Внедрение 5S приносит компании множество выгод – от роста организованности сотрудников до существенного снижения затрат, но далеко не всем компаниям удается достичь таких результатов. В дополнение к алгоритму, представленному в рамках хэндбука «5S. Практическое руководство по внедрению», мы предлагаем ряд советов, которые подскажут, как избежать типичных ошибок и сделать рабочее место более организованным и стандартизированным.
Очень часто подход к внедрению 5S как к отдельному проекту, не связанному с другими процессами, происходящими на предприятии, приводит к неверному пониманию того, зачем он вообще нужен, а это не может не сказаться на эффективности внедрения. Убрать рабочее место недостаточно, нужно понимать, чего именно вы хотите добиться в долгосрочной перспективе. Многие компании проводят специальные тренинги и уроки, посвященные 5S и тому, как заставить систему работать, но более результативным оказывается внедрение 5S в рамках более глобальной стратегии – например, повышения общей эффективности. Поэтому не стоит выделять 5S в отдельные проекты, необходимо закреплять его стандарты как базу повышения эффективности работ на предприятии.
Регулярный 5S-аудит с учетом точных и измеримых показателей эффективности, несомненно, является отличным инструментом контроля успешности внедрения системы. Но следует помнить, что контролеры проводят аудит каждый раз, когда посещают свои цеха. Даже не озвученная мысль несет свой посыл: если контролер проходит мимо работника, нарушающего правила 5S (или другие требования, обеспечивающие высокую производительность), и никак на это не реагирует, он попустительствует халатности работника. Справедливо и то, что ежедневно хотя бы на словах отмечая успешные практики самых деятельных сотрудников, вы получите более мотивированный персонал, чем раз в месяц раздавая дипломы передовикам.
Поверьте, ничто не сведет на нет все усилия по внедрению 5S быстрее, чем заваленные бумагами столы менеджеров, которые только что рассказывали сотрудникам, как важно содержать рабочее место в порядке. Хотите, чтобы рабочие соответствовали новым стандартам? Предъявляйте к себе еще более высокие требования. Руководящая группа должна быть самой продуктивной в компании, а рабочие места руководителей – самыми аккуратными и организованными. Кроме того, каждый член менеджерского состава должен следовать правилам 5S постоянно и неукоснительно. Если кто-то пренебрегает установленными нормами, необходимо вежливо указать сотруднику на недочеты и порекомендовать их исправить, даже если он не подчиняется вам напрямую.
Если вы хотите, чтобы рабочие зоны оставались аккуратными и организованными, каждый сотрудник должен приводить их в порядок в конце каждого рабочего дня. Для этого необходимо: 1) вписать этот пункт в должностную инструкцию каждого сотрудника, 2) постоянно напоминать о важности 5S на каждом совещании и тренинге, 3) оперативно информировать сотрудника, если в конце смены или рабочего дня его рабочее место не соответствует установленным нормам.
Ваши сотрудники должны точно знать, как должно выглядеть их рабочее место. Критерии «аккуратно» и «все должно лежать на своем месте» в реальности не слишком действенны. Дайте своим сотрудникам стандарт, которому они могли бы соответствовать, чек-лист, по которому они смогут проверить соблюдение всех правил. А фотографии «до» и «после», отражающие прогресс, являются яркой демонстрацией того, какое поведение сотрудников ожидается и поощряется руководством. Кроме того, они помогают понять, каковы результаты практического применения того или иного инструмента на рабочем месте. Полезным оказывается и использование наиболее полно отвечающего требованиям 5S рабочего места в качестве примера для остальных сотрудников.
«Стандарт» не означает «неизменная истина». Если вы хотите, чтобы сотрудники придерживались философии «каждой вещи свое место», следует точно указать, что это за место. Проверьте существующие на предприятии стандарты и инструкции, убедитесь, что в них нет разночтений, что они просты и понятны и полностью соответствуют нынешним требованиям. Выработайте стандарты и регулярно проверяйте их актуальность. В конце концов, именно рабочие инструкции определяют, чем мы должны заниматься на рабочем месте каждый день.
Конечно, можно каждый месяц устраивать специальный обход для проверки соблюдения 5S-стандартов, подобно тому, как инспектируется соблюдение техники безопасности, но гораздо более результативным будет поиск или разработка собственного инструмента по оценке лучших производственных практик, который будет учитывать и внедрение 5S. К примеру, вместо того, чтобы проверять только постоянство соблюдения 5S, обратите внимание на практические результаты, достигнутые благодаря внедрению 5S, на соблюдение техники безопасности, порядок замены отработанных материалов, поддержание концепции Шесть сигм, осведомленность сотрудников о критериях оценки лучших производственных практик. Ведь, как мы уже говорили раньше, 5S должен органично встраиваться в общую стратегию по повышению эффективности предприятия.
Постоянно отмечайте вклад ваших сотрудников во внедрение стандартов 5S. Лучшее, что вы можете сделать, – это отметить работу каждой группы, которая достигла или превысила поставленные вами требования. И не наказывайте отстающих, лучше помогите им догнать лидеров.
Одно из достоинств системы 5S заключается в том, что после внедрения требуется сравнительно немного усилий для ее поддержания. Например, если вы рассортировали лишнее и устаревшее оборудование и материалы, вам не придется делать это снова – при условии, что ваши сотрудники выполняют задачи, определенные в обновленной рабочей инструкции. Главное, не допускать возвращения к прежнему состоянию. Препятствовать этому помогает регулярный контроль, по итогам которого создается общий список слабых мест для всего предприятия. Еженедельно пересматривая его на собраниях руководящей группы и определяя коэффициент выполнения по каждому пункту, вы сможете легко оценить достигнутый прогресс.
Описанные рекомендации позволят вам добиться прогресса в сравнительно краткие сроки, но главное, это закрепить успех. Выработайте свои рабочие инструкции, свою систему контрольных показателей и со временем новые практики станут привычными. К примеру, после 3-6 недель ежедневной уборки рабочего места эти действия станут привычными, и потребность в контроле и напоминаниях будет снижаться.
К чему в целом можно свести приведенные советы? К точности и системности. Как свидетельствуют результаты опросов и рейтингов, проведенных Деловым порталом «Управление производством», 5S является одним из самых популярных инструментов, но и с его внедрением не все так просто. Требование от своих сотрудников «порядка на рабочих местах» редко приносит желаемые результаты. Прежде всего, вы сами должны четко представлять, чего конкретно вы хотите добиться от своих сотрудников, а затем донести до них свое понимание. Дайте им рабочие инструкции, дайте стандарт, дайте простую и наглядную систему оценки – и это станет серьезным шагом к тому, чтобы система 5S стала органичным продолжением вашей системы повышения эффективности, а не очередным проектом, к которому после первоначального успеха быстро потеряли интерес.
Подготовили Наталья Пристром, Наталья Коношенко на основании материала «Top 10 Tips for 5S Success», Kevin McManus
Иллюстрации: http://leanentrepreneur.co/
