Ранее мы рассказали вам про американскую программу быстрого поиска и устранения узких мест RABIT, а Genesis – вариант немецких производителей.
Ни одно предприятие не может существовать как статичная неизменная система. Оно должно реагировать, приспосабливаться, совершенствоваться. Это понимание породило целый ряд направлений, методик и инструментов, призванных повысить способность предприятия к качественным изменениям. Но от чего – или от кого – зависит способность предприятия меняться?
Скорость, качество, себестоимость – именно так выглядит тройка классических факторов, от которых зависит успех или неуспех предприятия. Но в последнее время под влиянием конкурентной среды выкристаллизовался еще один фактор – обучаемость организации, ее способность воспринимать сигналы внешней и внутренней среды (рынка и собственно самой организации) и совершенствоваться в соответствии с ее требованиями. И всецело зависит этот фактор от сотрудников компании.
Персонал предприятия может быть как движущей силой, так и главным сдерживающим фактором любых изменений, поэтому в вопросе повышения гибкости и производительности предприятия многие специалисты и практики предлагают начинать именно с работы с персоналом. В реализации долговременной стратегии уже привычна и близка многим стала философия кайдзен, позволяющая в процессе непрерывного совершенствования процессов формировать и взращивать активный, неравнодушный и квалифицированный персонал. А вот добиться быстрых и радикальных перемен к лучшему гораздо сложнее.
В условиях изменчивого рынка многие компании ставят во главу принцип быстрых изменений. Американские теоретики и практики разработали программу быстрого поиска и устранения узких мест RABIT, а немецкие производители в свою очередь могут предложить программу Genesis, направленную на достижение высоких показателей производительности, эффективности и качества силами самих работников. Несомненно, многие из предлагаемых решений будут вам знакомы, но ценность программы состоит в том, что она аккумулирует уже известный опыт и представляет его в виде понятной и пригодной для практического применения модели.
Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
Не умаляя ценность постепенных непрерывных улучшений, программа GENESIS предлагает максимально практический набор решений, направленный на быстрые изменения. Ее задача – быстрое повышение производительности и качества труда, значительное сокращение запасов и продолжительности работ, высвобождение площадей. И решение этой задачи она возлагает на сотрудников предприятия, максимально вовлекая их в процесс принятия решений.
В основе программы лежит уже зарекомендовавшая себя практика проведения «мастерских» (workshops) для сотрудников. Стандартная «мастерская» занимает четыре дня и охватывает все фазы решения проблем: от факторов, препятствующих повышению производительности, до принятия необходимых мер для их устранения.
Участниками становятся рядовые сотрудники – именно в них руководство должно видеть основную движущую силу любых изменений. В рамках «мастерских» они получают возможность поделиться своими знаниями производственных взаимосвязей и опытом в решении проблем. Работа в малых группах в атмосфере внимания к опыту каждого работника помогает решить и глубинные проблемы низкой эффективности предприятия. Начав с устранения самых заметных проблем, участники групп постепенно перейдут к основательной реорганизации существующего на предприятии порядка вещей
Главная задача, которая стоит перед участниками GENESIS-«мастерских», – выявить и устранить причины низкой производительности. Отличие состоит в сроках: участники должны сконцентрироваться на задачах, которые могут быть решены в течение 4 дней. Если источники потерь и причины низкой производительности невозможно устранить в течение 4 дней, они становятся темой последующих «мастерских». Такая ограниченность в сроках позволяет задать темп работе и исключает продолжительные дискуссии; предпочтителен мозговой штурм, технологии быстрого поиска проблем.
Секрет успеха такой методики кроется в объединении непрерывного совершенствования (кайдзен) и радикальных изменений (кайкаку). Программа направлена на максимальное использование потенциала и опыта работников, поскольку на практике было подтверждено, что гораздо большую пользу приносят не разработанные экспертами гипотетические способы решения проблем, а реальные улучшения, предложенные рабочими группами, хорошо знакомыми с производством.
