Статья из архива альманаха «Управление производством».
Как в Вашей компании осуществляется контроль и планирование кадровых ресурсов? Отслеживаете ли Вы отсутствие сотрудников на рабочем месте? Насколько управляем этот процесс? Если объективно оценить ситуацию, окажется, что официальная численность сотрудников на рабочем месте практически никогда не совпадает с действительной – и тем более, с действительно требуемой для выполнения производственной задачи, – что неизбежно влияет на эффективность производства и прибыль компании. Что же подразумевает под собой эффективное кадровое планирование?
Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
Кадровое планирование направлено, в первую очередь, на определение и поддержание оптимального количества работников на предприятии. Но не менее важной задачей является и контроль присутствия сотрудников на рабочем месте. Даже такие, кажущиеся простыми задачи, как отслеживание пропусков работы или распределение отпусков, требуют немало времени и усилий и непосредственно влияют на стабильность и эффективность производства, а также на общие результаты деятельности организации. Чтобы понять, как добиться снижения затрат компании и повышения ROI, рассмотрим виды кадрового планирования, проблемы плановых и внезапных пропусков, а также способы достижения баланса между рабочей нагрузкой и количеством сотрудников на предприятии без ущерба для продуктивности.
Понятие «кадровое планирование» может казаться достаточно размытым, из-за того, что разные люди понимают его по-разному. Оно может означать стратегическое планирование: «С какими проблемами в области кадрового потенциала мы столкнемся в ближайшие 2-5 лет?» Оно может означать годовое планирование: «Какова оптимальная укомплектованность штата? Когда приступать к планированию отпусков? Каковы планы по найму работников и их обучению на следующий год?» Не с меньшей вероятностью это понятие может относиться к планированию смен, когда основной упор делается на распределение кадров по сменам в зависимости от нагрузки на следующие несколько недель или месяцев.
Во всех вышеперечисленных случаях речь идет о соответствии работников и рабочей нагрузки, разница состоит лишь в сроках. Но именно сроки определяют проблемы, с которыми предстоит столкнуться управлению по кадрам. Рассмотрим специфику организации долго-, средне- и краткосрочного планирования персонала.
1. Стратегическое кадровое планирование (долгосрочное планирование).
Еще в сравнительно недавнем прошлом главная цель руководителя по кадрам заключалась в подсчете количества персонала, в котором организация будет нуждаться в ближайшие 5-10 лет. Но сегодня нестабильность рынка труда положила конец такому планированию. Тем не менее, полностью отказаться от долгосрочного планирования невозможно, и как бы трудно это ни было, производственные компании и организации все еще должны осуществлять планирование на 3-5 лет вперед. Руководители пытаются определить, какой персонал им понадобится и как его нанять; сколько сотрудников выйдет на пенсию и кем их заменить, как обеспечить уровень подготовки сотрудников, соответствующий стремительно обновляющимся технологиям. Все эти вопросы решаются в рамках долгосрочного кадрового планирования. В его рамках формируется сотрудничество с ВУЗами и другими учреждениями образования, проводится работа с учащимися профильных заведений с целью привлечения их после выпуска к работе на предприятии, создаются корпоративные университеты и т.д.
Руководители понимают, что невозможно планировать все кадры на много лет вперед, но планировать какие-то определенные аспекты кадровой политики вполне возможно. Составление списка стратегических мероприятий на ближайшие годы и описание их возможного воздействия на персонал помогут не забывать о проблемах стратегического планирования кадров.
2. Ежедневное кадровое планирование: сменное планирование (краткосрочное планирование).
В рамках управления производством любое предприятие осуществляет краткосрочное, иногда ежедневное, планирование, например, сменное планирование. Несмотря на кажущуюся по сравнению с долгосрочным планированием простоту, эта задача вызывает не меньшие трудности. К счастью, ситуацию облегчает огромное количество современных компьютерных программ и систем, помогающих ускорить и упростить планирование смен, достигнув при этом заметной экономии ресурсов. К примеру, в авиаперевозках такие программы позволяют сэкономить сотни тысяч долларов в месяц.
