Что такое управление? Рассказывает Колыхалов Виктор, директор Центра развития организационных технологий.
"Если бы мне пришлось в двух словах выразить суть того, что я хочу довести до сознания руководителей, то я бы выразил это так: это все об уменьшении вариабельности".
Э. Деминг
I. В чём проблема?
II. Объяснение управления на примере преодоления А. Бомбаром Атлантики. Однозначное определение понятия "управление".
2.1. Преодоление Атлантического океана.
2.2. Однозначное определение понятия "управление".
2..3. Сущностное объяснение эксперимента "Воронка и мишень".
Заключение
Проблема в том, что современный менеджмент представляет собой совокупность отдельных частей, а не единое целое. Целостной, логичной и ясной бизнес - теории нет. Более того и сами части-лоскуты состоят из отдельных разрозненных частей. Это относится, в частности, к управлению. "Общую совокупность теоретических знаний об управлении бизнесом можно сравнить с известной басней Крылова про лебедя, рака и щуку. Мотивация – об одном, бюджетирование – о другом, стратегия – это уже о третьем. Но ведь предприятие – это единый организм, целостная система, и значит, все его составляющие должны быть логически взаимоувязаны друг с другом, как все составляющие увязаны в организме человека" [4, с. 8].
Почему сложилась такая ситуация? Потому что отсутствуют точные, однозначные определения понятий (о важности однозначных определений см. [5]). Чтобы бизнес-теория приобрела целостность нужно точно, однозначно определить не менее 7 понятий. Одно из важнейших (если не самое главное) понятий, которое неоднозначно определено – понятие "управление". Существует множество диаметрально противоположных значений этого слова. Это свидетельствует о глубоком непонимании данного понятия.
Например, авторитетнейший консультант по управлению П. Друкер определяет это понятие слишком широко и не инструментально: "управление - это особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную, целенаправленную и производительную группу" [1, с. 32].
Известный специалист в области государственного управления Г. Атаманчук считает что "...управление представляет собой целеполагающее (сознательное, преднамеренное, продуманное!), организующее и регулирующее воздействие людей на собственную общественную, коллективную и групповую жизнедеятельность, осуществляемое как непосредственно (в формах самоуправления), так и через специально созданные структуры (государство, общественные объединения, партии, фирмы, кооперативы, предприятия, ассоциации, союзы и т.д.)" [9, с. 50]. В данном определении есть даже восклицательный знак! Это определение расплывчато, неконкретно и сложно для восприятия (автор охватил всё что можно, но не выделил сущность). Определение должно быть ёмким, ясным, инструментальным и сущностным. Если определение не отвечает этим критериям, то его автор не понимает смысл данного понятия.
В последнее время всё большей популярностью пользуется следующее определение: "Менеджмент – процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для формулирования и достижения организационных целей" [1, с. 31]. Оно не сильно отличается от первого современного определения этого понятия, данного А. Файолем в 1916 году в книге "Общее и промышленное управление": "Управлять значит – предвидеть, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать" [3, с. 9]. Под предвидением Файоль понимал программу действий, т.е. план.
Моё определение управления схоже с нынешним пониманием контроля, т.е. связано с отклонениями. Предварительно и неполно можно сказать, что управление - это борьба с отклонениями, потому что план – это прямая дорога к результату, а отклонения от плана есть отклонения от результата, который быстро и эффективно достигается при минимуме отклонений.
Чтобы до конца понять, что такое управление, нужно разгадать загадку, связанную с тем, что Э. Деминг постоянно говорил о вариациях, но почти никогда об отклонениях, а современные консультанты по управлению наоборот, упоминают отклонения, но не вариации. Также потребуется уточнить понимание контроля после того как я от туда "вытащу" отклонения.
Ален Бомбар [1924 – 2004 гг.] – французский врач, впервые в мире в 1952 году (с 19 октября по 22 декабря) в одиночку на резиновой лодке пересёк Атлантический океан от Канарских островов до острова Барбадос, преодолев 4400 километров за 65 дней.
