В каждом бизнесе есть вспомогательные и повторяющиеся операции, общие для всех предприятий, которые компания стремится унифицировать. Чтобы комплексно управлять такими функциями, оптимизировать их и повысить управляемость бизнес-процессов, в Трубной Металлургической Компании и Группе Синара создан центр бизнес-услуг ТМК-Синара. Эта структура возьмет на себя часть функционала обеих компаний и дочерних обществ по направлениям бухгалтерии, финансов, управления персоналом, юридического сопровождения и информационных технологий.
Благодарим Департамент по коммуникациям и связям с общественностью Группы Синара за предоставление данного материала.
Все самое интересное и уникальное мы публикуем в альманахе «Управление производством». 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
«Наша задача — централизовать стандартные хозяйственные операции предприятий, с помощью возможностей информационных технологий произвести качествественные улучшения и добиться максимальной эффективности — как с точки зрения качества, скорости, так и затрат», — поясняет руководитель проекта Денис Шипицын. Более сложные задачи, требующие специализации по предприятиям, вариативных управленческих решений, останутся за существующими обществами либо в управляющих компаниях.
Для того, чтобы сохранить лучшие практики, сложившиеся в компаниях, на стадии обследования было проведено более 500 интервью со специалистами предприятий, каждый процесс детально рассматривали на уровне исполнителя и руководителя направления. А бизнес-эксперты и внешние консультанты предлагали для сравнения наилучшие решения, реализованные в других организациях. Этот подход помог создать оптимальную целевую схему каждого бизнес-процесса. На следующем этапе были созданы схемы взаимодействия, определены основные ИТ-решения и платформы, начата разработка нормативных документов и контрольной среды ЦБУ.
«Масштабная работа по изучению процессов, описанию информационных систем и оценке трудозатрат была проведена в контуре компаний впервые, и я хочу поблагодарить всех участников: 170 человек участвовали в интервью, в сумме занявших более 500 часов», — отмечает Денис Шипицын.
Проект центра подразумевает разделение на фронт- и бэк-офис. Фронт-офисы находятся на территории обслуживаемых предприятий, бэк-офис разместился в головном офисе компании в Екатеринбурге. Фронт-офисы станут для предприятий «единым окном», а в Екатеринбурге будет развернута работа центра обработки информации, проведения операций и составления отчетности. Взаимодействие предприятий и центра будет регламентировано договорами с закреплением уровней обслуживания.
За непрерывное совершенствование всех процессов будет отвечать управление эффективности и развития ЦБУ, в функции которого входит постановка KPI, поиск дальнейших способов автоматизации и трансформации процессов, контроль качества услуг и удовлетворенности клиентов.
Важнейшая часть проекта, без которой невозможно обеспечить ускорение работы и оптимизацию расходов, — внедрение передовых ИТ-программ для всех предприятий в контуре двух компаний. Развитие ЦБУ обеспечат такие инструменты, как систематизированный электронный архив, ПО для распознавания документов, технологии robotic process automation – программ-роботов для автоматизации рутинных процессов, тикет-система, ПО для безбумажного обмена юридически значимыми документами. Для выполнения основных функций будут использованы уже существующие учетные системы и программные продукты.
ЦБУ ТМК-Синара начал работу с 1 апреля 2021 года. Сейчас в центре обслуживаются пилотные предприятия, затем интеграция предприятий ТМК и Группы Синара будет продолжена поэтапно.
Штат ЦБУ в основном пополнился за счет перевода сотрудников обеих компаний через механизм внутреннего конкурса. Это позволило специалистам рассмотреть новые возможности своей карьеры и реализовать максимум своих навыков и компетенций.
В рамках проекта произойдёт синергия знаний и опыта специалистов более чем из 50 компаний, а это однозначно положительно повлияет на эффективность тех процессов, что переходят в ЦБУ. Кроме того, появляется возможность единого системного подхода в обучении, передаче практических навыков, что очень важно для качественного выполнения передаваемых функций.
Проект реализуется под контролем генеральных директоров обеих компаний и экспертного совета, состоящего из руководителей направлений.
КОММЕНТАРИИ ЭКСПЕРТОВ:
Николай Колбин, директор по персоналу Группы Синара:
— Мы ожидаем, что переход ведения кадрового администрирования в центр бизнес-услуг выведет рутинные процессы на совершенно новый уровень автоматизации и роботизации. Оптимальным результатом в блоке HR будет, прежде всего, высокая скорость выполнения кадровых операций при сохранении необходимого качества и соблюдения требований законодательства.
После передачи в ЦБУ части функционала, связанной с кадровым администрированием, службы персонала предприятий смогут больше внимания сконцентрировать на таких направлениях, как развитие, обучение и мотивация, работа с резервом и молодёжью, вовлеченность персонала в дела предприятий и других не менее важных сферах.
Сергей Сиднев, главный бухгалтер Группы Синара:
— Создание центра бизнес-услуг является важным шагом для любого крупного бизнеса. Из бухгалтерии в ЦБУ передается лишь часть процессов по ведению учета, являющихся типовыми, стандартными фактически для любых компаний. Централизация позволит автоматизировать такие процессы в работе бухгалтера, разработать единый подход к отражению операций. В результате это должно привести к ускорению обработки первичных документов, к экономии времени и сил, усилению контроля, прозрачности учета и к возможности формирования финансовой отчетности по единым принципам учета.
Поскольку Группа Синара состоит из компаний, специализирующихся на различных отраслевых направлениях, объединение учетной функции в ЦБУ позволит сотрудникам Центра получить разнообразный опыт ведения учета в различных отраслях экономики. Так компания растит высококвалифицированные кадры, которые в дальнейшем могут быть задействованы в работе управляющих компаний: Группы Синара и ТМК.
