Интервью с начальником отдела материально-технического снабжения Ксенией Луковской.
Благодарим отдел внутренних коммуникаций АО «Кондопожский ЦБК» за предоставление данного материала.
Чтобы предприятие успешно и бесперебойно работало, ему требует-ся промышленное оборудование и комплектующие, сырье и материа-лы, компьютеры и программное обеспечение и еще множество разно-образных товаров и услуг. На Кондопожском ЦБК закупкой всего необ-ходимого для производства — от крупногабаритного оборудования до шариковых ручек — занимается отдел материально-технического снабжения (ОМТС). О задачах, которые ежедневно решают сотрудники подразделения, мы поговорили с его начальником — Ксенией Луков-ской.
Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
— Ксения Валерьевна, расскажите, какие рабочие цели и задачи стоят перед специалистами отдела материально-технического снабжения?
— Отдел занимается централизованными закупками для ключевых предприятий группы компаний «Карелия Палп»: Кондопожского ЦБК, «Кареллестранса» и «КЛПХ». При этом если для «Кареллестранса» и «КЛПХ» мы закупаем узкий перечень номенклатуры (топливо, шины, диски и т. п.), то для КЦБК — абсолютно все, что нужно для выпуска бу-мажной продукции. Это и сырье для производства бумаги, и машины, и запчасти к ним, и услуги подрядных организаций (по строительству, ремонту, уборке и т. д.).
Таким образом, наша главная цель — это своевременное и каче-ственное обеспечение компании сырьем, оборудованием, материала-ми и услугами, которые необходимы для ее полноценной работы.
— Как строится ваше взаимодействие с другими подразделени-ями компании? Каким образом определяются предпочтения при закупке тех или иных видов оборудования и комплектующих?
— Приоритет и вообще сама возможность и целесообразность за-купки товаров и услуг определяются еще до того, как заявка передается в ОМТС. На предприятии существует целая система подачи и прохож-дения заявок — от их создания заказчиком, например, цехом или иным структурным подразделением, до согласования с планово-экономическим отделом, руководителями и утверждением техническо-го директора. Приоритет — высокий, средний, низкий — изначально выставляется заказчиком и затем утверждается полномочными лицами и службами.
К нам попадает потребность, которая одобрена на предыдущих эта-пах и под которую заложен бюджет. Для каждого заказа обозначен уро-вень важности. Сотрудники ОМТС, в свою очередь, видят всю эту кар-тину на своем рабочем месте в системе и могут это анализировать, опираясь на указанные приоритеты, — выставлять уже свою закупоч-ную деятельность соответствующим образом. То есть мы сами не ре-шаем, что вот этой заявкой займемся в первую очередь, а другую от-ложим.
Мы постоянно поддерживаем диалог с заказчиками, с сотрудниками структурных подразделений. Например, контрагент может запросить уточнение комплектации или параметров оборудования, или ему может понадобиться чертеж, который изначально к заявке не приложили. Еще одна распространенная ситуация, которая требует переговоров и уве-личивает срок исполнения заказа, — это когда в бюджете заложена од-на стоимость закупки, а цена, с учетом инфляции или из-за логистики, если это импортные материалы, выросла.
Вся закупочная деятельность осуществляется в информационной системе — от момента подачи потребности до оформления первичной документации по принятым материалам либо услугам. Поэтому мы имеем полную информацию о проводимых закупках, имеем возмож-ность сохранения данных для аналитики как по стоимости, так и по объемам, об ответственных лицах, о поставщиках и подрядчиках. Всю аналитику и процесс исполнения в системе видит и заказчик.
— Вы упомянули систему автоматизации. Можете подробнее рассказать о современных технологиях, которые ОМТС использу-ет в работе?
— В 2021 году процесс закупки от подачи заявки до поступления то-варов на склад мы перевели в ИТ-систему. Это позволило создать единое информационное поле для согласованной работы разных под-разделений, минимизировать искажения и потери данных, которые всегда случаются, если задачи ставятся по электронной почте или уст-но, а результаты фиксируются в таблицах Excel.
Система содержит все данные по заявке: кто ее подал, в рамках ка-кой потребности, какой у задачи приоритет, на каком этапе согласова-ния и исполнения она находится. Деятельность наших менеджеров — от получения коммерческих предложений от поставщиков до согласо-вания спецификаций и заключения договоров с возможной корректи-ровкой сроков и стоимости, с выставлением счетов и подписанием за-крывающих документов — также ведется через систему.
Все этапы регламентированы, для каждого существует свой срок ис-полнения, который также отражается в программе. Кроме того, как я уже говорила, с помощью системы можно удобно аккумулировать и анализировать информацию, чтобы в дальнейшем повышать эффек-тивность закупок.
— Вы недавно заняли должность начальника отдела. Сколько человек трудятся под вашим началом?
— Да, я возглавила отдел 1 октября 2024 года, а до того занимала должность руководителя группы по управлению процессами — это как раз работа, связанная с сопровождением процесса закупки в системе, с автоматизацией и регламентацией. На пути от подачи заявки до ее исполнения иногда возникают какие-то задержки, неполадки, нестыков-ки, и задача сотрудников процессной группы — эти моменты вовремя заметить и отладить.
Таким образом, отдел работает по нескольким направлениям, у нас есть группы, которые ведут закупки сырья, различных видов материа-лов (проектное оборудование, электрооборудование, вспомогательное оборудование и т. д.) и услуг. У каждой группы — свой руководитель, который распределяет задачи и контролирует. Всего в штатном распи-сании ОМТС сейчас 27 человек.
