Отдел кадров – это лицо компании. За последние полгода здесь произошли существенные изменения. Одна из проектных команд ПАО «ОДК–Сатурн», используя информационные технологии, задалась целью сократить время обслуживания клиентов и повысить эффективность работы сотрудников подразделения, чтобы в итоге впечатления посетителей отдела кадров – потенциальных работников и действующего персонала предприятия – были только положительными. Какие преимущества дает предприятию автоматизация работы отдела кадров и что еще в этом направлении предстоит сделать, читайте в нашем материале.
Благодарим пресс-службу ПАО «ОДК–Сатурн» за предоставление данного материала.
Совместный проект подразделений, подчиненных директору по информационным технологиям и директору по персоналу, «Сокращение длительности цикла выполнения запросов работников в отделе кадров» был запущен в ПАО «ОДК–Сатурн» в июле 2019 года.
Он призван сократить длительность исполнения запросов по направлениям деятельности отдела кадров на 30 % с использованием системы электронной очереди.
Для регистрации и маршрутизации запросов соискателей и работников ПАО «ОДК–Сатурн» в отделе кадров смонтировали и настроили систему управления электронной очередью, в том числе терминал, информационное табло электронной очереди с голосовым оповещением и главное информационное табло. Два с половиной месяца система находилась в опытной эксплуатации.
По статистическим данным, полученным за данный период, в отдел кадров обратились по разным вопросам 3463 посетителя, среднее время ожидания составило 10 мин, среднее время обслуживания – 14 мин.
Самыми популярными стали обращения по следующим вопросам:
Полученные данные подтверждают, что ПАО «ОДК–Сатурн» является востребованным для соискателей работы предприятием, большая доля обращений связана именно с консультациями по трудоустройству, поиском вакансий и оформлением приема на работу.
Если говорить о времени выполнения наиболее популярных запросов, то консультирование по трудоустройству и поиск вакансий занимает в среднем 12 мин, копию трудовой книжки можно получить за 10 мин, оформление приема на работу в отделе кадров составит в среднем 47 мин, а перевода на другую работу – 23 мин.
Основной поток внешних посетителей в отделе кадров принимает кабинет № 113 по вопросам трудоустройства и поиска вакансий. Также большое количество обращений приходится на кабинет № 110 по работе с трудовыми книжками, а также кабинет № 107 по вопросам кадрового делопроизводства (оформления приема на работу, перевода и увольнения).
Наибольшее количество посетителей наблюдается в отделе кадров в первой половине дня с 10:00 до 11:00 и во второй половине дня с 13:30 до 14:00.
«Анализируя деятельность отдела кадров, оценивая загрузку работников подразделения, поводы для обращений посетителей, мы пришли к заключению о необходимости проекта по внедрению электронной очереди. Данный проект позволяет решить сразу несколько задач. Первая из них – создание комфортных условий для соискателей и работников предприятия. Действительно, применение программно-аппаратного комплекса позволяет упорядочить поток клиентов по направлениям обращения, обеспечить последовательность приема, сформировать маршрут и сократить время ожидания предоставления услуг, что делает новшество удобным для посетителей», – говорит директор по персоналу ПАО «ОДК–Сатурн» Дмитрий Барвинок.
«Терминал электронной очереди содержит 76 запросов, которые структурированы в 10 основных групп главного меню, – рассказывает руководитель проекта, главный специалист по развитию платформы 1С и BI Анна Сбитнева. – В исполнении запросов задействованы сотрудники отдела кадров (кабинеты № 103–107, 109–113), социального отдела (кабинет № 121), сектора организационных структур и штатов (кабинет № 122).
Посетитель отдела кадров выбирает необходимый запрос в меню терминала и получает регистрационный талон. Не тратить время на поиск кабинета помогает функция голосового оповещения, номер талона высвечивается на электронном табло над кабинетом, выполняется автоматический поиск свободного сотрудника отдела кадров для исполнения запроса. Сотрудники отдела кадров видят состояние очереди с помощью электронного пульта, для каждого запроса уже определен кабинет для обращения или маршрут (при необходимости посещения нескольких кабинетов)».
Вторая задача проекта – снизить трудовые затраты, связанные с отвлечением работников отдела кадров на консультации клиентов, ее решению способствует возможность получить ту или иную информацию, используя главное электронное табло.
«Контент информационного табло, его структура, соответствуют основным запросам и минимизируют отвлечение работников отдела кадров, позволяя им сосредоточиться на выполнении основных функций, – поясняет Дмитрий Барвинок. – Так, учитывая наиболее частый запрос – кем потенциальный работник мог бы устроиться на предприятие, первый раздел табло посвящен вакансиям по различным категориям работников (руководители, специалисты, производственные рабочие), с квалификационными требованиями, содержанием работ, уровнем зарплаты, возможностями дополнительного отпуска для льготных категорий и контактными данными руководителей подразделений. Здесь же размещена информация и для тех работников, которые не имеют должного уровня квалификации и претендуют на трудоустройство учениками.
Чтобы действующим и потенциальным работникам было удобно ориентироваться в размещении кабинетов, приведена схема размещения кабинетов с описанием закрепленного функционала. В ПАО «ОДК–Сатурн» действуют достаточно эффективные социальные программы, ознакомиться с ними также можно в одном из разделов табло.
Для нас важно, чтобы содержание главного информационного табло, к которому обращаются потенциальные работники, было для них максимально понятным. Поэтому на основе анализа обращений мы будем продолжать совершенствовать контент».
Третий важный момент – электронная очередь позволяет в автоматическом режиме регистрировать все обращения в отдел кадров и дает развернутую статистическую информацию для принятия управленческих решений. По словам Дмитрия Барвинка, «имея данные этого мониторинга, можно перераспределять функции и выравнивать степень загрузки персонала, в конечном счете, это также влияет на удобство посетителей».
В феврале 2020 года на управляющем комитете были рассмотрены итоги реализации данного проекта. Участники совещания приняли решение о переходе от опытной эксплуатации системы автоматизации отдела кадров к ее промышленному использованию.
«С технической стороны проект завершен, электронная очередь функционирует, препятствий для дальнейшего ее применения нет. В то же время по итогам опытной эксплуатации выявились пожелания, как со стороны отдела кадров, так и со стороны обращающихся сотрудников, сделать интерфейс терминала более интуитивно понятным, минимизировать затраты времени на поиск нужной услуги в системе электронной очереди. Организация-разработчик уже прислала подробные инструкции, как провести данные изменения.
Происходят изменения и в самом отделе кадров, в его структуре создана группа оценки персонала, выделена из действующих работников группа по подбору персонала, которая переехала в 113-й кабинет, ближе к терминалу электронной очереди. Нам предстоит разместить еще одно табло над этим кабинетом. Мы все это сделаем, если не в рамках проекта, то за его пределами, – делится Анна Сбитнева. – Так как данный проект не просто технический и связан еще с организационными преобразованиями, требуется провести дополнительные процедуры для его закрытия и закрепления полученных результатов. В любом случае система электронной очереди, автоматизация работы отдела кадров будут развиваться и за пределами завершенного проекта. Мы не собираемся останавливаться на достигнутом».
