Новый проект управления информацией (Проект оптимизации системы отчетности ТНК-ВР)

В ТНК-ВР стартовал Проект оптимизации системы отчетности, призванный упростить процессы и снизить трудоемкость подготовки управленческой информации.

"Твоя компания", корпоративный журнал ТНК-ВР, декабрь 2011г. www.tnk-bp.ru

Роман Николаев

В ТНК-ВР стартовал Проект оптимизации системы отчетности, призванный упростить процессы и снизить трудоемкость подготовки управленческой информации.

Любая вертикально­интегрированная нефтяная компания – государство в государстве. Здесь есть собственная иерархия, свои законы и механизмы их исполнения, свои граждане – работники, занятые во всей производственно­финансовой цепочке от добычи сырья на месторождениях до продажи топлива на АЗС, собственные инструменты управления бизнесом.

Одним из таких инструментов, необходимых для контроля и оценки работы в ТНК­ВР, служит система управленческой отчетности, которая носит название «Групповой финансовый отчет» и известна многим по аббревиатуре GFO. Это набор управленческой отчетности и основных показателей эффективности деятельности нашей Компании. Он необходим для анализа и сопоставления бизнес­плана с фактическими результатами. На основе GFO в течение года, когда это необходимо, можно спрогнозировать и понять, на каком участке работа соответствует запланированным показателям, а где наметилось отставание и надо принять меры для исправления ситуации.

GFO формируется на год и включает показатели трехлетнего бизнес­плана. Уточненная версия отчета с учетом фактического исполнения и прогноза регулярно готовится к заседаниям Совета директоров. GFO помогает Высшему руководству Компании принимать тактические решения и направлять бизнес по самому эффективному пути развития.

Свою управленческую отчетность готовят БН «Разведка и Добыча» и БН «Переработка и Торговля», а также подразделения БФ «Финансы». В подготовке GFO занято около 300 сотрудников ТНК­ВР, одна половина из которых сосредоточена в Корпоративном Центре, другая – в региональных филиалах и на предприятиях Компании.

«В течение восьми лет существования ТНК­ВР развитие групповой финансовой отчетности происходило, преимущественно, эволюционно. Все отчеты, которые готовились в нашей Компании в части БН и БФ были интегрированы в единую, на момент создания ТНК­ВР достаточно прогрессивную информационную систему. В результате было организовано единое хранилище управленческой отчетности», – отмечает директор Департамента управления эффективностью деятельности БФ «Финансы» Александр Панов.

Одним из проектов, за которые в настоящее время отвечает Александр Панов, является Проект по оптимизации процесса и системы сбора управленческой информации. Дело в том, что действующая в настоящее время в ТНК­ВР система подготовки консолидированной управленческой отчетности была разработана и внедрена британской компанией Altius Consulting еще в 2004 году. До 2007 года в систему GFO были внесены несколько существенных технических улучшений, после чего ее развитие практически остановилось.

По прошествии нескольких лет стало очевидно, что существует возможность оптимизировать процесс подготовки GFO, который требует значительных трудозатрат. На это указывало сразу несколько обстоятельств – в частности, некоторые данные, необходимые для отчетности, поступали из разных систем, не были интегрированы и отличались друг от друга. Годы работы привели к накоплению излишней информации, ранее актуальной, но в настоящее время являющейся, в определенном смысле, балластом, ненужной нагрузкой, от которой можно избавиться. Как и в любой другой работе, связанной со сбором и обработкой данных, в процессе подготовки GFO существовала вероятность появления дублирующей информации. На этих участках возникла возможность  оптимизации процесса.

Также необходимо учесть тот факт, что IT­стратегия ТНК­ВР подразумевает платформу SAP как единый корпоративный стандарт в будущем. Поэтому возникли бы проблемы и при интеграции системы MI, в которой, в том числе, ведется подготовка GFO в настоящий момент, с приложениями SAP.

