«Вектор развития» 0 комментариев

Про полезность процедуры при написании писем по электронной почте

Роль стандартных процедур в повышении личной эффективности.

Благодарим Пресс-службу АО «ОДК» за предоставление данного материала.

Автор: Липунова Анна, начальник группы, АО «ОДК – ГТ»

Одним из первых нормативных документов, с которым меня познакомили в начале работы в АО «ОДК – ГТ», была  инструкция 117 «Электронная почта. 15 требований». 

Действительно сейчас на каждом рабочем месте офиса есть персональный компьютер, документы и их проекты мы все чаще посылаем для проработки по почте, решаем вопросы с помощью переписки, доводим до коллег важную информацию. Но чтобы наши действия оказались результативными, запланированные задачи были выполнены, а коммуникация была эффективной, необходимо придерживаться ряда правил. У нас в ОДК – ГТ их 15, это от части требования к содержанию сообщения, а от части требования к применению возможностей, предлагаемых самой электронной почтой. Расскажу о некоторых из них чуть подробнее.

Все самое интересное и уникальное мы публикуем в альманахе «Управление производством». 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!

1. Используйте папку "Входящие" только для работы с неисполненными сообщениями

На рабочем месте не должно быть ничего лишнего, так же и в почте. Выполнил задачу из сообщения, отчитался – удали сообщение и не отвлекайся больше на него. Если в папке «Входящие» оставить только неисполненные сообщения, то становится легко планировать, а значит и успевать все в срок.

2. Всегда указывайте тему сообщения

Следующая опция, позволяющая упростить планирование, это тема сообщения. Удобно, когда не глядя в содержание, можно примерно понять, о чем пойдет речь, определить очередность проработки сообщений и не пропустить что-то важное.

3. Явно указывайте действие, которое Вы ожидаете от адресата

В своей работе мы, как правило, связаны с несколькими процессами, работаем с разными подразделениями. Поэтому не всегда возможно быстро разобраться, что именно от тебя требуется по той или иной теме, если это не указано явно. Например, вы направили справку о результатах проделанной работы одному из руководителей. Что он должен предпринять? Проверить, согласовать, переслать кому-то для использования в работе, все это сразу или вообще ничего? Если вы об этом не написали в сообщении, то результата можно и не дождаться. 

С другой стороны, если вы решите очень подробно разъяснить вопрос, и в сообщении будет слишком много текста, то на прочтение и понимание, чего именно вы ожидаете от получателя, придется потратить время. При этом получатель не застрахован от того, что упустит что-то важное, и вы рискуете не получить ожидаемый результат. 

Цените свое и чужое время, не заставляйте адресата гадать, что от него ждут, явно указывайте ожидаемое действие.

Рис. Фрагмент инструкции 117 «Электронная почта. 15 требований». 

4. Разделяйте исполнителей и заинтересованных лиц (поля "Кому" и "Копия")

Это правило работает как для рассылки протоколов совещаний, так и для прочей переписки. В первом случае оно помогает исполнителям отсортировать задачи из значительного количества входящих протоколов (у нас это протоколы оперативных совещаний, регулярных советов по качеству продукции, встреч команд проектов и прочее). Если видишь свое имя в поле «Копия», то уже понятно, что  можно ознакомиться с содержимым и самостоятельно определить, требуется ли вмешательство. Но если имя указано в поле «Кому», то здесь точно есть задача, требующая исполнения в определенный срок. Если же и исполнителей, и заинтересованных лиц ставить в поле «Кому», то получится путаница. Как минимум заинтересованным лицам не будет понятно, что от них ожидает отправитель. В лучшем случае они зададут вопрос, в худшем – проигнорируют сообщение. Но в любом случае потратят свое полезное время. 

В случае переписки ставить заинтересованное лицо в поле «Копия» удобно не только для заинтересованного работника (таким способом его держат в курсе, что обсуждается по его теме), но и для отправителя и адресата. Отправителю не нужно писать отдельно заинтересованным лицам и сообщать о ходе решения вопроса, все можно отследить по почте. А получатель уже видит, кто в вопросе заинтересован, у кого можно уточнить детали.

5. Действуйте последовательно: используйте кнопки "Ответить" или "Переслать"

Каждый работник, активно использующий в работе электронную почту, должен знать и уметь использовать удобные приемы работы такие как кнопки "Ответить" и "Переслать". В чем разница? Нажав кнопку "Ответить", вы автоматически формируете ответное сообщение тому, кто вам написал. Но если в адресованном вам сообщении были вложения, то они не сохранятся в вашем сообщении и в переписке в дальнейшем. Применение кнопки "Ответить" приемлемо, если адресату не нужно вновь обращаться к вложению. Используя кнопку «Переслать», вы сохраните полученные по электронной почте вложения, но адресатов нужно будет указывать самим.

6. Используйте "Заместителя" на случай отсутствия на рабочем месте

Очень важное правило и принцип работы. Все мы живые люди, ездим в командировки, учимся, ходим в отпуска, иногда болеем. Любые перерывы и простои, особенно незапланированные, не могут не сказаться на сроках отработки запросов, исполнения задач. Планы приходится изменять. Но электронная почта дает нам возможность не упустить важные задачи и запросы, используя "Заместителя". В период вашего отсутствия установите переадресацию на замещающее лицо и заполните автоответ. В этом случае сообщение, направленное вам, попадет к замещающему вас на время отсутствия работнику, а отправитель получит ответ, что его сообщение было перенаправлено, и вы сейчас ответить не сможете. Не забудьте указать в автоответе имя замещающего работника (это может понадобиться отправителю для оперативной связи), причину вашего отсутствия (для понимания, можно ли вас побеспокоить, если необходимо лично ваше участие) и срок вашего отсутствия (если он определен и понятен). Кроме того, в случае установки "Заместителя", электронная почта дает понять отправителю заранее, что адресат отсутствует на работе. В этом случае в верхней части сообщения после указания адресата появляется текст автоответа. То есть отправитель предупрежден заранее о том, что его сообщение получит кто-то другой, и может принять решение дождаться вашего появления.

7. Обязательно подписывайте свои сообщения

И не забываем про этикет, электронные сообщения, как и любые деловые письма, должны сопровождаться подписью «С уважением», именем и сведениями об отправителе. Для эффективной коммуникации адресат должен знать не только ваше имя, но и должность (место работы), и телефон для оперативной связи. Мы рекомендуем использовать как минимум две подписи: для переписки внутри компании и для сообщений в сторонние организации. Если сделать дополнительные настройки почты, то про подпись не придется задумываться, она будет появляться автоматически, та, которую поставите по умолчанию (чаще используется). Заменить на другую из шаблона можно будет при необходимости нажатием всего одной кнопки.

Желаю приятной работы, эффективных коммуникаций!

0 комментариев
Отправить
обсуждения
Толковая статья автора-практика. Полная версия - в крайнем номере альманаха "Управление произво... Из личного опыта: как вовлечь сотрудников в процесс непрерывного совершенствования
Никакая программа не позволяет "выявлять причины брака", только сигналы об изменениях в пр... За качество берётся статистика: SPC на «КАМАЗе»
Добрый день, Статистическое управление процессами - это не сравнение контролируемых значений с г... За качество берётся статистика: SPC на «КАМАЗе»
Узнайте больше Бережливое производство Сборник уникальных алгоритмов и дорожных карт для внедрения бережливого производства
Бережливое производство