Лодка, которую Бомбар назвал «Еретиком», представляла собою туго накаченную резиновую колбасу, изогнутую в форме вытянутой подковы, оконечности которой были соединены деревянной кормой. Её длина была 4,65 метра, ширина - 1,9 метра. На плоском резиновом дне лежал легкий деревянный настил. Боковые поплавки состояли из 4-х отсеков, которые накачивались и спускались независимо один от другого. Двигалась лодка с помощью четырехугольного паруса площадью около трех квадратных метров. В пути он питался пойманной сырой рыбой и планктоном.
Работая врачом Бомбар столкнулся с чрезмерным, по его мнению, количество погибших при кораблекрушениях. Он начал анализировать причины избыточности погибших и вот что выяснил.
Ежегодно в мире погибает около двухсот тысяч человек. «Примерно одна четвёртая часть этих жертв не идёт ко дну одновременно с кораблём и высаживается в спасательные шлюпки и т.п. Но скоро и они умирают мучительной смертью (в п. 2.1. весь цитируемый материал взят из[2])». При этом, как он определил, главным является психический фактор. 90% жертв погибает в трёхдневный срок не от истощения или обезвоживания организма. Так, например, к «Титанику первые суда подходили уже через три часа, как пароход скрылся под водою, однако в спасательных шлюпках было немало мертвецов и сошедших с ума».
Чтобы вселить в людей веру в то, что в океане есть всё необходимое для длительного выживания, а также определить эффективность спасательных средств для оснащения ими кораблей, Бомбар предпринял беспрецедентное путешествие.
Весь этап апробации идеи состоял из трёх подэтапов: изучения, практического опробования и самого путешествия. Подэтап изучения занял примерно год. В этот период Бомбар изучал, сколько, как и с помощью чего добывать воду из рыб, как обеспечить организм жирами, белками, углеводами и витаминами, а также течения и ветра в Атлантике. Подэтап практического опробования состоял из двух подэтапов: путешествия по Средиземному морю из Монако на остров Минорка – 14 дней и по Атлантике из Танжера до Канарских островов (885 километров) - 11 дней. Само пересечение Атлантического океана, как уже сказано, заняло у него 65 дней.
Во время этого подэтапа Бомбар нашёл информацию о том, что необходимое количество жидкости может дать рыба, содержащая 50-80% воды, кроме этого в небольших количествах можно пить морскую воду. Рыба и планктон содержат необходимое количество органических веществ и витаминов. Изучение вопросов, связанных с пищей заняло у него полгода, в течение года он изучал течения и ветра в Атлантике.
Путешествие по Средиземному морю вдвоём с товарищем, с которым Бомбар планировал пересечь Атлантику (впоследствии этот товарищ отказался от рискованной океанской затеи) заняло 14 дней. «Средиземное море, столь обманчиво напоминающее озеро, должно было стать нашим полигоном для испытания снаряжения и людей. Чем немилосерднее оно будет к нам, тем большую службу оно нам сослужит. Так мы узнаем, что нас ждет впереди и будем готовы к встрече с Атлантическим океаном».
Переход от Танжера до Канарских островов (885 километров) занял 11 дней. «Как я в сущности плыл? Разумеется, я определял свой курс с помощью приборов, хотя делал это впервые в жизни». Во время этого перехода Бомбар помимо того что мог управлять парусом и пользоваться компасом освоил измеритель Краса, с помощью которого прокладывают курс и начал осваивать секстант.
Читая книгу об этом этапе, у меня вызвал недоумение тот факт, что Бомбар чуть не забыл на берегу морские карты необходимые для прокладки маршрута, а также слабое владение навигационными приборами и это – при плавании по Атлантическому океану!
Этот этап занял 65 дней (Бомбар рассчитывал на 35 дней), с 19 октября по 22 декабря.
Уже 23 октября он записал в своём дневнике: «Я очень мало продвинулся вперед и – что гораздо хуже – не знаю, сколько миль уже пройдено».