При сравнении работы в ТНК­ВР с работой в других нефтяных компаниях, можно прийти к выводу, что наши конкуренты зачастую находят более эффективные современные решения, превосходя по результативности процессы, происходящие в нашей Компании. «Настало время оценить, насколько созданная естественным образом практика отвечает задачам и реальным потребностям современного нефтяного бизнеса. В этой связи мы хотим проверить, согласуются ли между собой данные, поступающие в GFO из разных систем, существует ли избыточность информации, есть ли возможность ликвидировать лишние или дублирующие друг друга данные», – говорит менеджер по бизнес­информации БФ «Финансы» Константин Саратцев.

Инициатива по оптимизации отчетности  затронет ТНК­ВР в целом, а управленческая отчетность станет ключевым звеном работы в этом направлении. Наряду с финансовым планированием для управления денежными потоками подготовка групповой финансовой отчетности на основе предварительного анализа была признана одним из самых трудоемких процессов в нашей Компании.

«Сейчас надо изменить подходы в работе: структурировать действующую систему, все разложить по порядку, убрать избыточные и дублирующие данные, посмотреть, где можно избавиться от лишних трудозатрат. В том числе, посмотреть все текущие предложения на рынке, выбрать наиболее конкурентоспособный и прогрессивный продукт по управлению данными и сбору управленческой отчетности. Уже сейчас есть мнение, что отчетность БН «РиД» и БН «ПиТ», в частности, отчетность «Маркетинга», наиболее трудоемкие составляющие нашей Компании. Однако места, где трудозатраты можно сократить, определятся после завершения первого этапа Проекта», – подчеркивает Александр Панов.

Участники проекта как со стороны ТНК­ВР, так и со стороны подрядной организации «БерингПойнт» руководствуются в своей работе самыми современными подходами. «Реализация проекта является частью глобальной задачи по оптимизации управленческой отчетности и бюджетирования в ТНК­ВР. Сейчас проводится оценка методологии, действующей в Компании. По предварительным расчетам, этот этап продлится до мая 2012 года. За это время мы надеемся не только описать существующие в Компании системы и процедуры, но и наметить необходимые изменения, призванные улучшить систему работы с управленческой информацией. Стоит отметить, что наш проект является одним из ключевых в IT­стратегии ТНК­ВР», – отмечает Константин Саратцев.

Проект   оптимизации   системы управленческой  отчетности   затрагивает большинство подразделений нашей Компании. В ходе его реализации необходимо максимально использовать знания и опыт, накопленные сотрудниками ТНК­ВР за прошлые годы, – это является основополагающим фактором успеха проекта. Анализ существующего процесса подготовки GFO станет задачей рабочей группы, в которую войдут не только сотрудники БФ «Финансы», в частности команда Александра Панова, но и специалисты БН «РиД» и БН «ПиТ». «Экспертная поддержка наших коллег из БН нам будет  необходима  в  объеме  одного дня в неделю. Мы понимаем, что это потребу т дополнительных  усилий, и рассчитываем на помощь руководства подразделений ТНК­ВР, без которой вряд ли можно будет добиться необходимых результатов», – отмечает Александр Панов.

Уже сейчас в БН «РиД» и БН «ПиТ» специалисты ищут возможности снижения трудозатрат в процессе подготовки GFO, поэтому, загружая данные отчетности, анализируют их на предмет возможной оптимизации и делают соответствующие выводы, которыми можно будет воспользоваться при реализации проекта.

«Многие крупные российские корпорации работают над созданием комплексных хранилищ отчетных данных, например «Роснефть» и РЖД. Мы надеемся на понимание и поддержку своей работы нашими коллегами из БН. Зачастую многие сначала относятся с недоверием к любым переменам, но мы уверены, что на выходе наш Проект подтвердит собственную необходимость позитивными и полезными решениями», – говорит Константин Саратцев.

Результатами реализации Программы обещают стать ликвидация таких проблем, как отличие фактических данных в системе управленческой информации от данных в финансовой консолидированной отчетности в целом по Компании и на уровне БН/БЕ и избыточные и дублирующие данные в GFO, сложность процесса консолидации данных. Это позволит подразделениям ТНК­ВР, занятым в подготовке GFO, снизить трудозатраты и высвободить время на профильные проекты.