3. Годовое кадровое планирование (среднесрочное планирование).
Залогом успешности годового кадрового планирования является максимально точное представление о количестве сотрудников, которое компании придется нанять и обучить в наступающем фискальном году. Отдел кадров не сможет работать эффективно, если у него не будет достаточно времени для найма квалифицированных специалистов и их подготовки. Несмотря на то, что обычно руководство предприятия имеет довольно четкое представление о потребностях в персонале в наступающем году, нехватка кадров может возникнуть или обнаружиться в последний момент, и чаще всего причиной является отсутствие хорошо организованной коммуникации с отделом кадров. Однако в последнее время в этой области кадрового планирования наметились значительные сдвиги в позитивную сторону.
Основой годового кадрового планирования является планирование операций и четкое понимание потенциальных последствий такого планирования для сотрудников. Компании стоит обратить внимание на три аспекта:
Рис. 1. Процесс годового кадрового планирования.
Годовое кадровое планирование должно стать неотъемлемой частью процесса планирования всех операций на предприятии. Обычно результатом годового планирования становится четкое описание потребностей предприятия в персонале и его квалификации в наступающем году. На первом этапе основной проблемой является не анализ, а коммуникация. Если руководство не способно четко донести свои требования к новым сотрудникам до специалистов из отдела кадров, последним придется действовать наугад и, как правило, в сжатые сроки, что приводит к потерям, низкому качеству результата и в перспективе – ухудшению отношений между руководством и отделом кадров.
Именно по этой причине важно привлекать отдел кадров к производственному планированию: таким образом, они будут более четко понимать, кто именно нужен предприятию, и какова их роль в формате всего плана развития производства. Например, запуск нового продукта приведет к росту продаж; расширение производства означает наем новых сотрудников или необходимость повышать производительность труда; новое оборудование потребует обновления программ подготовки. Если специалисты отдела кадров имеют представление о последствиях любых нововведений, они могут лучше к ним подготовиться и действовать проактивно.
Понимание будущих потребностей производственного процесса помогает точнее определить потребность в кадрах. Важные вопросы на этом этапе: Какие специалисты нам нужны? Сколько сотрудников нам нужно? Когда они нам нужны?
Для успешного планирования немаловажно знать оптимальное количество сотрудников, а также определить, скольких из них стоит нанять на постоянной основе, а скольких – в качестве временных работников. Обычно оптимальное количество постоянных работников – это достаточное для обеспечения нужд предприятия в штатном режиме работы, а временные сотрудники необходимы для того, чтобы справляться с объемами работ в периоды пиковой нагрузки. Это основное положение гибкой кадровой стратегии Дрейка (рис. 2). Ее инструменты, такие как, например, планировщик эффективности, помогают определить нужное количество персонала (рис. 3). Тем не менее, для более эффективного прогнозирования пиков и спадов рабочей нагрузки компаниям стоит также отслеживать и анализировать вакансии, больничные и тенденции прогулов.
Рис. 2. Механизм непрерывного кадрового планирования Дрейка.
Рис. 3. Примеры оценки эффективности кадрового планирования.
К планированию найма и подготовки новых сотрудников можно приступать сразу же после того, как удастся определить потребность в постоянном персонале. Не все аспекты набора кадров можно спланировать заранее, но если в бизнес-плане четко прописано, например, увеличить количество дистрибьютерских центров компании, то можно соответствующим образом активизировать набор новых сотрудников, а если в планах предприятия стоит выпуск новой продукции, то отдел кадров может начать составлять график подготовки сотрудников.
Количество работников на рабочем месте практически никогда не совпадает с количеством сотрудников предприятия в целом. Причин отсутствия на рабочем месте существует огромное количество – как обоснованных, так и необоснованных. Наибольшее количество дней планового отсутствия приходится на отпуска и официальные праздники, но кроме них бывают еще декретные отпуска, плановые больничные (например, посещение врача по предварительной записи), а также незапланированные пропуски (как правило, больничные или особые семейные обстоятельства). Но даже если причина отсутствия работника на своем месте более чем уважительная, неспособность отслеживать пропуски и управлять ими чревата для компании серьезными последствиями для бюджета
Плановое отсутствие на рабочем месте.