Ежедневно Бомбар осматривал лодку. «Любая потертость может оказаться для неё роковой: достаточно, чтобы переплет книги, какая‑нибудь дощечка или хотя бы мой приёмничек в течение нескольких дней оставался на одном и том же месте, чтобы резина здесь протерлась до дырки. Те, кому приведется увидеть моего «Еретика» в парижском морском музее, заметят, что, несмотря на все мои предосторожности, на правом поплавке изнутри резина стерта: в этом месте я опирался на него спиной». «Ежедневный осмотр, ощупывание и выслушивание лодки не раз помогали мне предотвратить катастрофу».
«В четверг 30 октября мною овладел настоящий приступ необузданного оптимизма. Записываю дословно следующее: «Осталось еще 23 дня!» Это означало, что я доплыву до земли 23 ноября». «В действительности я увидел землю и высадился на нее только 23 декабря, то есть на месяц позже».
2 ноября Бомбар отмечает, что от непривычной пищи и постоянной сырости вызванной пропитанной морской солью одеждой у него на коже «появились мелкие и крайне болезненные прыщи». Этот день для него чуть не стал роковым. Чтобы не бередить прыщи, он старался опираться на надувную подушку. «И вот из‑за какого‑то неосторожного движения эта подушка упала за борт, и я это заметил лишь тогда, когда она оказалась уже в нескольких сотнях метров позади. Тотчас же, спустив парус и бросив плавучий якорь (плавучий якорь по сути тот же парашют. В складном положении он занимает мало места, а в воде расправляется опять же, как парашют и сильно замедляет движение лодки под воздействием ветра – разъяснение В.К.), я нырнул и поплыл к ней. Плаваю я хорошо, так что через несколько минут подушка была у меня в руках. Но каково же было мое изумление и ужас, когда я поплыл обратно: лодка убегала от меня и мне не удавалось к ней приблизиться. Плавучий якорь, этот водяной парашют, почему‑то не раскрылся и болтался на волнах, как мокрый флажок. Ничто не удерживало лодку, и ветер уносил ее все дальше. Догнать беглянку я уже не мог, у меня не хватало на это сил. Еще немного, и «Еретик» продолжал бы свой путь без меня…
В 1951 г., когда я тренировался перед заплывом через Ла‑Манш и был в хорошей форме, я мог плыть без отдыха двадцать один час, но теперь, ослабев после стольких лишений и стольких дней почти полной неподвижности, я бы не смог долго продержаться на воде. Поэтому, бросив свою надувную подушку, я пошел кролем, напрягая все силы. Даже во время состязаний в Лас‑Пальмасе с Буато‑отцом я наверняка не показывал такой скорости! Вначале мне удалось сократить расстояние между мной и лодкой, но дальше у меня хватило сил лишь на то, чтобы не отставать. Догнать ее я был не в состоянии…
И вдруг «Еретик» замедлил ход. Я доплыл до него и с трудом перевалился через борт. Оказалось, что стропы плавучего якоря каким‑то чудом распутались и мой водяной парашют сработал. Я был настолько измучен физически и морально, что тут же поклялся больше не плавать до конца путешествия».
1 декабря. Бомбара больше всего мучает то, что он не знает где находится. Приёмник не работает, как и часы с самозаводом. Когда браслет сломался он прицепил часы булавкой на грудь, а т.к. он почти не двигался, они встали. «Где же я нахожусь? В 40 или в 1200 милях от земли? Палящий зной. Горизонт пуст и подернут дымкой. О, если бы я смог определить свою точную долготу, если бы у меня были батарея для радиоприемника и хронометр!
За 17 дней до конца путешествия он пишет в дневнике: «Пятница 5 декабря Я измучен и обессилен кровавым поносом настолько, что боюсь даже есть. Если бы я мог точно определить свои координаты! Мне кажется, что если бы я был уверен, что точно знаю, где нахожусь – пусть это даже далеко от земли, – мне было бы легче».
И вот 10 декабря, после 53 дней путешествия он останавливает встречный корабль – «Аракаку» и первым делом спрашивает своё местоположение. Разница с его расчётами составляет 600 миль (966 километров).
