Технология эффективной стажировки работников ТНК-ВР: первый опыт на БрАЗе

Стажировки на предприятиях во всем мире признаны одним из наиболее эффективных методов изучения опыта организации производственных процессов. В 2012 году эта практика начала внедряться в ТНК-ВР. Первая стажировка прошла в июле на ОАО «РУСАЛ Братский алюминиевый завод» (БрАЗ) – крупнейшем в мире предприятии по производству алюминия. Ее результаты свидетельствуют об эффективности этого метода и выбранной технологии его применения.

Евгений Можаев, директор по организационному развитию, БН «Разведка и Добыча»

Главной целью организации стажировки было повышение мотивации участников к проведению изменений в своих подразделениях за счет демонстрации успешного примера работы «таких же, как мы, работников». Стажировка дает более глубокое понимание технологии изменения процессов, применяемой на принимающем предприятии, и мероприятий, которые необходимо реализовать в своей Компании, что также мотивирует на активные действия. Кроме того, в ходе стажировки происходит обмен опытом между ее участниками, усиливаются горизонтальные неформальные связи между ними, облегчая взаимодействие в повседневной деятельности.

Вторая важная цель стажировки – получение знаний, изучение опыта построения производственной системы конкретного предприятия и инструментов этой системы. В ходе стажировки необходимо было разобраться, как организован процесс, с какими трудностями столкнулись работники принимающей стороны. А затем на основании извлеченных уроков строить собственный производственный процесс, избежав таких же проблем при организации изменений.

К настоящему времени свою эффективность продемонстрировала схема организации стажировок, в которой участвуют три стороны:

• «Заказчик» – организация, в данном случае ТНК-ВР, определяющая цели стажировки в соответствии со своими бизнес-потребностями;
• «Партнер» – организация, отвечающая за методологическую поддержку по содержанию и организации визита на принимающее предприятие;
• «Предприятие» – организация (БрАЗ), которая обеспечивает доступ к производственным объектам, организует встречи со своими сотрудниками, а также отвечает за безопасность нахождения людей на объектах.

Технология организации и проведения стажировки в Братске включала три этапа:

• подготовка к проведению стажировки;
• мероприятия на принимающем предприятии;
• две недели после стажировки.

Подготовка как база для успеха

Подготовка является определяющей стадией организации стажировки, когда закладываются содержание и формат мероприятия. На этом этапе также формируются потребности участников, что дополнительно повышает его важность для проведения эффективной стажировки. Этап подготовки, кроме того, предоставляет возможность принимающей стороне спланировать работу таким образом, чтобы быть максимально полезной и ответить именно на те вопросы, которые интересуют Заказчика.

Порядок подготовки к стажировке включал несколько последовательных действий:

• Создание технического задания с формулировкой бизнес-проблем и вопросов, на которые необходимо найти ответ в ходе стажировки. Важно при этом выстроить процесс сбора информации о проблемах так, чтобы источником стали подразделения Компании в лице их работников;
• Выбор партнера для организации визита. Поскольку стажировка является элементом обучения, то необходимо руководствоваться профессиональными компетенциями потенциального партнера в той области, в которой проводится стажировка;
• Знакомство партнера со спецификой производства заказчика (изучение структуры и распределения ролей, выезд на производственные площадки и т.п.);
• Выбор предприятия. Понимая потребности заказчика, сформулированные в техническом задании, и специфику его производства, партнер подбирает предприятие, которое с методической точки зрения наилучшим образом подходит для достижения целей стажировки. Помимо опыта организации производства, предприятие должно иметь необходимую техническую базу для организации обсуждений, а также готово выделить квалифицированный персонал для работы с Заказчиком, запланировать и обеспечить доступ к производственным объектам;
• Завершающий и исключительно важный этап в организации стажировки – подбор участников. От правильного подбора сотрудников заказчика зависит, сколько ценного опыта получит и сможет реализовать в своей деятельности ТНК-ВР. Участники должны иметь явно выраженную потребность в получении информации для решения собственных производственных задач, обладать достаточными полномочиями для изменения организации работ в своем подразделении и в то же время быть непосредственно вовлеченными в производственный процесс. Потребность в получении информации формируется, в частности, запросом непосредственных руководителей, которые, в свою очередь, должны стать заказчиками стажировки.