Планирование отпусков во многих компаниях происходит довольно произвольно, а то и вовсе отсутствует. Например, если руководство внезапно обнаружило, что все программисты уходят в отпуск в августе или что в логистическом отделе не хватает половины работников в сезонный пик, значит, компании необходимо более эффективное планирование. Самое главное в планировании отпусков – добиться того, чтобы работники сообщали о предпочитаемых датах отпуска как можно раньше. Эти данные можно заносить в таблицу, календарь, на доску или в специальные программы-планировщики.
Основная проблема в планировании отпусков в том, что часто все хотят уйти в отпуск в одно и то же время. В результате руководству приходится решать нелегкую задачу: кого отпустить в отпуск именно в это время, а кому придется остаться. Некоторые компании идут другим путем: они закрывают офисы на определенные периоды, например, на рождественские праздники. Также нельзя забывать о справедливости: если в прошлом году какому-то сотруднику повезло, то в этом году ему нужно будет уступить выбор времени отпуска своему коллеге. Обычно все же удается договориться: сотрудники с готовностью работают в официальные государственные праздники, если пообещать им более продолжительные новогодние каникулы. В любом случае, квалифицированный кадровик при назначении отпусков учтет пожелания сотрудников и возможные причины, по которым они хотят уйти в отпуск в указанное время.
Грамотное планирование отпусков позволяет решить или даже предупредить многие проблемы, но нужно быть готовым к тому, что в последний момент могут потребоваться коррективы. Менеджер может либо сам заняться этим вопросом, либо попросить сотрудника самостоятельно поискать, с кем поменяться отпусками.
Незапланированное отсутствие на рабочем месте.
Обычно незапланированные пропуски случаются по болезни, но иногда работник желает срочно уйти в отпуск (обычно с разрешения начальства). Отсутствие на рабочем месте по болезни может быть как обоснованным, то есть в результате заболевания сотрудника, так и необоснованным, то есть работник просто отказывается появляться на рабочем месте. Эффективная система отслеживания помогает анализировать тенденции ухода на больничный. Признаками необоснованности таких пропусков является непропорционально высокое количество больничных по понедельникам и пятницам, больничные на длинные выходные и регулярное использование всех допустимых дней отсутствия по болезни на год.
Планирования отпусков и прочих плановых отсутствий недостаточно для эффективного управления кадрами, необходимо отслеживать все случаи, когда работников на самом деле нет на месте. Для этого используется целый арсенал средств и инструментов. В некоторых компаниях специалист отдела кадров просто наблюдает, кого нет на работе, и общается с персоналом. Консалтинговые компании часто просят работников заполнять формы учета рабочего времени, которые помогают, помимо учета оплачиваемого времени, отслеживать пропуски. На фабриках и заводах традиционно используются карточки прихода и ухода и электронные считывающие устройства.
По юридическим причинам чрезвычайно важно выяснить, почему сотрудники не ходят на работу. Руководство должно знать, сколько дней отпуска и больничного накопилось у сотрудника, чтобы правильно начислить зарплату.
Для сокращения незапланированных пропусков руководство может использовать несколько инструментов. Самый первый и иногда самый эффективный – показать сотрудникам, что руководство все замечает и относится к проблеме серьезно. Как показывает опыт, даже если сотрудник отдела кадров просто поинтересуется у болевшего его самочувствием и покажет, что работника недоставало на рабочем месте, продолжительность больничных заметно сокращается.