Ему предлагают завтрак, который он не должен был есть и как врач он должен был об этом знать. «Первый завтрак за 53 дня! О, я его хорошо запомнил: яйцо, совсем крохотный кусочек говяжьей печенки, ложка капусты и немного фруктов. Этот более чем скромный завтрак, который впоследствии кое‑кто ставил мне в вину, причинил моему желудку самые жестокие мучения за все время плавания». «Фотографии доказывают, что за последние 12 дней моего плавания после встречи с «Аракакой» я похудел гораздо больше, чем за предыдущие 53». «Позднее, в Париже, один из крупных специалистов‑диетологов сказал мне: «Если бы мы знали, что вы что‑то поели на этом корабле, мы бы и гроша не дали за вашу жизнь!».
«Я знаю теперь, где нахожусь. Больше того, я могу теперь определять свою долготу. Дело в том, что капитан показал мне среди морских таблиц маленькую табличку, называемую уравнением времени. Она давала ежедневную поправку, которую надо было отнимать от времени прохождения солнца через меридиан. Следовательно, мне было достаточно знать приблизительно час прохождения солнца через меридиан, чтобы определить с точностью до 60 миль своё местонахождение. Теперь я мог, наконец, плыть как полагается: часы мои были проверены и «Аракака» подарила мне новую батарею для радиоприемника».
И вот, наконец, после 65 дневного путешествия Бомбар вступил на землю. «Я похудел на 25 килограммов. Я достиг берега с серьезной анемией (5 млн. красных кровяных шариков перед началом путешествия и 2,5 млн. – по возвращении) и с общим количеством гемоглобина, граничащим со смертельным. Период, последовавший за легким завтраком на «Аракаке», едва не оказался для меня роковым. Ужасающий понос с немалыми кровяными выделениями мучил меня в течение двух недель (с 26 ноября по 10 декабря). Моя кожа вся покрылась сыпью и мелкими прыщами. Ногти на пальцах ног выпали. Я претерпел серьезное расстройство зрения».
Своим путешествием Бомбар хотел сократить количество погибших после кораблекрушений, т.е. удалить рассогласование между тем, что есть (большое количество погибших) и тем, что хотелось бы (минимум погибших). Удаление данного рассогласования – это способ решения проблемы (где пересечь океан, когда, на чём, с кем, риски). Затем он с товарищем проделал путешествие по Средиземному морю, т.е. смоделировал достижение результата. После этого Бомбар организовал путешествие: разработал план (план – это поэтапный график достижения цели), подготовил средство достижения цели (лодка с принадлежностями), приборы для определения местоположения и принял меры к минимизации рисков не достижения цели.
Во время путешествия Бомбар стремился удалить рассогласование между тем, что есть(его настоящее местоположение в океане) и тем, что должно быть (его местоположение в соответствии с планом).
Прошу обратить внимание на то, что после того как план окончательно составлен, рассогласование из того что хотелось бы, когда определялся способ решения проблемы (о чём сказано выше), превращается в то, что должно быть. Таким образом, окончательно составленный план приобретает как бы роль нормативного акта, обязательного для выполнения.
Бомбар почти каждый день осматривал лодку и самого себя, чтобы удалить рассогласование между тем, что есть и тем, что может быть, т.е. старался снизить риски не достижения цели.
Необходимо подчеркнуть, что удаление указанных рассогласований направлено на одно – на достижение цели, а план можно представить как кратчайшее расстояние между началом пути и целью.
Опять же, для достижения цели, Бомбар должен был удалять рассогласование между тем, что есть (он жив и почти здоров и продвигается к цели) и тем, что могло бы быть (например, его лодка могла бы продолжать плавание без него, когда он пытался подобрать упавшую за борт подушку, он мог бы не выжить после того как поел на "Аракаке"). Удаление рассогласования происходит через осознание возможных последствий допущенной ошибки. Это формирует опыт и в частности, предусмотрительность и осторожность (после того как лодка чуть не уплыла без Бомбара, он осматривал её дно страхуясь не только раскрытым водяным якорем, но и обвязав тело верёвкой).