Разрешая отдельные проблемы производственных процессов в ходе четырехдневных «мастерских», участники обучаются самостоятельному поиску источников проблем, начиная с простых и переходя к более сложных. Эффективность решения проблем повышается от «мастерской» к «мастерской». Так у работников формируется ответственность за собственную работу. Постепенно полученный опыт переносится на другие отделы и другие проблемные области, помимо повышения производительности. Улучшение отдельных фаз технологического процесса ведет к более качественному и рациональному выполнению ежедневной работы. После достижения поставленных целей ставятся новые, более высокого уровня, что способствуют непрерывному повышению производительности.
Огромную роль в данном процессе играет ознакомление всего персонала с рационализаторскими предложениями, проводимыми мероприятиями и их результатами, что способствует передаче опыта и знаний среди сотрудников. Участники первой GENESIS-«мастерской» на последующих берут на себя роль модераторов. Так количество задействованных в «мастерских» сотрудников будет постоянно расти, пока не достигнет 100%-го вовлечения персонала.
Контроль эффективности проектов осуществляется посредством периодического аудита. Поскольку проведение мероприятий не занимает много времени, участники практически сразу получают информацию о достигнутых результатах, что прекрасно мотивирует на дальнейшие свершения. Если GENESIS внедряется как пилотный проект, то после проведения пробной «мастерской» он распространяется на все предприятие. В отличие от традиционных проектных работ, GENESIS – при условии интеграции всех сфер предприятия и высокой скорости внедрения – позволяет сделать предприятие быстро обучающимся. Предпосылками подобной трансформации являются организация собственной программы, активная работа по обучению персонала и модераторов и активизация обмена информацией.
Нельзя забывать о том, что GENESIS не заменяет структурных преобразований или инновационных изменений в технологиях производства, хотя может к ним подтолкнуть. Дело в том, что устранив самые очевидные проблемы, GENESIS-группы рано или поздно столкнутся с тем, что дальнейшему повышению производительности или устранению потерь мешает существующая организационная структура, принципы протекания процессов и т.д. и попытаются ее изменить. Конечно, руководство могло сразу начать глубинные преобразования процессов и структуры сверху, но такой радикальный шаг часто вызывает конфликты с работниками, и внутренняя инерция гасит все усилия. GENESIS позволяет работникам самим прийти к пониманию, что привычная организация работы им мешает, и активно включиться в ее изменение. На этом этапе важна поддержка на высшем уровне.
Инструкции, шаблоны и алгоритмы для старта проекта LEAN вы можете найти в практическом руководстве по внедрению бережливого производства.
Каковы основные требования к внедрению программы GENESIS?
На основании опыта более чем 600 предприятий был выработан ряд рекомендаций, которые повышают успешность программы GENESIS.
1. Эффективное сотрудничество без учета иерархии
Успешность определяется конструктивной работой каждого участника. В отличие от традиционных программ улучшения, GENESIS-«мастерские» предполагают совместную работу сотрудников различных должностей и различных отделов. Широкий круг участников делает возможным всесторонний анализ проблемы и препятствует принятию решений на основании лишь одной точки зрения. При необходимости могут привлекаться и специалисты со стороны. Поскольку рядовые сотрудники и руководители вместе решают проблемы, обязательным условием является равенство голосов и мнений. Главным является обоснованность суждения, а не должность того, от кого оно исходит.
2. Ограниченная область исследования
Даже если было выявлено много источников проблем, существующих на предприятии, эффективнее решать их последовательно. Накануне «мастерской» как можно точнее очертите границы рассматриваемой проблемы: каких отделов она касается, как влияет на другие процессы, кто может оказать помощь в ее разрешении. Целью «мастерской» является не поверхностная беседа обо всех выявленных проблемах, а пошаговое разрешение каждой из них. Точное описание проблемы и систематический поиск причин ее возникновения облегчает поиск решений. Постановка задач должна быть завершена в течение четырех дней проведения «мастерской».
3. Использование творческого потенциала сотрудников разного уровня
Рабочая группа, решающая поставленную перед ней задачу, гораздо изобретательнее и быстрее, чем отдельный сотрудник. Это преимущество наиболее заметно проявляется, когда в «мастерской» принимают участие не только руководители и специалисты, но и рядовые рабочие. Рабочие лучше кого-либо знают процесс изнутри и могут охарактеризовать проблему с новой для руководства стороны, поскольку сталкиваются с ней в ежедневной работе. В процессе выработки решения проблемы они могут на основании своего опыта мгновенно оценить реализуемость того или иного решения на практике.
