощь подчиненным. Обучение персонала тоже может показаться бессмысленным отрывом от работы, но в конечном счете полностью себя оправдает.
Совет 2. Составьте список – но не список списков.
Составление списка дел – важная часть планирования рабочего дня с учетом поставленных задач и их важности. Это может быть список ежедневных задач или список неотложных дел, который постоянно дополняется и корректируется.
Часто руководители составляют списки списков своих дел, делают многочисленные пометки на стикерах, но это ведет лишь к путанице и излишнему промедлению. Постарайтесь сделать так, чтобы планирование не превратилось в бессмысленную трату времени и сил.
Совет 3. Обеспечьте надежную коммуникацию.
Успешная коммуникация – залог грамотного планирования рабочего времени. И дело здесь не только в мотивации и поддержке своих сотрудников. Если все ваши мысли о работе, если вы не уделяете внимания тому, чтобы услышать и понять своих подчиненных и доходчиво объяснить им, что от них требуется, – неизбежно возникнут недоразумения, на исправление которых уйдет гораздо больше времени, чем вы бы потратили на объяснение сотруднику его задачи. Важность коммуникации с персоналом невозможно переоценить.
Совет 4. Не лишайте себя перерывов.
Когда наваливается много работы, часто возникает идея пожертвовать своим перерывом. Это наглядный пример ложной экономии, ведь в таком случае вы выиграете 15 минут, но потеряете в эффективности работы к концу рабочего дня, поскольку из-за усталости снизится концентрация. Руководителю соблюдать перерывы особенно важно, ведь он является примером для остальных сотрудников. Вы ведь не хотите, чтобы они думали, будто отдых равносилен безделью?
Совет 5. Сортируйте почту.
Папка с входящей корреспонденцией руководителя зачастую переполнена, и все эти письма требуют ответа. Чем постоянно отвлекаться на переписку, выделите в рабочем расписании время на ответы на корреспонденцию и не выбирайте самые короткие письма – все равно когда-то придется взяться и за длинные. Если вы боитесь, что пропустите важное письмо, проверяйте свой ящик несколько раз в день, но не стоит тут же отвечать на все входящие письма – только на действительно важные и срочные!
Совет 6. Пересмотрите свои привычки.
Регулярно оценивайте свою работу на предмет ее эффективности. Убедитесь, что все ваши действия полезны и вы не просто следуете привычному ритуалу. Например, вы быстро печатаете, но это вовсе не значит, что именно вы должны печатать все служебные записки, приказы и т.п. Привлеките помощника или секретаря, даже если вам кажется, что вы сделаете это быстрее.
Совет 7. Делегируйте полномочия.
Быть грамотным руководителем означает грамотно делегировать полномочия. Это не только поможет вам более эффективно использовать свое время, но и научит персонал самостоятельности и ответственности. Иначе сотрудники привыкают к постоянному контролю, на что требуется дополнительное время. Обеспечьте персоналу необходимую подготовку и ресурсы для выполнения их работы – и результаты не заставят себя долго ждать!
Совет 8. Будьте доступны для персонала.
В любой ситуации делайте вид, что у вас есть время на решение важных вопросов, даже если это не совсем так. Важно, чтобы сотрудники не сомневались, что у вас найдется время их выслушать или дать совет. Если постоянно говорить, что вы слишком заняты, вы рискуете оказаться не в курсе действительно значимых событий. Научитесь реагировать спокойно и дружелюбно, даже если вам кажется, что вас отвлекают от работы «всякой ерундой».
Совет 9. Научитесь управлять непредвиденными вмешательствами.
Когда сотрудники обращаются к вам за советом или помощью, первым делом оцените, стоит ли решать вопрос прямо сейчас или можно отложить его на потом. Чаще всего возникает желание незамедлительно со всем разобраться и не накапливать проблемы, но не всегда стоит это делать. Если вопросы возникают очень часто и мешают вашей работе, попробуйте ввести день/час открытых дверей, когда сотрудники могут обращаться к вам по личным и профессиональным вопросам.
Подготовьте и используйте в своей речи вербальные маркеры окончания беседы как вежливый способ закончить разговор, грозящий растянуться на неопределенный срок. Например: «Ну что ж, я рад, что удалось решить эту проблему. Дайте мне знать, если подобное повторится».
Совет 10. Если Вы ничего не успеваете…
Небольшой стресс отлично стимулирует рабочий процесс, особенно когда для завершения работы вам нужно всего лишь немного мобилизовать свои силы. Но если у вас настолько много работы, что некогда заняться планированием рабочего времени, это говорит о том, что пора принимать меры.
Даже лучший руководитель имеет свой предел. Если вы изучили и применили на практике все вышеперечисленные советы, но работы все равно слишком много, скорее всего, ее действительно слишком много и нужно искать способы ее сократить. Обратитесь за помощью к своему непосредственному начальнику и попробуйте вместе перераспределить ответственность.
Перевод – Ольга Гончарова, Деловой портал «Управление производством», оригинал статьи: «10 Time Management Tips for Managers», Andy Trainer
Иллюстрации: the Guardian