Известными становятся те управленцы, которые умеют извлекать из анализа того, что могло бы быть гораздо больше пользы, чем от собственных провалов. Как сказал О. Хаксли: «Опыт – это не то, что с вами происходит, а то, что вы извлекаете из того, что с вами происходит».
Лучше учиться на чужих ошибках, но обычно учатся на своих собственных, и в этом нет ничего зазорного, главное - не повторять одни и те же ошибки. Эта очевидная сентенция, тем не менее, является важным условием обеспечения успеха: «Кто-то однажды заметил, что разница между Dell и другими компаниями заключается в том, что если ошибаются все, то Dell никогда не ошибается дважды. Мы всегда анализировали свои неудачи. Главное – учиться на своих ошибках, чтобы не допускать их в дальнейшем [6, с. 35]».
Если обобщить сказанное, то получится следующее. Началом любой деятельности является проблема. Она разрешается определённым способом. Вначале этот способ, а по сути - это стратегия, представляет собой очень общий, не совсем точный и не конкретный план разрешения проблемы. Чтобы конкретизировать этот план и оценить вероятность его выполнения, моделируется процесс достижение результата. Затем создаётся организационная структура путём декомпозиции цели и составляется детальный план достижения этой цели. Бомбару не нужно было создавать организацию, он сам всё организовал и сам разработал план достижения цели. Потом начинается процесс выполнения плана (достижения цели) в ходе, которого минимизируются отклонения для сохранения постоянной направленности на цель (важнейшее значение приобретет мониторинг). Минимизируются риски не достижения цели. Чтобы не наступать дважды на грабли необходимо анализировать свои ошибки. Это формирует опыт (расчётливость, предусмотрительность, осторожность, в том числе и выбор адекватных стратегий решения проблем).
Итак, управление – это удаление рассогласования между тем, что есть и тем, что должно быть; между тем, что есть и тем, что может быть; между тем, что есть и тем, что могло бы быть. Таким образом, управление осуществляется для того, чтобы достичь запланированную цель.
В научной литературе управление объясняется как процесс воздействия управляющего объекта на управляемый объект. Это так, однако, это неполное понимание. Управление, скорей всего, можно представить как управление лодкой, когда вся организация, в том числе и руководство, находятся в этой лодке и продвигаются к достижению цели стремясь минимизировать отклонения от плана. При таком понимании управления важнейшая роль отводится не только воздействию управляющего объекта на управляемый объект, а мониторингу, прогнозу, плану и цели. Мониторинг необходим для определения местоположения и оценки рисков, а прогноз как прожектор освещает путь. План, как уже сказано, можно представить как кратчайшее расстояние до цели. Можно сказать, что план является эталонным путём достижения цели (вот почему по Тейлору, завод должен управляться не столько директором - распорядителем, сколько плановым отделом).
Не смотря на то, что этот эксперимент прост он, тем не менее, содержит большой смысл. Эксперимент показывает, по какому принципу должно осуществляться управление и где находится проблема, связанная с улучшением качества управления.
Для проведения этого эксперимента [7,8] используется обыкновенная (кухонная) воронка, которая крепится на штативе на высоте примерно 30-50 сантиметров от матерчатой мишени, на которой делаются отметки остановки шарика после многократного опускания его в воронку.
Эксперимент наглядно демонстрирует, при каком способе перемещения воронки разброс отметок остановок шарика относительно центра мишени будет минимальным, т.е. эксперимент позволит нам практически определить какой способ удаления рассогласования между тем, что есть и что должно быть будет наилучшим. Что есть – это отметка положения шарика после его опускания в воронку, а что должно быть – это способ перемещений воронки. Чем меньше площадь разброса отметок шарика, тем лучше способ удаления рассогласований.
Рассматриваются четыре способа перемещения воронки. Первое опускание шарика при всех способах начинается при положении воронки, когда она направлена в центр мишени.
