«Газпромтранс» приступил к первому этапу внедрения СМК

Решение о создании в ООО «Газпромтранс» системы менеджмента качества (СМК) в соответствии с требованиями стандартов ISO 9001:2008 и СТО Газпром 9001-2006 было принято менее года назад. Оно основывалось на понимании того, что СМК как совокупность скоординированных действий по управлению является основой оптимизации всей деятельности Общества. На данный момент Приказом по Обществу введена в действие и утверждена основная документация по СМК и идет активная подготовка к ее сертификации уполномоченным органом на соответствие требованиям стандарта.

Павел Мезенцев, начальник отдела по управлению системой менеджмента качества ООО «Газпромтранс»

За счет внедрения СМК обеспечивается целый ряд преимуществ, таких как:

1. Уверенность в том, что производственная деятельность организована и осуществляется в соответствии с требованиями общепризнанных международных и отраслевых стандартов.

2. Оптимизация управления, поскольку все основные бизнес-процессы деятельности документированы, что позволяет: четко определить содержание действий структурных подразделений и персонала при выполнении той или иной деятельности; обеспечить последовательность, прозрачность и воспроизводимость управления производством на всех его этапах и уровнях.

3. Непрерывное планирование и контроль ключевых бизнес-процессов, способствующие повышению эффективности деятельности и качества услуг. Планирование и анализ деятельности осуществляются на основе тех результатов, которые определены в организации. Все показатели не выдуманы абстрактно – это производные бизнес-процесса, который закрепляет необходимую системе деятельность. Если же планирование происходит само по себе, в отрыве от реальной деятельности, то зачастую выбор показателей и их целевых значений не способствует достижению основных целей организации, а является произвольным и не всегда обоснованным.

4. Гарантия надежности выполнения требований клиентов, повышение качества предоставляемых им услуг и, следовательно, повышение конкурентоспособности.

5. Снижение непроизводственных затрат.

6. Непрерывное совершенствование системы управления и повышение эффективности работы сотрудников на всех уровнях.

Вместе с тем было бы в высшей степени наивно полагать, что эти положительные результаты появятся вместе с изданием приказа о внедрении СМК и последующей сертификацией.

Как показывает опыт, существует целый ряд типовых ошибок, которые допускаются при создании и внедрении СМК и не позволяют в конечном итоге системе реализовать все свои возможности. Остановимся на основных из них.

1. Определение основной целью создания СМК получение сертификата соответствия только для повышения статуса предприятия, заключения новых договоров, обеспечения участия в тендерах и конкурсах, требований законодательства и участия в саморегулируемых организациях – это пример формального подхода, которым грешат многие организации.

2. Недооценка необходимости обучения и информирования сотрудников об основных моментах по созданию и внедрению СМК. По-настоящему ключевым инструментом повседневной деятельности подразделений и сотрудников Общества может стать корпоративный информационный портал. Он должен стать основным элементом в процессе реализации и последующей поддержки СМК. Главная задача информационного портала – сведение в единую управляемую систему разнокачественных служебных и профессиональных информационных потоков и ресурсов, в том числе в рамках системы электронного документооборота. Многие требования, реализуемые в СМК, решаются посредством корпоративного информационного портала.

3. Отрыв процесса разработки документации СМК от реальной деятельности и применение типовых подходов при ее создании:

• применение готовых документов СМК, взятых у других организаций и консультантов, без адаптации их к реальным бизнес-процессам;
• неэффективные процедуры разработки, написания, согласования и внесения изменений в документацию СМК, которые не позволяют руководителю подразделения или владельцу процесса написать такой регламент, какой необходим его подразделению для реального выполнения функциональных задач, для эффективного управления, включая управление всеми ресурсами и обеспечение бесконфликтного взаимодействия с другими подразделениями. Это приводит к необоснованным временным затратам при разработке, неактуальности документов (думаем одно, пишем другое, делаем третье) и «бесконечному» процессу согласования, когда реальные процессы уже изменились, но не отражены в регламентах.

4. Организационные и адаптивные проблемы, связанные с необходимостью систематического проведения внутренних аудитов:

• формальное проведение внутренних аудитов;
• негативное отношение к выявленным несоответствиям у руководителей и отсутствие инициативы по выявлению несоответствий со стороны сотрудников проверяемых подразделений, связанные с непониманием того, что выявление несоответствий и проведение необходимых корректирующих и предупреждающих действий, то есть запуск механизма постоянного совершенствования – это однa из важнейших основ эффективного функционирования СМК;
• планирование и проведение корректирующих действий без решения существа проблем, что неизбежно приводит к возникновению одних и тех же несоответствий в последующем;
• противопоставление производственной деятельности работе по внедрению СМК, разделение планов развития организации и СМК и, как следствие, непонимание того, что СМК прежде всего служит повышению эффективности всех бизнес-процессов.

5. Отсутствие необходимой среды, благоприятной для мотивации сотрудников и стимулирования их стремления к постоянному повышению квалификации и улучшению как собственной работы, так и своих коллег.

Если сейчас совместными усилиями руководства и сотрудников компании удастся избежать перечисленных выше ошибок, то успешное внедрение СМК в ее деятельность будет гарантировано. Практика внедрения СМК, как правило, говорит о 2–3 годах, когда основные результаты будут реализованы в текущей деятельности организации. Отсюда следует, что особого смысла запускать проект по внедрению СМК в авральном порядке нет, но и затягивать с данным процессом также нежелательно.

Еще раз можно подчеркнуть, что СМК вне зависимости от того, сертифицирована она или нет, является эффективным инструментом управления компанией. Система позволяет с большей уверенностью отслеживать внутренние процессы, оценивать достижение целей, увидеть возможность улучшения результативности процессов, придать уверенность в ее надежности партнерам, клиентам, инвесторам и сотрудникам Общества.