Расскажем, как в ТМХ создали систему организации исполнения поставщиками договорных обязательств.
Благодарим Дирекцию по внешним связям и корпоративным коммуникациям АО «Трансмашхолдинг» за предоставление данного материала.
Директор департамента организации исполнения поставщиками договорных обязательств ТМХ Елена Михеева рассказала о функционале и преимуществах системы «Астрея».
Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
— Елена, как появилась идея создания системы «Астрея»?
— C переходом на контракты жизненного цикла предприятия ТМХ активно вовлеклись в работу по оптимизации потерь и убытков, связанных с качеством и отказами в эксплуатации как непосредственно подвижного состава, так и входящих в его состав комплектующих. В 2019–2020 годах мы выявили серьезные противоречия между контуром ТМХ и поставщиками в части анализа информации о качестве ТМЦ.
Данные по проблемам качества комплектующих велись заводами в разных форматах — чаще всего в Excel, Word и самописных программах. Из-за этого зачастую невозможно было документально подтвердить поставщикам случаи брака. Если поставщик добровольно не признавал проблему, то юристам не хватало документов для выставления претензий и защиты интересов ТМХ в суде. Из всех случаев обнаружения брака компонентов лишь 30–70% удавалось документально подтвердить, а претензии предъявлялись только в 30% случаев.
Отдельная сложность — зависимость от человеческого фактора. Если работник увольнялся, мы иногда не могли даже понять, какой товар был передан поставщику на исследование и ремонт, чтобы проконтролировать его возврат на завод. К слову, разные предприятия ТМХ зачастую даже не знали о проблемах с одними и теми же производителями, потому что просто-напросто не было общего информационного поля.
Холдинг получал ежемесячные отчеты от заводов в таблицах Excel, ответственные работники готовили на основании не подтвержденных документально реестров справочные материалы для руководителей.
В итоге генеральный директор ТМХ принял решение создать единую систему, которая исключила бы разногласия с поставщиками и гарантировала достоверность сведений. Так и появилась идея «Астреи». Решение задачи было возложено на дирекцию материально-технического обеспечения.
— Почему выбрали именно такое название?
— На фоне сложных аббревиатур, таких как КСМПП, УПТСЛ, АСУ СГ, мы хотели подобрать яркое и легко запоминающее название, чтобы при его произнесении сразу было ясно, о какой системе ТМХ идет речь. Мы вспомнили, что в греческой мифологии Астрея — богиня справедливости, а наша система как раз призвана обеспечить справедливость: если вина поставщика доказана, мы добиваемся возмещения убытков, а если нет — отзываем рекламацию. Это инструмент для прозрачной, объективной работы ТМХ и наших партнеров.
— Какие ключевые этапы прошла система с момента ее разработки?
— Внедрение модуля «Астрея:РПД»1 происходило на платформе ERP и включало несколько этапов.
Первый этап — создание единой базы данных. Была разработана система для хранения всей документации, связанной с рекламациями и претензиями, начиная от уведомлений о вызове представителя поставщика для фиксации факта брака и заканчивая претензиями. Это позволило аккумулировать данные о несоответствиях и сделать систему единственным источником информации по браку компонентов в ТМХ.
Затем началось внедрение бизнес-процессов. Были смоделированы целевые процессы рекламационной и претензионной деятельности. Система включает механизм контрольных точек для отслеживания выполнения задач, предполагает автоматизированный обмен данными между компаниями ТМХ в рамках внутрихолдинговой кооперации и с крупнейшими поставщиками, работающими в модуле.
Следующим этапом стала разработка регламентирующих документов. В рамках проекта был создан единый регламент организации рекламационно-претензионной деятельности в компаниях Группы ТМХ.
Далее мы перешли к созданию аналитических отчетов и дашбордов. К 2022 году «Астрея» уже обладала развитой системой аналитических отчетов и первыми дашбордами в Power BI. Эти инструменты позволяли визуализировать данные о количестве и стоимости рекламаций и претензий, а также статусе их обработки и сроках урегулирования.