Еще одной предпосылкой для успешного сотрудничества в группе является количественное ограничение участников: в группе должно быть не более 12 человек. При отборе немаловажно, чтобы среди них были как защитники, так и противники определенного нововведения – это позволяет рассмотреть проблему и предлагаемую стратегию ее решения с разных сторон. Условием для принятия выработанного решения является также согласие лидера мнения. Он пользуется доверием рабочих, следовательно, его поддержка снизит вероятность сопротивления нововведениям.
4. Участие опытных модераторов
Участники «мастерской» должны работать под руководством опытных модераторов – двух-трех на группу (в зависимости от количества участников). Важно подчеркнуть, что они не имеют каких-либо особых привилегий и работают на равных с другими участниками «мастерской»; их задача направлять усилия группы в нужное русло.
На первых «мастерских» функцию модераторов могут исполнять приглашенные консультанты. Они же проводят базовое обучение внутренних модераторов: в течение одного-двух дней им преподают основы модерации, техники решения проблем.
Обычно перед началом внедрения GENESIS-программы руководители совместно с координатором проекта выбирают будущих модераторов. Опыт показывает, что с повышением осведомленности персонала предприятия касательно основ GENESIS-программы многие сотрудники сами заявляют о своем желании пройти подготовку и выполнять функции модератора.
5. Строгое соблюдение сроков, выделенных на принятие решения
GENESIS-«мастерская» занимает четыре дня. За это время должна быть определена проблема, степень ее сложности, источники, потенциальные возможности решения. Каждый участник должен высказать свое мнение, после чего группа разрабатывает решение, планирует его реализацию, распределяет задачи. Работа, как мы видим, проходит достаточно интенсивно, поэтому модератор должен внимательно следить за временем. Если становится понятно, что проблема слишком сложна, чтобы разработать ее устранение за четыре дня, ее разбивают на более мелкие и последовательно их решают.
6. Решения должны быть применимы на практике
Основополагающим принципом GENESIS-программы является возможность в кратчайшие сроки внедрить принятые решения на практике, предпочтительно – в течение трех дней после завершения «мастерской»: изменить планировку в цехах, организовать рабочее место, установить информационные стенды и другие решения, позволяющие повысить производительность. Следить за выполнимостью решений – задача модераторов. Они должны отсекать или настаивать на доработке решений, не имеющих практической ценности.
Таким образом, через неделю (4 дня «мастерской» и 3 дня реализации решений) предприятие получает видимый результат. Как показывает практика, примерно в 80% случаев принятые решения приводят к качественным изменениям.
7. Регулярное проведение GENESIS-«мастерских»
GENESIS не должен быть однократно проводимым мероприятием. После проведения пробного «мастерской» программа предусматривает распространение на все предприятие, желательно и с участием стратегических поставщиков. Сотрудники, уже принимавшие участие в «мастерской», берут на себя роль модераторов при проведении «мастерских» в других отделах.
8. Привлечение руководства предприятием
Топ-менеджмент должен принимать активное участие в планировании и реализации GENESIS-программы. Каждый шаг, будь то выработка решений, отбор подходящих модераторов, обучение или информирование коллектива, должен проходить при участии топ-менеджмента.
9. Соблюдение стандартов
Несмотря на то, что программа GENESIS направлена на развитие творческого потенциала сотрудников, в ее основе лежит стандартизированный подход. Группа должна следовать четкой программе проведения «мастерских», срочные вопросы следует решить до его начала. Завершается «мастерская» презентацией итогов работы руководству и сотрудникам. Помимо освещения результатов, она направлена на привлечение к работе не задействованных сотрудников. Стандарты и дисциплинированность участников позволяют сделать работу в ходе «мастерской» максимально эффективной, без ненужных дискуссий на общие темы.
10. Тщательная проработка первой (пилотной) GENESIS-«мастерской»
При проведении первой GENESIS-«мастерской» требуется особая осмотрительность, поскольку программа должна сразу зарекомендовать себя и доказать свою эффективность. Поэтому рассматриваемый на «мастерской» круг проблем должен отвечать следующим требованиям:
Сотрудники должны самостоятельно предлагать и претворять в жизнь улучшения.
