Компания, всерьез претендующая на достойное место на мировом рынке, не может позволить себе производить некачественную продукцию. Безошибочности процессов и, как следствие, минимизации дефектов помогает добиться система Шесть сигм. Десятью факторами успеха внедрения концепции делится John Crane Inc.
John Crane Inc., сегодня входящий в британскую корпорацию Smiths Group, является крупнейшим в мире производителем уплотнительных устройств и систем фильтрации для самых разных отраслей промышленности. На более чем 200 промышленных площадках компании в 50 странах мира работает порядка семи тысяч сотрудников. Вопросами повышения эффективности своих процессов и устранения дефектов продукции компания всерьез занялась в 2002 году, взяв за основу новой стратегии по устранению узких мест своих операций систему Шесть сигм. Работая над устранением причин дефектов, компания также углубляла знания и накапливала новый опыт в повышении продуктивности своих сотрудников и укреплении сотрудничества между географически отдаленными подразделениями. Заметных успехов в этом направлении достигло подразделение компании John Crane Latin America.
Несмотря на то, что ряд проектов, основанных на системе Шесть сигм, и не принес ожидаемых результатов, трехлетний опыт в реализации более чем 40 проектов позволил вывести 10 ключевых индикаторов потенциально успешного проекта. Итак, для латиноамериканского подразделения John Crane Inc. «лакмусовой бумажкой» служат следующие факторы:
Выбранный процесс, который предполагается улучшить при помощи системы Шесть сигм, должен напрямую влиять на прибыль компании и согласовываться с ее ключевой стратегией. В таком случае заметно повышается вероятность получения всех необходимых ресурсов и серьезной поддержки со стороны высшего руководства в течение всего срока реализации проекта. Если компания занимается внедрением Бережливого производства, система Шесть сигм должна органично в него встраиваться – современной вариацией такого симбиоза является Лин Шесть сигм.
Лидерство – это нечто большее, чем выбор человека, ответственного за продвижение проекта и распределение обязанностей. Роль хорошего лидера невозможно переоценить. Хороший лидер способен вовлечь сотрудников в процесс поиска и устранения дефектов и помочь каждому члену команды максимально реализовать в проекте свой потенциал. Он не только задает темп работы, но и постоянно следит за ходом протекания процесса и своевременно устраняет отклонения от запланированных целей, поощряя активность и эффективность команды.
Чтобы добиться максимально высоких результатов, крайне важно, чтобы «пояса» получили соответствующую их задачам подготовку. Так, «Черный пояс» руководит командой проекта по совершенствованию отдельного процесса, «Зеленый» – анализирует и решает поставленные задачи, принимает участие в проектах по улучшению качества, «Желтый» занимается решением частных задач в рамках проекта, отвечает за реализацию небольших проектов по совершенствованию процессов, а «Белый» – отвечает за решение отдельных, специальных задач проекта Шесть сигм.
Они должны не только получить сертификат, подтверждающий их квалифицированность, но и пройти практические испытания или тест, подтверждающий, что тренер получил необходимый уровень знаний и способен применить их на практике. Важно также помнить, что каждая роль требует разного уровня подготовки в отношении сути концепции, техник, задач и требуемого объема знаний. В то же время, несмотря на лидерство «поясов», каждый член группы должен иметь возможность внести свой вклад в работу и получить дополнительные знания.
DMAIC (от англ. define, measure, analyze, improve, control – определение, измерение, анализ, совершенствование, контроль) – один из ключевых подходов к последовательному решению проблем и совершенствованию бизнес-процессов, применяемый в рамках концепции Шесть сигм, и команда должна прилагать совместные усилия для соблюдения всех предписанных шагов. Только при особых обстоятельствах и с одобрения «Чемпиона» Шести сигм (как правила, представителя руководства) отдельные шаги могут быть пропущены. Тем не менее, пропущенные стадии, неподтвержденные данные и причинно-следственные связи часто приводят к ошибочным выводам и решениям. Поэтому в идеале команда должна стремиться выйти на запланированные результаты и показатели каждого этапа. Важно также грамотно использовать инструменты статистического анализа.
На фото: John Crane Inc.
Опыт показал, что между временем, посвященным проекту, и качеством результатов существует прямая взаимосвязь. Конечно, мнения о том, сколько же времени стоит уделять проектам Шесть сигм разнятся, но в ходе внедрения тренеры и руководители John Crane Latin America пришли к выводу, что оптимальными являются следующие нормы:
Помимо общего количества времени значение имеет и последовательность (постоянство) вклада в проект. Если периоды спада интереса к системе Шесть сигм постоянно чередуются с периодами авральной работы, качество конечного результата заметно падает.
Очень много значит и этап планирования. Во время собраний рабочих групп или индивидуального распределения обязанностей вместе со списком задач членам команд должны быть выданы инструкции о том, на какие показатели они должны выйти в конце и в какие сроки уложиться. Чем конкретнее вы донесете до сотрудников, чего вы от них ждете, тем выше и точнее будет результат.