В 2024 году началась интеграция «Астреи» с другими информационно-аналитическими системами ТМХ. Интеграция и управление данными — один из важнейших и сложнейших этапов жизни любой информационной системы. Она продолжается и сейчас.
Сегодня «Астрея» интегрирована с базами ERP МТО производственных предприятий ТМХ для того, чтобы зафиксированный брак был связан с документами о поставке, а мы не ошибались в наименовании контрагента, договора, ТМЦ, кода АМТО, единице измерения и прочего. Сложнейший многоступенчатый интеграционный механизм реализован и с ERP «Акт о несоответствии» производственных предприятий ТМХ, где ОТК фиксируются все производственные несоответствия, в том числе межцеховые, и только факты несоответствий с признаком «Внешний брак» перегружаются в «Астрею» для отработки с поставщиками.
Осенью 2024 года началась работа по интеграции системы «Астрея:РПД» с Кабинетом поставщика ТМХ. В дальнейшем это упростит обмен данными с внешними контрагентами — партнерами холдинга. Мы уже тестируем этот механизм с концерном «Тракторные заводы»: «Бежицкая сталь» и «Промлит» автоматически получают документы по факту их загрузки в «Астрею». Следующие на очереди — предприятия компании «Ключевые системы и компоненты».
В процессе реализации находится перспективный проект «Судебно-арбитражная работа», который тоже станет частью «Астреи». В системе будет создано рабочее место юриста, представляющего интересы ТМХ в судах.
— Расскажите подробнее о проекте САР. В чем его преимущества для юристов?
— «Астрея:САР»2 будет представлять собой систему учета судебно-арбитражной работы и станет для руководителя юридического подразделения предприятия инструментом контроля над судебной работой предприятия. В несколько кликов руководитель сможет получить доступ к информации, начиная от количества поступивших и поданных исковых заявлений и заканчивая материалами конкретного спора. Также система будет анализировать и в виде метрик отображать количество дел, находящихся в работе у каждого юриста, что позволит руководителю грамотно распределять задачи между юристами в соответствии с их нагрузкой и результативностью.
Для рядовых сотрудников юридической дирекции система будет тоже полезна. Она позволит эффективно планировать связанные с ведением дел задачи, контролировать соблюдение процессуальных сроков и отслеживать график судебных заседаний. В случае необходимости через будущую систему можно будет получить доступ к материалам замещаемого коллеги. «Астрея:САР» будет также предусматривать возможность получать персональную статистику о своей работе.
— В 2024 году в дирекциях МТО ТМХ и заводов появилось новое подразделение — отдел по развитию качества поставщиков. Какие возможности «Астреи» будут полезны для их работы?
— Важной вехой в развитии «Астреи», помимо раздела «Астрея:РПД», посвященного рекламационно-претензионной работе, стало создание новых инструментов для устранения проблем, связанных с качеством покупных изделий на основании данных о рекламациях.
Так появился новый раздел — «Астрея:РКП»3, который объединяет информацию о мероприятиях, которые холдинг проводит в отношении поставщиков для повышения качества комплектующих, а также позволяет отслеживать их эффективность. Блок 8D/КМ — подраздел для мониторинга и контроля работы предприятий по развитию качества внешних поставщиков. Информация о корректирующих и предупреждающих мероприятиях вносится в «Астрею». Это обеспечивает систематизированное хранение данных, связанных с решением каждой проблемы.
Также тестируется «Астрея:Аудиты» — модуль, который мы создаем при участии Проектного офиса ТМХ. По состоянию на июнь 2025 года «Заявка на проведение аудита» уже доступна работникам отделов по развитию качества поставщиков заводов ТМХ для согласования с ДМТО холдинга.
