Такой подход применим к любой сфере деятельности – к производству, к сфере услуг, к административным процессам.
Для начала необходимо составить мнение о потребителе. Кто Ваш потребитель? Какую ценность Вы для него создаете?
Потребитель может Вам сформулировать следующие свои желания:
- Не транжирьте мое время.
- Решите мою проблему полностью.
- Дайте мне то, что я хочу.
- Доставьте ценность туда, куда я хочу.
- Решите мою проблему тогда, когда я хочу.
- Решайте мою полную проблему постоянно.
Все это формирует понятие о ценности и потерях.
Ценность изделия – это ощущение Клиента, что нужная ему вещь доставлена в нужное место, в нужное время и по приемлемой цене.
Процессы, создающие ценность – процессы, за которые клиент готов платить.
Потери – любая деятельность, потребляющая ресурсы, но не добавляющая ценности изделию.
Семь основных видов потерь
1. Перепроизводство
Продукция производится в большем объеме, чем требуется заказчику (следующей производственной стадии или клиенту).
Влечет:
- Увеличение складских помещений и рабочих склада,
- Увеличение свободных денежных средств,
- Потерю качества продукции, моральный износ продукции,
- Необходимость доп. оборудования для перегрузки,
- Необходимость дополнительных поддонов/тележек, автопогрузчиков.
Пути улучшения:
- Производить только вовремя и только то, что хочет клиент
- Производить мелкими партиями
- Быстрые переналадки
Специфика офиса:
- Производство больше информации, чем это необходимо клиенту (избыток информации).
- Создание ненужных документов отчета, который никто не читает.
- Создание лишних копий документов.
- Дублирование работы.
- «Закладка» лишних подписей, согласование.
2. Избыток запасов
Хранение большого объема сырья, материалов, НЗП.
Влечет:
- Увеличение площадей для хранения и рабочей силы для перемещения,
- Необходимость поиска,
- Возможность повреждения,
- Задержку срочных заказов,
- Необходимость дополнительных поддонов/тележек, автопогрузчиков.
Специфика офиса:
- Подготовка нескольких документов для совместного перемещения (отвезу/заберу разом...)
- Избыток канцтоваров
- Стопки бумаг, канцелярских принадлежностей
- Неиспользуемая оргтехника, хранимая в офисе
- Запасы времени на выполнение работы
3. Ожидание (простои)
Рабочие простаивают в ожидании очередной рабочей операции, материалов, инструмента, деталей, простоя оборудования, переналадки, проверки качества.
Влечет:
- Увеличение производственного цикла,
- Снижение производительности.
Специфика офиса:
- Ожидание в приемной
- Ожидание распоряжений руководства
- Неполадки программного обеспечения
- Ожидание очереди на принтер, телефон
- Ожидание работы после поломки оргтехники
- Ожидание работы после «зависания» электронной почты
- Ожидание задания
- Ожидание проверки, согласования, утверждения
- Ожидание требований Заказчика
4. Транспортировка
Лишнее движение материалов, незавершенного производства на большие расстояния, деталей и готовых изделий на склад и со склада.
Влечет:
- Увеличение издержек на перемещение,
- Потеря времени на поиск,
- Повреждения продукции при транспортировке.
Специфика офиса:
- Хождение клиента «по кабинетам».
- Большие цепочки передач из рук в руки документов, материалов.
5. Лишние движения (работников)
Все лишние движения, которые приходится делать работникам в процессе работы: поиски того, что нужно, необходимость тянуться за инструментами, деталями и т.п. или заниматься их укладкой. Сюда же относится ходьба.
Влечет:
- Снижение производительности труда,
- Снижение морального самочувствия.
Специфика офиса:
- Ненужные перемещения в результате низкой эргономики рабочего места, неэффективной планировки офиса и т.д.
- Перемещения внутри одного здания, по заводам (за документами, к офисной технике, поиск нужного предмета и др.)
- Поиск информации в компьютере: переходы из одной папки в другую, из одного файла в другой.
6. Излишняя обработка
Производство продукции/услуг с более высокими потребительскими качествами, чем это востребовано заказчиком.
Влечет:
- Увеличение стоимости продукции,
- Увеличение срока производственного цикла.
Специфика офиса:
- Дорогая упаковка товара.
- Выполнение работ сверх сметы.
- Чрезмерно красиво оформленный отчет.
- Множество ненужной информации.
- Чрезмерная проверка разными «контролерами», руководителями результатов работы сотрудниками.
7. Переделка (дефекты)
Производство дефектных деталей и исправление дефектов. Также это ошибки при заполнении заказа, отчета и т.д. Ошибки руководителей в принятии решений.
Влечет:
- Увеличение затрат на доработку,
- Использование дополнительных материалов,
- Дополнительные перевозки,
- Дополнительный контроль,
- Место для временного хранения,
- Место для работы по устранению дефектов.
Специфика офиса:
- Ошибка при заполнении заказа, счета, компьютерной формы, отчета.
- Ошибка в формулировке.
- Потеря документа.
- Опечатки.
- Ошибки в расчетах.
- Повторное введение данных.
- Переподписание.