— Самый главный вызов, с которым столкнулись российские предприятия в последние три года, — это импортозамещение и поиск новых поставщиков после введения санкций. Как проходит этот процесс на Кондопожском ЦБК?
— Конечно, нам, как и другим компаниям, пришлось оперативно пе-ренастраивать все сложившиеся связи и кардинально пересматривать направления закупок. Если говорить про зарубежных поставщиков, то мы ориентированы на Китай и Индию. Но главная наша цель — это по-иск необходимых материалов и оборудования на российском рынке. Ведь взаимодействие с отечественными поставщиками сразу снимает большинство санкционных сложностей в сфере платежей и логистики.
С момента введения первых санкций прошло уже почти три года, но мы все еще находимся в ситуации, когда приходится прорабатывать все возможные варианты, чтобы сформировать базу поставщиков для дальнейшего сотрудничества. К сожалению, качество доступных сего-дня аналогов часто все еще уступает качеству оборудования и ком-плектующих, с которыми мы имели дело раньше. Поэтому нужно те-стировать, нарабатывать опыт эксплуатации — процесс этот небыст-рый. Если, к примеру, мы заказали подшипники или одежду машин у нового поставщика, то им нужно какое-то время отработать, чтобы наши специалисты дали заключение — подходят эти комплектующие для наших целей и можно ли закупать их впредь.
Также возникают вопросы, если приходится менять какую-то родную деталь машины на китайскую или российскую. Встанет ли она вообще? Будет ли оборудование нормально функционировать, если, допустим, заменить один узел аналогом в системе одного агрегата определенно-го европейского бренда? А если будет, то сколько он проработает, не снизится ли общая эффективность? И так далее.
Непредсказуемое качество замещенных материалов — это, пожа-луй, главный риск, который нам приходится сегодня учитывать. И, ко-нечно, мы всегда готовы к тому, что придется оперативно искать заме-ну, если купленная деталь все же не подойдет.
— С какими иными рисками вы сталкиваетесь в своей работе?
— Это риски, связанные со сроками исполнения заказов и со свое-временностью поставок, риски поставки некачественного или недо-укомплектованного товара, а также повреждения продукции при транс-портировке.
Еще есть риск возникновения переизбытка каких-то материалов на складе. После внедрения ERP-системы, которая позволяет легко кон-тролировать остатки, вероятность таких ситуаций уменьшилась, но тем не менее она есть.
Актуален и риск нехватки финансовых ресурсов: ограниченный ры-нок сбыта, повышение цен, колебание курса валют и других.
Наконец, фактором риска является дефицит кадров, в случае если нам не хватит человеческих ресурсов для выполнения поставленных зада
— Любые закупщики сталкиваются с попытками демпинга со стороны отдельных поставщиков. Как вы действуете в таких ситу-ациях?
— Конечно, необычайно выгодная на фоне других предложений цена сразу вызывает подозрения. Крупный дистрибьютор может получить скидку у производителя, но это будет… ну, пусть минус 10%, но никак не в два раза.
Вообще, мы стараемся работать напрямую с заводами-производителями, и к согласованию закупки привлечены все заинтере-сованные службы — заказчик, отдел безопасности, юридический от-дел, отдел по налоговым рискам, экономисты и т. д. Каждая служба проверяет список возможных контрагентов в рамках своих компетен-ций, анализирует предложения и дает заключение. Если компания явно демпингует, то ее предложение мы изучаем особенно тщательно, что-бы исключить риски, связанные с качеством, сроками поставки и с дру-гими важными моментами.
— На дворе декабрь. Какие итоги и проекты уходящего года вы отметили бы особо?
— Итоги своей работы мы подводим не в конце года, а ежемесячно, и регулярно отчитываемся перед руководством о проделанной работе и ее эффективности.
Что касается сырья, то его мы закупаем, опираясь на план производ-ства, и всегда выполняем свои обязательства на 100%. По другим ви-дам закупок на текущий момент бюджет и заявки исполнены еще не полностью, поскольку не все товары и материалы пока доставлены и не все завершено, но до конца года мы подтянем эти показатели.
Ну а ключевым проектом последних двух лет стало создание маку-латурной линии, на которой вот-вот должны начаться пусконаладочные работы. Строительство здания, где будет перерабатываться макулату-ра, подведение к нему коммуникаций, закупка и монтаж оборудования — всеми этими вопросами занимался наш отдел.
— А что вы скажете о планах на будущий год?
— В планах — обеспечение предприятия всем необходимым в срок и в интересах компании. Есть и внутренние задачи по повышению эф-фективности и прозрачности закупочной деятельности. Обязательно уделим внимание профессиональному развитию руководителей и ме-неджеров отдела, запланировано обучение сотрудников.
Из новых больших задач выделю опять проект по макулатурной ли-нии, после запуска которой потребуется сырье. Объемы закупок здесь вырастут в десятки раз. Рынок макулатуры вроде бы достаточно широ-кий, но объемы у отдельных компаний небольшие. Чтобы полностью и гарантированно загрузить производственные мощности, нам нужно бу-дет максимально проработать вопрос пула поставщиков, которые смо-гут обеспечить постоянный приток сырья.
Текст: Анна Дерюгина. Фото предоставлены газетой «Авангард Плюс»