Если у кадровика возникает подозрение, что работник симулирует болезнь, то стоит напомнить сотруднику, что больничные существуют лишь на случай действительного заболевания, а не ситуаций, когда работать «нет ни сил, ни желания», также можно попросить предъявить справку от врача. Некоторые компании пошли радикальным путем: они просто отменили понятие больничного и предоставляют своим работникам определенное количество оплачиваемых прогулов. Таким образом, отпуска и больничные объединены в одну систему, что упрощает контроль отсутствия на рабочем месте.
Если руководство компании озаботилось кадровым анализом и планированием отпусков, оно рано или поздно задастся вопросом: приведет ли изменение кадровой политики к повышению экономической эффективности? Например, если кадровый анализ выявил, что пропуски начали серьезно влиять на производственные процессы, необходимо принимать срочные меры по его сокращению.
Без сомнения, все меры должны соответствовать трудовому законодательству. Трудовое право обычно касается таких вопросов, как часы работы, отпуск, выходные и праздничные дни, отпуск по болезни, сверхурочная работа, отпуск по уходу за ребенком, перерывы во время рабочего дня и обеденные перерывы. Специалисты отдела кадров обязаны тщательно отслеживать любые изменения в трудовом законодательстве.
Если организация не отслеживает пропуски, она может нарушить закон. Работник имеет право на определенный период отдыха, и единственный способ обеспечить соблюдение этого права – тщательно отслеживать все случаи отсутствия на рабочем месте. Далее мы подробно рассмотрим последствия неточного отслеживания отсутствия работников на рабочем месте.
Известно ли Вам, что, как следует из данных, полученных международными финансовыми компаниями, до 15% расходов на персонал уходит на людей, которые даже не ходят на работу? Причем эта цифра охватывает только прямые потери в результате отсутствия работников на месте. Сверхурочная работа замещающего персонала, наем временных работников, снижение производительности – все эти косвенные потери могут повышать указанный показатель в два или даже три раза.
Конечно, управление компанией влечет за собой огромное количество разных задач, требующих оперативного решения, и на их фоне управление плановыми и внеплановыми пропусками работы может показаться лишней нагрузкой и пустой тратой времени. Но если не уделять этому вопросу должного внимания, компания рискует платить немалые деньги людям, которые даже являются на работу или напротив перерабатывают в ущерб компании: например, иногда сотрудники годами не используют свой отпуск, а затем предъявляют руководству претензии. Чтобы избежать подобных ситуаций, стоит тщательнее отслеживать присутствие на рабочем месте. Поскольку последствия будут включать в себя не только выплату сверхурочных как таковых, а еще и дополнительную нагрузку на отдел кадров и бухгалтерский отдел, которые будут вынуждены пересчитывать полагающиеся внеплановые выплаты.
Нехватка кадров плохо сказывается на организации: снижается эффективность работы всей команды и уровень обслуживания клиентов, не соблюдаются сроки.
Не стоит забывать и о таком явлении, как неоправданное использование отпуска по болезни, в случае которого компания также платит работнику за отсутствие на рабочем месте. В результате работников не хватает, трудовая дисциплина нарушается, а производительность падает. К потерям добавляется необходимость оплаты сверхурочных коллегам, заменяющим выбывшего из строя сотрудника.
Даже если руководителю кажется, что его компания не пострадает от одного-двух симулянтов, то сознательные и ответственные специалисты могут быть не готовы мириться с таким положением дел. Они ходят на работу, несмотря на усталость, плохое настроение и проблемы личного характера и не берут больничный при появлении первых симптомов заболевания. И им ситуация, когда их коллеги без зазрения совести пользуются слабыми сторонами системы, и это сходит им с рук, кажется несправедливой. Этот фактор кажется поверхностным, но на самом деле имеет огромное демотивирующее значение для ответственных сотрудников, которые могут решить, что их не ценят, или начать брать пример со своих более халатных коллег. Именно по этой причине руководство обязано отслеживать пропуски и адекватно реагировать, чтобы удержать ценных специалистов.
Все эти факторы могут серьезно повлиять на успешность фирмы, поэтому многие компании инвестируют в новые методы и инструменты отслеживания случаев отсутствия на рабочем месте.
