Программа дебюрократизации в «Росатоме» продолжается. Мы уже писали о новых правилах согласования документов, в этот раз речь пойдет об изменениях в процессе закупочной деятельности.
Процедура закупки – самый сложный из процессов, оптимизируемых в ходе дебюрократизации. Каждый из 12 ее этапов по сложности сопоставим с подготовкой и выпуском приказа, поэтому группе под руководством Романа Зимонаса, директора департамента методологии и организации закупок «Росатома», пришлось проделать большую работу, чтобы сократить сроки процедуры и понизить ее трудоемкость.
Большая часть этапов процедуры закупки прописана законодательно, а потому неизменна. Например, в ходе проведения конкурса предложение должно висеть на сайте 30 дней – раньше его не снимешь. Поэтому группа сосредоточилась на начальной стадии закупки, зависящей только от внутренних правил: планировании, формировании ТЗ и начальной цены. Пошагово изучив процедуру – кто что и с кем согласовывает, кто и как отвечает, какое время это занимает – участники группы разработали три пакета изменений: краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные.
Краткосрочные изменения заключаются в переходе на новые регламенты закупочной деятельности. В госкорпорации они уже вступили в силу, а в дивизионах будут доработаны «под себя» и приняты к исполнению до начала 2013 года.
Последовательное согласование по новым правилам будет заменено параллельным, и согласующие смогут одновременно работать над документом. Кроме того, список согласующих и их ответственность будут четко определены: каждое подразделение сможет блокировать документ исключительно в зоне свой ответственности, а к остальным только выдавать замечания. Следующим и, пожалуй, самым важным изменением станет нормирование каждой стадии процедуры по срокам. Если раньше планирование закупки занимало в среднем 26 дней (срок не был четко определен), то по новым правилам этот этап должен быть завершен через пять дней. Если на получение результатов рассмотрения жалоб в ЦАК уходило около 40 дней, то теперь 10. Сократит сроки и исключение из процедуры «лишних» стадий: утверждения годовой программы закупок советами директоров, согласования ГПЗ с постоянно действующей закупочной комиссией организаций и др., а также ограничение до двух циклов согласования (если и после второго документ не согласован, собирается согласительное совещание). «Первое время, конечно, будет тяжело. Например, на подготовку и согласование заявки на закупку в некоторых случаях могло уходить до полугода, а теперь срок для всех пять дней. При этом в одной организации документ согласуют два подразделения, а в том же концерне может и 10.
Несмотря на такой контраст, сроки реальны, и чтобы в них уложиться, нужно просто доработать внутренние процессы, например, сократить количество согласующих, – поясняет Роман Зимонас. – Хочу отметить, что мы оптимизировали только возможные этапы процедуры закупки, потому что большую часть из них упрощать нельзя. Если сократить время на выбор поставщика или написать техническое задание на трансформатор вместо сотни листов на пяти, мы получим не тот товар, а эффект от сокращения сроков не сравнить с экономическими потерями».
Первый результат нововведений можно будет оценить уже через два месяца. Ожидается, что внедрение новых регламентов сократит процесс подготовки и проведения закупки в три раза. Еще больший эффект ожидается после интеграции ЕОСЗ с ЕОСДО, которая ускоряет процесс за счет мгновенной доставки документов.
Среднесрочные изменения процесса закупочной деятельности будут заключаться в интеграции ЕОС-закупки с ERP-системой и информационной системой управления проектами. Долгосрочные, рассчитанные на несколько лет,– в формировании типовых технических требований для всей закупаемой продукции и создании в отрасли системы долгосрочного планирования. «Сейчас каждый заказ пишется с нуля, и на каждый гвоздь играется конкурс, хотя мы закупаем одно и то же. В идеале нужно прийти к тому, чтобы на несколько лет заключать договоры с одним поставщиком и формировать заявки на основе единых стандартов. В отрасли 35 тыс. процедур, и благодаря унификации и централизованным закупкам их количество можно сократить в три раза. Реализация этого плана потребует огромных трудозатрат, прежде всего от технических служб заказчика. Нужно приучить отрасль формировать свои потребности на год вперед и уделять этому процессу достаточно времени и внимания. Предстоит напряженная работа, и мы должны быть к ней готовы», – заключает Роман Зимонас.