Типовые инструкции, шаблоны и алгоритмы для внедрения системы 5S вы можете найти в практическом руководстве по внедрению 5S.
Проекты изменений, выработанные в рамках программы GENESIS, серьезно повышают конкурентоспособность предприятий. На 600 предприятиях, реализовывавших программу, было зафиксировано повышение производительности от 20% до 40%, в среднем на 28%. Такие результаты были достигнуты за счет постепенного устранения проблем, которые мешали достижению работниками высокой производительности труда.
Отправной точкой, как правило, становилось улучшение внутренней коммуникации, позволившее избегать дублирующих операций, ускорить процесс принятия решений, сократив тем самым продолжительность цикла.
Благодаря программе GENESIS удалось добиться сокращения времени обработки материалов на 20-80%, в среднем на 40%. К тому же, объемы складских запасов были сокращены на 12-81%. Средний показатель сокращения запасов составил 39%.
На опрошенных предприятиях программа GENESIS реализовывалась для повышения производительности как в производственных, так и непроизводственных отделах, и в обоих случаях программа доказала свою успешность. Было зафиксировано сокращение потерь времени при обмене информацией на 10-70%, в среднем – на 31%.
Программа GENESIS привела к высвобождению площадей – от 10% до 48%, в среднем 25%. Это произошло за счет перепланировки рабочего пространства, устранения или сокращения мест промежуточного хранения в цехах.
На GENESIS-«мастерских» в центре обсуждения часто оказывались вопросы качества. Помимо повышения производительности за счет увеличения эффективной нагрузки на основной персонал и расширения их ответственности, удалось значительно поднять уровень качества. Снижение брака составило от 10% до 92%, в среднем 47%.
Слаженно организованный ход производственного процесса, более качественное управление, сокращение времени производственного цикла и согласованность действий всех отделов предприятия привели к более точному соблюдению сроков заказа на 8-15%, в среднем на 10%.
Говоря о финансовых результатах, мы можем отметить, что программа GENESIS привела к экономии от 13 тысяч до более чем 1,2 млн евро, в среднем 212 000 евро.
Ключевым элементом успеха программы является правильно составленный план обучения, состав группы и качество подготовки консультантов-модераторов. Этими вопросами должны заниматься менеджеры по обучению, имеющие опыт работы именно с производственным персоналом. Как мы видим, главным фактором успеха программы является создание рабочих групп и команд, которые на постоянной основе занимаются оптимизацией и повышением производительности. В России же подобные проекты преимущественно находятся под контролем отдельных консультантов или специалистов. Даже кайдзен-предложения подаются рабочими, как правило, индивидуально, то есть, можно с уверенностью сказать, потенциал оптимизации и повышения производительности за счет организации командной работы использован не до конца. Но именно командная работа дает наибольший эффект на современных производствах, что убедительно доказали промышленные лидеры Японии и Германии.
Рис. 1. Средние результаты программы GENESIS
Степень конкурентоспособности компании выражается не только в скорости выхода продукции на рынок, качестве или технологических преимуществах. Конкурентоспособность – это, прежде всего, высококвалифицированный и высокопроизводительный персонал. Основой коренных организационных преобразований становится групповая работа. Она создает предпосылки использования принципов саморегуляции и обратной связи в процессах. Программа GENESIS не несет в себе что-то радикально новое, но помогает развить потенциал сотрудников, подталкивает их к принятию ответственности за свою работу. Работа в группах помогает преодолеть слепое следование привычному укладу, повышает способность сотрудников выявлять проблемы. Встреча людей с разным опытом и взглядами повышает качество вырабатываемых решений, что напрямую влияет на реализуемость проектов на практике.
Вводимые новшества отражаются не только на организации, но и на ее сотрудниках, повышая их мотивацию и компетентность. Повышение производительности их труда в таких условиях становится закономерным следствием.
Текст: Ольга Гончарова
Материал подготовлен на основании данных Dr. Wildemann, Horst, Kurzfristige Produktivitätssteigerung durch GENESIS, TCW GmbH & Co. KG
