Как, когда и зачем стоит использовать проектный метод управления.
Сегодня многие компании используют проектный метод управления. Это обусловлено объективными плюсами подхода — точечной концентрацией усилий на выбранном участке и упрощением административного взаимодействия. Однако да же в крупных проектно-ориентированных компаниях есть «подводные камни», связанные с координацией привлечённых к работе сил. Ведь кроме идеи нужна выверенная методология управления проектами и мотивированные сотрудники. Едва ли не больше сложностей возникает у компаний, для которых проектная работа не основной бизнес. Впрочем, и для таких игроков есть выход — создание проектного офиса — особого подразделения с функцией общей координации проектов. Его задача — помощь, поддержка, контроль и роль центра компетенций, в котором собраны все знания об управлении проектами компании. Формирование и поддержка его работы — непростая задача, решить которую можно только уже имея навыки в области управления проектами.
Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
В общем случае проектный офис — элемент корпоративной системы управления проектами (КСУП), в которой есть:
Организация такого подразделения позволяет, во-первых, унифицировать управленческие процедуры, во-вторых, своевременно информировать руководство о динамике процессов, и, в-третьих — снизить нагрузку на ключевых специалистов, отвечающих за планирование и отчётность.
Выдвинуть качественные гипотезы для решения большой и сложной задачи видится простым делом только неподготовленному человеку. Чтобы проектный офис выполнял свои функции как задумано, нужно обеспечить соблюдение множества условий. Из основных:
При этом происходит развитие корпоративной системы управления проектами через:
Если формулировать в целом, то полновесный офис управления проектами выполняет два блока задач: обеспечивает совершенствование методологии и администрирует управление действующими проектами. В зависимости от специфики организации, долевое соотношение этих задач может быть разным.
Принцип пирамиды основан на иерархической подаче фактов. У проектного офиса, как правило, уже есть методические наработки. А значит, его можно рассмотреть и как инструмент системы управления всеми проектами внутри компании. Некоторое время назад проектный офис создавали после того, как разработаны базовые принципы ключевые процедуры управления проектами. Создание офиса должно было лишь обеспечить переход от управления отдельными проектами к тотальной координации: совместному планированию потребных ресурсов, консолидации отчётности и сопровождению проектных команд.
Постепенно стала вырисовываться новая роль проектного офиса: создание эффективной системы управления. И теперь почти всегда, если стоит задача качественного улучшения управления внутри компании, в качестве первого шага рассматривают создание проектного офиса.
Все цели работы проектного офиса должны быть нацелены на рост прибыль компании или снижение её издержек. И отвечать на главные вопросы: как измерить рост выгоды, и какие ещё преимущества дало бизнесу создание этой структуры? Только в этом случае выйдет чётко формулировать нужный функционал команды, чтобы ставить ей задачи и отслеживать, какой путь к их исполнению будет самым эффективным.
В деле организации такой структуры до сих нет универсальных решений. Её конфигурация зависит от методов управления внутри компании, содержания и масштаба проектов. Поэтому подготовку начинают с определения необходимого объема и последовательности работ. При организации офиса стоит выделить обязательные этапы:
В проектную команду, кроме «своих» специалистов, часто привлекают на аутсорсинг специализированные организации и работающих удалённо экспертов. Не существует жёстких правил, которые бы фиксировали их долевое соотношение раз и навсегда. Состав команды может (а часто и должен) изменяться по мере продвижения работ. Важно — оптимально подобранное соотношение «своих» и приглашённых специалистов, позволяет, не теряя гибкости в принятии решений, обеспечивать динамику развития проекта.
При этом даже профессионалам нужно пройти через курсы обучения проектному управлению для руководителей и участников команды. Кроме получения актуальных знаний в этой сфере, обучение позволяет оценить, одинаков ли уровень понимания задач участниками, выработать единую терминологию и подходы к реализации задуманного. Набор и обучение сотрудников — самая продолжительная фаза при организации проектного офиса. В зависимости от сложности стоящей перед командой задачи, сроки его запуска обычно составляют от месяца до полугода.
Давайте вместе пройдём по всем этапам подготовки сообщения по методу Минто. Как видим, при умелом использовании проектный офис претендует на звание инструмента, который, кроме изначально заложенного в нём функционала способен выполнять и ряд смежных задач. В частности, он позволяет поднять на новый уровень всю проектную деятельности компании за счёт быстрого прохождения повторяющихся шагов. Это повышает эффективность работы всех работников предприятия и служит катализатором развития корпоративной системы управления. А значит, способствует развитию бизнеса компании в целом.
Текст: Дмитрий Живило, эксперт дирекции по развитию бизнес-системы Уральской Стали. Фото Freepik