На выезде

Второй этап стажировки по организации производственной системы предполагал мероприятия непосредственно на принимающем предприятии, в качестве которого был выбран БрАЗ. В ходе стажировки было организовано:

• Знакомство с технологическим процессом. Чрезвычайно важным было обеспечить принадлежность принимающего предприятия к другой отрасли, не знакомой участникам стажировки. Участникам с инженерным опытом это позволяет сосредоточиться на управленческих аспектах производственной системы, не акцентируясь на технических тонкостях . Демонстрация примеров на предприятии из другой отрасли, кроме того, учит обобщать, выявлять принципы организации работы и тем самым расширяет видение участниками возможных областей применения изученных подходов;
• Участие в обучении рядовых сотрудников БрАЗа из различных функциональных служб. Поскольку одной из основных идей стажировки является демонстрация встроенной/неотделимой производственной системы, то проводить обучение должны именно рядовые работники завода, а не специалисты по внедрению производственной системы. В своих выступлениях они рассказали, какой вклад их работа вносит в развитие производственной системы принимающего предприятия;
• Для формирования целостной картины также было организовано знакомство с различными процессами: основными, вспомогательными, управленческим;
• Для закрепления полученного опыта участникам стажировки было предложено доработать и оформить с использованием технологии, применяемой на БрАЗе, собственные проекты улучшений, которые они реализуют в своих ЦДО;
• Ежедневная обратная связь от участников стажировки, в ходе которой происходила оценка увиденного и услышанного, попытка переноса опыта на производственную деятельность ЦДО ТНК-ВР, дала возможность каждому участнику лучше понять события прошедшего дня, и в то же время обращала внимание других участников на идеи коллег, помогая увидеть картину в целом. Впечатления сотрудников ТНК-ВР от стажировки на БрАЗе свидетельствуют, что такие ежедневные осмысления могут оказаться очень полезными для развития производственной системы Компании.

Возможность обсудить увиденное друг с другом и сотрудниками принимающего предприятия в комфортной учебной атмосфере значительно усиливает эффективность стажировки по сравнению с вариантом, когда время отводится только на посещение производства.

Кроме того, важно организовать возможность встречи с любыми специалистами предприятия, опыт которых важен для конкретного участника стажировки с точки зрения его работы. Например, в ходе стажировки на БрАЗе после знакомства с предприятием участники могли сами выбрать подразделение, с которым они хотели бы детально познакомиться.

Продолжительность стажировки также должна быть достаточна для выполнения поставленных задач. На посещение БрАЗа было выделено девять дней.

Две недели на осмысление

Третий этап стажировки предполагал двухнедельный период освоения и применения полученного опыта.

Самая распространенная проблема при проведении стажировок заключается в том, что по возвращении сотрудники, как правило, погружаются в текущую деятельность и не уделяют времени осмыслению новых знаний. Поэтому на данном этапе очень важна поддержка участников стажировки как их непосредственными руководителями, так и координатором программы от заказчика. Непосредственный руководитель осуществляет поддержку посредством обсуждения увиденного работниками в ходе стажировки и их предложений по улучшению процессов, формирует вместе с ними план работ на ближайшую перспективу.

Важна и поддержка со стороны партнера, организующего стажировку. Она заключается в формировании задания на осмысление опыта, например, в форме вопросов по содержанию полученных знаний, о практическом воплощении их в своем подразделении/ЦДО. Целесообразно, чтобы ответы на вопросы были развернутыми, а не просто «Да/нет». Все участники стажировки на БрАЗе такое задание получили, итоги его выполнения будут подведены в ближайшее время . Теперь полученный опыт будет применяться на практике.

Сегодня, по окончании всех этапов стажировки, можно уверенно утверждать, что все поставленные цели были успешно достигнуты. Участники получили соответствующий их рабочим задачам опыт, в ходе презентаций собственных проектов и обсуждения их в группе многие сотрудники узнали – то, над чем они работают, было либо успешно реализовано, либо прорабатывается в настоящий момент в других ЦДО БН «Разведка и Добыча».