Фактор времени значит очень много, и как важно не торопиться с внедрением – так же важно не тратить на него больше запланированного времени. Оценка более 40 проектов реализованных на предприятии John Crane Inc. в Южной Америке показала, что при затягивании проекта его финансовая и нефинансовая эффективность экспоненциально снижается, поскольку ресурсы начинают тратиться нерационально, команда теряет интерес, а организация в целом упускает возможности с другими процессами, требующими пересмотра. По мнению экспертов компании, средняя продолжительность проекта составляет 6 месяцев, но эта цифра, разумеется, приблизительна и колеблется в зависимости от предприятия, отрасли, специфики процессов, характера проекта, наличия/отсутствия надежных данных, состава и количества участников и множества других факторов. Суть данной рекомендации состоит в том, что команда и лидер группы должны внимательно относиться ко времени – ценному ресурсу предприятия. При старте проекта стоит определить приблизительную дату его завершения и стараться ее придерживаться, а если возникают непредвиденные заминки – пересматривать план с расчетом времени, необходимого для их устранения.
Добиться высоких результатов без постоянной оценки хода проекта и диагностики отклонений невозможно. Для большей надежности эту задачу должен выполнять не один человек, а комитет из 2-3 человек. Ключевыми направлениями здесь являются: оценка достоверности данных, оценка эффективности систем и методов измерения, изучение соответствия инструментов поставленным задачам. Кроме того, комитет должен следить не только за достижением запланированных показателей, но и за тем, чтобы проект выходил на нужную последовательность стадий. Проверки должны проводиться компетентными лицами, хорошо разбирающимися в методологии Шести сигм, и быть достаточно частыми. John Crane Inc. в качестве оптимального выбрал срок в две недели. Другим важным фактором является то, что контроль и оценка должны проводиться «Чемпионом» Шести сигм. Суть этого контроля заключается в оценке показателей эффективности и подтверждении гипотез членов команды относительно организации процессов, их слабых мест и др.
В деле продвижения методологии Шесть сигм должны принимать участие не только непосредственно команда по внедрению с лидером; Чемпион, ключевые владельцы процессов, вспомогательные подразделения должны стремиться к принятию новой стратегии работниками предприятия, и эта работа по привлечению должна стартовать еще до начала реализации проекта. Для убеждения работников можно применять разные способы: ценный опыт других предприятий, объяснение всей важности и пользы системы Шесть сигм для предприятия, демонстрация недостатков текущих процессов, причин существующих проблем и путей их устранения. На этом этапе важно заручиться одобрением плана действий. Кроме того, это неплохая возможность обеспечить обратную связь и внести последние изменения в проект.
«Оценка более 40 проектов реализованных на предприятии John Crane Inc. в Южной Америке показала, что при затягивании проекта его финансовая и нефинансовая эффективность экспоненциально снижается, поскольку ресурсы начинают тратиться нерационально, команда теряет интерес, а организация в целом упускает возможности с другими процессами, требующими пересмотра».
Как упоминалось в первом пункте, проект Шесть сигм должен решать стратегические задачи предприятия, а значит, закономерно и то, что организация должна разделить полученные выгоды с теми, кто помог их получить. Награда должна соответствовать двум критериям:
Кроме того, награда должна находить своего хозяина в кратчайшие сроки, не задерживайте положенные выплаты, иначе вы можете потерять доверие сотрудников.
В процессе освоения методологии Шесть Сигм вы должны стремиться к выработке единых стандартов и встраивании их в процессы компании. За выполнение этих стандартов будут нести ответственность сами владельцы процессов. Для успешной реализации этого этапа команда Шесть сигм должна разработать четкий план, в реализации которого помогут карты технологических маршрутов, контрольные точки для проверки точности следования плану, тренинги, рекомендации на случай отклонения от плана, руководства и справочники. Более того, после внедрения стандарта команда должна периодически оценивать его реализацию и актуальность и корректировать при необходимости.
Выработанные методом проб и ошибок собственные рекомендации John Crane Latin America позволили компании более тщательно подходить к выбору направлений, где применение системы Шесть сигм может стать самым результативным. Сегодня ни один процесс на предприятии John Crane Inc. Latin America не реализуется без учета требований Шести сигм. Предпринятые усилия принесли свои результаты:
Конечно, вышеупомянутые факторы не работают изолированно. Они тесно связаны и халатное отношение к одному из них непременно скажется на общей эффективности других. И наоборот, последовательная реализация этих факторов – причем не только в проектах Шесть сигм – существенно повышает вероятность успеха.
Перевод – Наталья Коношенко, Деловой портал «Управление производством»
Оригинал статьи: «10 tips for a successful Six Sigma project», Jorge Correa, Director of Operations JCLA John Crane Inc.
