Система непрерывных улучшений АО «ОЭК»: от первых шагов к стандартизации и развитию

Статья из альманаха «Управление производством».

Текст: Павел Андреевич Коваленко, руководитель департамента организационных изменений и проектного менеджмента АО «ОЭК»; Андрей Петров, бизнес-аналитик. Фото: АО «ОЭК»

Запуск пилотного проекта по внедрению непрерывного процесса улучшений в АО «ОЭК» состоялся 24 апреля 2023 с целью сбора, рассмотрения, утверждения и реализации инициативных предложений от работников компании. Связано это решение с тем что, живя в динамичном и постоянно развивающемся мире, использовать лишь знания и навыки, которые были получены ранее, означает стоять на месте. Как организованы сбор и обработка идей и какую роль в развитии системы играет мотивация сотрудников, рассказывают специалисты компании.

Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!

Система подачи предложений по улучшениям всецело направлена на вовлечение персонала, активизацию творческой деятельности работников в решении задач по повышению эффективности и развития производственной системы АО «ОЭК».

Благодаря огромному потоку информации из всевозможных источников (интернет, телевидение, социальные сети и т.д.) у каждого сотрудника компании сформированы свои интересы и увлечения, которые в симбиозе с предыдущим профессиональным опытом работы в других компания, а в некоторых случаях и отраслях, благотворно влияют на дальнее развитие нашей компании. Таким образом мы получаем огромный пласт предложений и источников зон роста и развития.

Собственно, и работа в одностороннем, директивном формате не настолько эффективна как работа с обратной связью от сотрудников, ведь благодаря этому проекту каждый сотрудник имеет право и возможность высказать свое мнение и предложение и быть услышанным ТОП-менеджментом компании. 

Систему подачи предложений по улучшению мы реализовали в формате «единого окна» с двумя основными каналами коммуникации: это корпоративная электронная почта «единого окна» и мессенджер Telegram со специально созданным для этого проекта телеграм-каналом «Фабрика Идей АО «ОЭК» для публикации информации (в том числе бланков подачи предложений и инструкции по их заполнению), проведения голосования и опросов.

Бланк ППУ можно подавать в любом формате – как в рукописном, так и электронном и даже сделав фото заполненного бланка через камеру мобильного телефона. Единственное условие – это отправка на корпоративную почту «Проект по внедрению непрерывных улучшений». 

Предложения по улучшению принимаются как индивидуально, так и от группы работников. В случае возникновения вопросов и каких-либо сложностей работник может обратиться к куратору процесса, написав ему на почту либо связавшись по телефону. Но число обращений с проблемами очень низкое, так как система по сбору предложений выстроена достаточно прозрачно и интуитивно понятно.

Все поступающие предложения фиксируются в Банке идей и делятся на три основных типа в зависимости от детализации предложения: «идея», «улучшение», «рационализаторское предложение. 

В случае, если у куратора процесса возникают сомнения или ему не хватает компетенций в узкоспециализированных вопросах, предусмотрена экспертная комиссия. В состав экспертной комиссии входят работники компании, являющиеся экспертами в своих направлениях деятельности. Они помогают скорректировать тип предложения, предоставляют экспертное заключение о возможности применения идеи или отказе.

После этого все предложения поступают в телеграм-канал на открытое голосование, с помощью которого можно понять приоритетность в реализации предложений. После окончания голосования результаты вносятся в турнирную таблицу. 

Куратор процесса подготавливает итоговый протокол, в котором отражает всю информацию за отчетный период (в нашем случае это месяц) и передает все предложения (в том числе и «Повторяющиеся») в Комитет по улучшениям, состоящий из ТОП-менеджмента компании.

На заседании Комитета уже коллегиально принимаются решения о дальнейшей судьбе поданных предложений. В зависимости от сложности реализации предложения по улучшению (тут учитываются такие факторы, как время на реализацию, применяемость в рамках компании, привлечение исполнителей для реализации, финансовые затраты и т.д.) могут приняться следующие решения: если предложение не требует больших физических и финансовых затрат (к примеру «Установить шкаф для обмена книгами»), то назначается ответственное подразделение или конкретный исполнитель и устанавливается срок. Для более сложных предложений может быть принято решение от создания рабочей группы до инициации проекта по внедрению.

Инструкции, шаблоны и алгоритмы для старта проекта LEAN вы можете найти в практическом руководстве по внедрению бережливого производства.

За 5 месяцев существования проекта в Банк Идей поступило свыше 300 предложений по улучшению, затрагивающих разные сферы деятельности компании – от производственных операций до цифровизации и мобильных приложений. 

Естественно, такого количества предложений не достичь без качественной мотивационной составляющей. В рамках проекта мы предусмотрели конкурс с призовым фондом по различным номинациям: «Лучшая Идея», «Лучшее Улучшение» и, соответственно, номинации, которые заслуживают отдельного внимания, – «Лучшая Идея по мнению Комитета», «Лучшее Улучшение по мнению Комитета». Все номинации предусматривают вручение грамот и распределение призовых мест с последующей публикацией в корпоративных СМИ. Но помимо финансовой мотивации, сотрудники осознают, что их слышат, что, подавая свои предложения сегодня, они облегчают и упрощают свою работу завтра, вскрывают проблемы, оптимизируют процессы и тем самым создают для себя комфортную рабочую атмосферу. Неспроста мы каждый раз во всех публикациях напоминаем всем и подчеркиваем, что «БЛАГОДАРЯ ВАШИМ ИДЕЯМ МЫ ВМЕСТЕ СМОЖЕМ СДЕЛАТЬ АО «ОЭК» ЛУЧШЕ!»

Подтверждением активному включению сотрудников может также служить наш телеграм-канал «Фабрика Идей АО «ОЭК», который мы начинали с нуля, и без директивных распоряжений и требований от каждого сотрудника подписаться мы смогли получить более 330 подписчиков, которые принимают активное участие в голосованиях и опросах. 

Не можем не отметить также заинтересованность и вовлеченность коллег из других департаментов. Так, по просьбе коллег мы несколько раз задавали тематики для сбора предложений, это были создание сувенирной и брендированной продукции и сбор предложений по развитию внутреннего конкурса. В настоящее время мы пробуем новое направление, связанное с проведением опросов.

На наш взгляд такие проекты по созданию систем непрерывных улучшений – это очень важная часть деятельность любой компании. Так вскрываются многие проблемы, которые не видны на более высоких уровнях. Система подачи предложений по улучшению должна быть проста и интуитивно понятна без каких-либо «бюрократических» и принципиальных условий. Так всегда можно связаться с автором и уточнить детали, конкретизировать его предложение при необходимости. В противном случае можно просто на начальном этапе отбить у сотрудника все желание генерировать предложения в последующем. 

Самое главное при запуске таких систем – это, пожалуй, внедрение подаваемых предложений, чтобы работники видели, что они действительно вносят вклад в развитие компании и способствуют изменениям, что их предложения работают, что их слышат. Но также стоит отметить, что не все предложения по тем или иным причинам в данный момент времени могут быть реализованы. В таком случае обязательно предоставление сотруднику корректной, мотивированной обратной связи.

Можно изучить множество лучших практик по внедрению систем сбора предложений по улучшениям, но запустить сразу все гладко вряд ли получится, название системы говорит само за себя, поэтому нужно действовать, быть гибкими, и оперативно реагировать на выявляемые несоответствия.

С полной версией этой статьи можно ознакомиться в одном из номеров Альманаха «Управление производством».