Почему важно такое согласование? Для оптимизации использования трудовых и интеллектуальных ресурсов, а также оценки эффективности командировочных расходов. Управление развития качества комплектующих ДМТО ТМХ анализирует каждую заявку, оценивает наличие оснований для аудита и фактов брака продукции конкретного производителя на других заводах ТМХ, а затем решает, целесообразно ли провести совместный аудит с привлечением сотрудников сразу нескольких заводов. Также ДМТО проверяет, как заводы ТМХ решали проблемы с продукцией поставщиков, оценивает наличие альтернатив или перспективы их внедрения, смотрит статистику по качеству нужных холдингу компонентов у альтернативных производителей. Кроме того, управление развития качества комплектующих ДМТО ТМХ анализирует, были ли проведены другими заводами холдинга аудиты конкретного производителя и какие замечания были сделаны, чтобы при новом аудите провести проверку их устранения.
Также мы фиксируем все аудиты потенциальных поставщиков, которые являются частью процедуры аккредитации, стартовавшей в 2025 году в управлении категорийных закупок ДМТО ТМХ.
Таким образом, «Астрея:Аудиты» систематизирует планы и результаты аудитов потенциальных и действующих поставщиков, что повышает прозрачность процессов принятия решений о закупках у конкретного партнера и фиксирует действия ТМХ при решении проблем, связанных с качеством. Так мы формируем базу знаний для решения похожих задач.
— Какие ключевые направления развития «Астреи» запланированы на 2025 год?
— Главной задачей на 2025 год для команды, которая работает над «Астреей», является ее интеграция с бухгалтерским учетом. Это необходимо для обмена документами между системами и контроля объемов страховых запасов, которые производственные предприятия ТМХ создают для недопущения срыва плана производства при выявлении брака в поступающих от партнеров новых партиях продукции.
Вторая важнейшая задача в этом году — научиться оперативно передавать максимум полезной информации нашим партнерам в Кабинет поставщика ТМХ в таких форматах, которые были бы им понятны и не допускали разночтений. Это позволит обеспечить прозрачность диалога между ТМХ и поставщиками, который опирается на единую информационную среду.
— Какое влияние на работу ТМХ оказало внедрение системы «Астрея» и какие результаты уже достигнуты?
— Фактически на базе «Астреи» внедрены единые критерии для оценки поставщиков, а результаты работы с каждым из них собираются в разделе «Астрея:QCDT» — это система балльной оценки ключевых поставщиков по критериям Quality (Качество), Cost (стоимость), Delivery (дисциплина поставки), Technics (техника).
Производственные предприятия ТМХ ежеквартально оценивают поставщиков по стобалльной шкале. Максимальный балл означает полное соответствие всем требованиям. В конце 2025 года мы будем выгружать результаты в Кабинет поставщика ТМХ, чтобы наши партнеры могли увидеть объективную оценку своей работы, поступающую от разных дирекций ТМХ.
Также «Астрея» минимизирует риск человеческого фактора: ротация или увольнение работника компании Группы ТМХ не влияет на бизнес-процессы. Новый сотрудник легко адаптируется и продолжает взаимодействие с поставщиком ТМЦ, сразу получая всю необходимую документацию.
Важным достижением стало и сокращение сроков замены и ремонта поставщиками ТМЦ, не соответствующих требованиям холдинга. «Астрея» внимательно следит за тем, какие действия поставщики предпринимают для урегулирования рекламационно-претензионных требований.
По результатам работы в 2026 году должен стать реальностью наш тезис: «100% поставщиков ТМЦ, подключенных к работе в Кабинете поставщика ТМХ, отмечают его как единственный источник значимых данных о качестве своего взаимодействия с компаниями Группы ТМХ». Мы открыты к диалогу и строго следим за исполнением договорных обязательств. «Астрея» — это не просто система, а инструмент честного партнерства. Если поставщик работает качественно, ему нечего бояться. Если же есть проблемы, мы их выявим и решим в правовом поле.
Текст и фото предоставлены редакцией журнала «Вектор ТМХ»
СНОСКИ