Первый способ можно назвать целенаправленным. Воронка при этом способе не перемещается. После каждого опускания шарика она не передвигается, всё время стоит на одном месте направленной в центр мишени. При этом способе наблюдается минимальный разброс отметок шарика от центра мишени.
Второй способ можно назвать компенсаторным. Предположим, что шарик остановился в пяти сантиметрах к востоку от центра мишени. Воронка сдвигается на пять сантиметров к западу от ее текущего положения и т.д. Отмечается разброс положений шарика от центра мишени примерно в два раза больший, чем при первом способе.
Третий способ можно назвать компенсаторным относительно центра мишени. Если шарик остановился в пяти сантиметрах к востоку от центра мишени, то воронка передвигается на запад на пять сантиметров от центра мишени. При этом способе наблюдаются очень большая амплитуда положений шарика.
Четвёртый способ можно назвать минимизирующим расстояние между отметками двух последних бросаний. То есть воронка располагается непосредственно над тем положением, где шарик только что остановился (падая из воронки на мишень, шарик немного откатывается от места приземления). На небольшом временном интервале наблюдаются малые отклонения, но в целом, как и у третьего способа, отмечается очень большая амплитуда разброса.
Что показывает этот эксперимент? Наилучший способ удаления рассогласования между тем, что есть и тем, что должно быть – первый, когда обеспечивается постоянная направленность на цель – целенаправленность. Другие способы удаления рассогласования можно назвать управленческой патологией, но они, тем не менее, широко применяются на практике [8], особенно второй способ. Например, при стрельбе. Если пуля не попала в самый центр мишени, ствол оружия для осуществления последующего выстрела перемещается на расстояние противоположное отклонению пули при предыдущем выстреле.
Ещё пример второго способа удаления рассогласований.
На Ford Motor Company валы обрабатывались на станке с компенсирующим прибором. «Если диаметр очередного вала по результатам его измерений оказывался слишком большим, компенсатор изменял настройку станка на величину соответствующего расхождения; и наоборот, если диаметр вала был слишком мал, настройка машины изменялась в сторону его увеличения» [7, с. 85]. Т.е. выполнялась вполне разумная корректировка. Однако гистограмма диаметров 50 валов показывала большой разброс вариаций. Статистики предложили выключить компенсатор. Вариации уменьшились, т.е. качество улучшилось. Почему? «Ответ заключается в том, что технологический процесс без работающего компенсирующего прибора уже был в управляемом состоянии, т.е. проявлял наименьший разброс, на какой он был способен... Уменьшение этого разброса достигается только улучшением самого процесса. Компенсатор не улучшал процесса. Он лишь вмешивался в процесс, который уже был стабилен». [7, с. 86].
Эксперимент Воронка и мишень также показывает, как улучшить качество управления.
Площадь разброса отметок значительно уменьшится, если, например, шарики и мишень сделать из материала с ворсом, а высоту воронки уменьшить. Т.е. проблема повышения качества управления связана с улучшением организации системы.
Эту статью я планировал написать за 2 недели, а получилось за 3 месяца. Почему?
В РАН есть институт управления (ИПУ РАН), существует государственный университет управления (ГУУ), множество консалтинговых фирм, школ МВА. В каждом ВУЗе изучают управление. И это только в России, но есть ещё и остальной мир.
Э. Деминг с 1980 по 1993 год провёл четырёхдневные семинары с Красными бусинами и Воронка и мишень примерно с 250 000 человек [10], но так и не смог догадаться, что такое управление, хотя считал, что главное в руководстве - это уменьшение вариабельности.
При написании данной статьи я часто задавал себе вопрос почему, мне удалось дать единственно верное определение управления, а другим нет, ведь я ничем не отличаюсь от других. Я много раз снова и снова пытался опровергнуть своё определение, но каждый раз убеждался, что именно оно верно. И сейчас я убежден, что это точное, однозначное определение ...хотя некоторые сомнения всё-таки остались.
Эта статья даёт достаточно полное представление о понятии "управление". Однако глубокое понимание наступит после публикации последующего материала, близкого к данной теме.
Список использованной литературы
