В рамках проекта прошел цикл семинаров по бизнес-процессам. Несмотря на большой объем задач, возложенных руководством на проектную команду, и амбициозные сроки, работы идут по плану. На сегодняшний день завершен первый цикл семинаров по бизнес-процессам – один из важнейших этапов фазы «Проектирование». Результатом этой фазы станут согласованные концептуальные дизайны и проектные решения, которые и лягут в основу будущей системы SAP.
Трансформация бизнес-процессов, которая осуществляется проектной командой «Вега», требует привлечения высокого уровня экспертизы со стороны руководства МОЭК.
Для разграничения полномочий и сфер ответственности при принятии стратегических решений в проекте «Вега» используется процессный подход. Для каждого из пяти процессов, входящих в объем проекта, определено ответственное лицо – владелец. Его основная задача – обеспечение работы вверенных ему процессов после продуктивного старта и достижение необходимых показателей их эффективности. Каждым владельцем процесса назначена группа бизнес-экспертов – сотрудников, которые оказывают необходимую методологическую поддержку по вопросам своего функционала, участвуют в разработке процессов и согласуют результаты работ проектной команды. На настоящий момент, когда «Вега» находится на фазе «Проектирование», именно активное участие владельцев процессов и бизнес-экспертов является ключевым фактором успеха всего проекта в целом.
Чтобы совместная работа с проектной командой была максимально продуктивной, в рамках «Веги» для владельцев и бизнес-экспертов было запланировано два цикла семинаров. На семинарах первого цикла участникам предлагалось обсудить и скорректировать целевую модель каждого отдельного процесса. Второй цикл позволит владельцам и бизнес-экспертам ознакомиться и согласовать разработанный с учетом замечаний подробный концептуальный дизайн.
Верхний уровень операционной модели компании был согласован высшим руководством МОЭК: определен перечень процессов, которые вошли в объем «Веги». Для каждого из этих пяти бизнес-процессов проектная команда подготовила подробное описание. За основу взят шаблон информационной системы генерирующих компаний Группы «Газпром». Его основные стандарты были проанализированы и в шаблон внесены изменения в соответствии со спецификой деятельности МОЭК и с учетом выбранной стратегии преобразований. Разработанное в результате предложение и демонстрировалось на семинарах первого цикла.
Для того чтобы участники семинара имели возможность ознакомиться со всеми ключевыми особенностями предлагаемого решения и перечень замечаний был максимально полным, командой «Веги» был разработан шаблон описания и демонстрации модели процессов. Вне зависимости от того, к какому направлению относится процесс – финансы или логистика, он демонстрировался в формате презентации с четко определенными разделами. Сначала давалось описание процесса в виде основных шагов. Далее освещались ключевые аспекты реализации этого процесса в системе SAP. Также предлагался набор справочников НСИ и отчетов, давалось описание ролей, участвующих в процессе, и разграничивались их полномочия.
Задача участников семинара состояла в оценке предлагаемого варианта, его обсуждении и предложении корректировок. Согласование итоговой версии протокола означало, что на данном уровне детализации процесса все замечания к его модели, имеющиеся у владельцев и бизнес-экспертов, учтены проектной командой.
Подход общения с проектной командой посредством четко запланированных семинаров является непривычным для сотрудников МОЭК: рассматривать и корректировать документацию чаще всего приходилось на рабочем месте, обсуждать – на индивидуальных встречах. Однако уже сегодня эффективность совместного ознакомления с предложенным решением и обсуждение его в формате живой дискуссии подтвердили сами участники семинаров. Они отметили, что работать в группе, состоящей из коллег и членов проектной команды, очень эффективно: вопрос, заданный одним участником, может быть тут же поддержан дополнительным комментарием другого. В результате ответы консультантов были полными, а выданные экспертами рекомендации – обстоятельными. Кроме того, присутствие владельца процесса на семинаре, его заинтересованность еще раз напоминали каждому участнику, насколько важны их внимание и активность при обсуждении предложенного консультантами решения. В дальнейшем именно бизнес-экспертам предстоит помогать всей компании адаптироваться к новым процессам, основные принципы работы которых они закладывают уже сейчас.
Ни один из комментариев участников не остался неучтенным, вопросы фиксировались в протоколе непосредственно в течение семинара. По завершении протокол передавался участникам на ознакомление. Итоговая версия рассылалась командой «Веги» на согласование вместе с материалами семинара.
Это дало участникам дополнительную возможность подробно ознакомиться с предлагаемым решением и при необходимости добавить свои замечания.
Сегодня, завершив первый цикл семинаров, проектная команда переходит к более детальному описанию бизнес-процессов. Все замечания, полученные от владельцев и бизнес-экспертов и зафиксированные в протоколе, лягут в основу материалов для второго цикла семинаров.
Второй цикл отличается глубиной проработки процессов. Для согласования участникам семинаров будет представлена конкретная последовательность действий, документы, трансакции, то есть детальный дизайн каждого сценария в соответствии с методологией Aris. Процессы с таким уровнем детализации лягут в основу концептуального дизайна системы SAP.
Светлана Купцова
