Утверждено распоряжением Губернатора области от 23.08.2011 № 414-р.
1.1. Для проведения внешнего аудита и оценки соответствия фактического состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест) требованиям документации по развертыванию системы организации эффективного рабочего пространства (далее - система 5S), включая правила и требования к объекту стандартизации, разработанные с целью многократного использования (далее 5S-стандарты), в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области (далее – ОИВ ЯО и СППО) образуется рабочая группа по проведению мониторинга развертывания системы организации эффективного рабочего пространства в ОИВ ЯО и СППО (далее – рабочая группа).
1.2. Рабочая группа является постоянно действующим коллеги¬альным органом.
Деятельность рабочей группы основана на принципах равноправия ее членов, законности и объективности решения вопросов.
1.3. При осуществлении своих функций рабочая группа отчитывается перед заместителем Губернатора области, координирующим деятельность ОИВ ЯО и СППО по вопросам организационного развития, повышения эффективности и результативности деятельности государственных органов области и советом при Губернаторе области по оценке деятельности органов исполнительной власти, взаимодействует с командами по развертыванию системы организации эффективного рабочего пространства ОИВ ЯО и СППО (далее - 5S-команды).
1.4. Рабочая группа руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Ярославской области, иными законами Ярославской области, указами и распоряжениями Губернатора Ярославской области, постановлениями Правительства Ярославской области и иными нормативными правовыми актами Ярославской области, Методическими рекомендациями по развертыванию и функционированию системы организации эффективного рабочего пространства в ОИВ ЯО и СППО (далее – Методические рекомендации), 5S-стандартами, а также настоящим Положением.
Основной задачей рабочей группы является проведение внешнего аудита и оценки соответствия фактического состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест) требованиям Методических рекомендаций, 5S-стандартов (далее – внешний аудит).
Рабочая группа осуществляет следующие функции:
3.1. Формирует план проведения внешнего аудита в ОИВ ЯО и СППО (далее – план аудита) и направляет его в ОИВ ЯО и СППО.
3.2. Проводит внешний аудит в ОИВ ЯО и СППО в соответствии с планом аудита.
3.3. Контролирует выполнение ОИВ ЯО и СППО планов развертывания системы 5S и достижение поставленных целей.
3.4. Готовит информацию о результатах проведенного внешнего аудита и направляет заместителям Губернатора области, руководителям ОИВ ЯО и СППО и лидерам 5S-команд.
3.5. Размещает информацию о результатах проведенного внешнего аудита в информационной системе «База знаний органов государственной власти Ярославской области ДИАрама».
3.6. Готовит предложения по совершенствованию процесса развертывания (функционирования) системы 5S и направляет заместителям Губернатора области, руководителям ОИВ ЯО и СППО и лидерам 5S-команд.
3.7. В ходе проведения внешнего аудита разъясняет сотрудникам ОИВ ЯО и СППО требования Методических рекомендаций, дает рекомендации по совершенствованию процесса развертывания (функционирования) системы 5S.
3.8. Контролирует соблюдение требований Методических рекомендаций в части:
Рабочая группа для решения возложенной на нее задачи и выполнения установленных функций имеет право:
4.1. В соответствии с утвержденным планом аудита беспрепятственно осматривать во всех ОИВ ЯО и СППО рабочее пространство (в том числе рабочие места), включающее в себя рабочие кабинеты, комнаты для совещаний, архивы и прочие хранилища, подсобные помещения, холлы, комнаты для отдыха и питания, коридоры, лестничные пролеты, туалетные комнаты, с целью проведения внешнего аудита.
4.2. Организовывать и проводить совещания по результатам проведенного внешнего аудита.
4.3. Приглашать на совещания рабочей группы внешних специалистов и экспертов по развертыванию системы 5S в порядке, установленном действующим законодательством.
5.1. Рабочая группа состоит из руководителя и членов рабочей группы из числа представителей ОИВ ЯО и СППО.
Персональный состав рабочей группы утверждается распоряжением Губернатора области. Члены рабочей группы принимают участие в ее работе на общественных началах.
Рабочая группа осуществляет внешний аудит в каждом ОИВ ЯО и СППО, осуществляющем развертывание системы 5S, в соответствии с планом аудита не реже 1 раза в месяц.
5.2. Рабочая группа осуществляет внешний аудит в каждом ОИВ ЯО и СППО, в котором функционирует система 5S, в соответствии с планом аудита не реже 1 раза в квартал.
5.3. Внешний аудит проводится группами из состава членов рабочей группы, численностью не менее трех человек.
5.4. По заявке руководителя рабочей группы управление делами Правительства области предоставляет служебный транспорт для доставки группы к месту проведения внешнего аудита.
5.5. При приближении сроков проведения внешнего аудита в ОИВ ЯО или СППО руководитель рабочей группы заблаговременно, не менее чем за 1 рабочий день, уведомляет руководителя этого ОИВ ЯО или СППО, а в случае его отсутствия – замещающее его лицо о точной дате и времени проведения внешнего аудита.
При проведении внешнего аудита в ОИВ ЯО или СППО в обязательном порядке присутствует лидер 5S-команды этого ОИВ ЯО или СППО (в исключительных случаях – лицо, замещающее его на период отсутствия, из состава 5S-команды).
5.6. Балльная оценка состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест), а также замечания, выводы и рекомендации фиксируются индивидуально каждым членом группы в оценочных листах состояния рабочего пространства в ОИВ ЯО или СППО, утверждаемых Методическими рекомендациями.
Итоговые оценки формируются исходя из среднего арифметического значения индивидуальных оценок всех членов группы, проводивших внешний аудит, и фиксируются руководителем рабочей группы в итоговом оценочном листе состояния рабочего пространства в ОИВ ЯО или СППО, утверждаемом Методическими рекомендациями.
В случае, если при индивидуальной оценке членов рабочей группы расхождение по одному и тому же пункту составило более 1 балла, решение об итоговой оценке принимается коллегиально большинством голосов. При равенстве голосов решающим является голос руководителя рабочей группы.
5.7. Решения, принимаемые рабочей группой, оформляются путем заполнения итогового оценочного листа, который подписывает руководитель рабочей группы.
5.8. Рабочая группа обеспечивает хранение документов, касающихся результатов проведения внешнего аудита, а также материалов по развертыванию (функционированию) системы 5S, в бумажном виде в течение сроков, установленных в номенклатуре дел управленияПравительства области по организационному развитию органов исполнительной власти области. Электронные версии этих документов хранятся в течение двух лет.
Типовые инструкции, шаблоны, лучший опыт предприятий вы можете найти в практическом руководстве по внедрению 5S.