Повышение рентабельности персонала в результате эффективного годового кадрового планирования можно оценить, отталкиваясь от сэкономленных в результате предпринятых мероприятий средств.
Во-первых, это уже описанный выше гибкий анализ кадрового состава. Он позволяет компаниям держать нужное количество постоянных работников и нанимать приходящих и временных работников в периоды роста объемов производства или повышенной потребности в персонале.
Рассмотрим это на примере. Предположим, исходная ситуация:
Решение 2 оказывается более выгодным. Экономия рассчитана на рис. 4.
Рис. 4. Расчет сокращения затрат на персонал.
Во-вторых, как уже говорилось выше, экономия касается и программ найма и подготовки. В частности, отдел кадров заранее получает информацию, необходимую для качественного найма и подготовки сотрудников в соответствии с плановыми потребностями предприятия в будущем году. Преимущества грамотного и обоснованного подбора сотрудников в сравнении с наймом в последнюю минуту первого попавшегося кандидата очевидны. Тем не менее, таким результатам довольно сложно дать количественную оценку. Смог бы отдел кадров нанять лучшего сотрудника за более низкую плату, обладая всей нужной информацией заранее? Возможно, но сложно рассчитать, насколько. Вовлечение отдела кадров или третьей стороны в процесс планирования операций с целью определения количества кадров – наиболее оптимальный вариант для компаний, не желающих упускать выгодные возможности.
В конце концов, использование современных систем управления прогулами обеспечивает четыре преимущества:
При обсуждении кадрового планирования убедитесь, что термин понимается всеми задействованными лицами одинаково, ведь он может означать как стратегическое планирование (на период времени от 2 до 5 лет), так и годовое планирование (на 12 месяцев) и краткосрочное планирование (на период от недели до месяца).
Годовое планирование – важная часть процесса планирования операций. Важно, чтобы в нем принимал участие отдел кадров. Если отдел кадров участвует в планировании и знает о планах руководства, он может предугадать последствия этих планов и определить оптимальное количество постоянных работников, спланировать наем и подготовку новых сотрудников и применить нужные системы управления прогулами.
Современный рынок предлагает большой выбор систем, позволяющих отслеживать присутствие работников на рабочем месте, анализировать тенденции отпусков и пропусков. Благодаря им компания сможет эффективно планировать предоставление отпусков и устранить проблему недостатка или переизбытка рабочей силы. Веб-консультанты помогут проверить и проанализировать результаты и выработать решение, максимально отвечающее нуждам компании, что приведет к сокращению затрат, повышению производительности и созданию условий для непрерывного совершенствования процесса годового кадрового планирования.
NB!
|
Запомните, что стратегическое, годовое и ежедневное кадровое планирование имеют разные цели и используются в разных случаях. Годовое кадровое планирование должно быть привязано к циклу производственного планирования компании. Самым важным результатом годового кадрового планирования является оптимизация количества постоянных работников на предприятии. Планируйте отпуска таким образом, чтобы не испытывать недостатка кадров, особенно в периоды высокой нагрузки на производство. Распределяйте отпуска по принципу справедливости и учитывайте, кто уже получал отпуск в нужное ему время, а кто нет. Тщательно отслеживайте плановые и незапланированные случаи отсутствия работников на рабочем месте в целях соблюдения трудового законодательства и анализа тенденций отсутствия. Используйте инструменты кадрового планирования для определения недостатка или переизбытка кадров и оптимизируйте количество сотрудников с целью повышения производительности. Для обоснования кадрового планирования используйте иллюстрации и примеры, а также расчет коэффициента рентабельности инвестиций. Оцените имеющиеся на рынке инструменты кадрового планирования и выберите наиболее подходящий Вашим потребностям и условиям производства. В процессе кадрового планирования должны участвовать все заинтересованные стороны или их представители. |
Текст: Ольга Гончарова. Изображение ru.freepik.com
Материал подготовлен на основании данных Optimize your workforce planning, Drake International.
