«5С в офисе» — это один из инструментов бережливого производства, который с начала 2010 года активно внедряется в компании в рамках СМК. Любая работа становится эффективнее в несколько раз, если рабочее место организовано правильно.
Любая работа становится эффективнее в несколько раз, если рабочее место организовано правильно. Конкурс «Лучший кабинет» позволяет выявить лучшие практики внедрения проекта «5С в офисе» и наиболее активных сотрудников компании, заинтересованных в улучшениях, а также способствует повышению заинтересованности сотрудников в постоянном улучшении своего рабочего пространства по проекту 5С.
Конкурс проходил в два этапа. На первом этапе производился отбор лучших кабинетов внутри структурных подразделений.
Участниками конкурса стали кабинеты, набравшие наибольшее количество баллов при проведении аудитов администратором, закрепленным за соответствующим подразделением. Аудит был проведен в соответствии с оценочным листом, в котором зафиксированы критерии оценки. Так, учитывался общий вид рабочего места, практика хранения документации в бумажном и электронном виде и прежде всего — отсутствие лишних документов, наличие способа поиска нужных, четкая систематизация по папкам. Отдельным пунктом в критериях оценки обозначена стандартизация. Здесь важно, чтобы в отделе функционировал регламент, в котором определены сроки обработки и передачи документации, лица, с которыми взаимодействуют сотрудники, велась работа по выявлению потерь в процессах, было обозначено движение основных информационных потоков в офисе, а также заведена папка с предложениями по улучшению работы.
На втором этапе была организована конкурсная комиссия, состоящая из сотрудников дирекции по развитию и самого структурного подразделения. Комиссия во главе с руководителем проекта «5С в офисе» проводила аудит представленных на конкурс кабинетов в соответствии с оценочным листом. При подведении итогов также учитывались оригинальность и системность применения визуальных инструментов при организации рабочего пространства, степень полноты систематизации хранения документов в кабинете.
На данном этапе в конкурсе принимали участие 23 кабинета.
По совокупности баллов, в соответствии с контрольными листами, учитывая системный подход по решению комиссии, присуждены три призовых места. Победители поощрены денежной премией. Члены комиссии отметили высокий уровень подготовки и волю к победе всех участников конкурса и выразили благодарность за активное участие в развитии компании.
Елена Александровна Говенко, инженер 1-й категории электротехнической службы (первое место):
— Участие в конкурсе на лучший кабинет для нашего отдела особого труда не составило, поскольку порядок на рабочем месте поддерживался всегда. В соответствии с требованиями конкурса мы создали электронные копии документов либо отправили их в архив, разработали основные схемы движения информации в офисе, а также взаимодействие службы с другими подразделениями компании, с контрагентами. В электронном виде каждой папке был присвоен шестизначный порядковый номер, в бумажном — порядковый номер на полке. Это сразу упростило поиск документации, в том числе в архиве. Считаю, что система 5С очень дисциплинирует, помогает поддерживать порядок и экономит время. Еще пример: ушел в отпуск сотрудник — коллегам сложно найти необходимый документ, который находится в зоне ответственности отпускника. Так было раньше, теперь на сервере создана сетевая папка и к электронным документам имеют доступ все сотрудники службы.
Алена Валерьевна Киселева, ведущий экономист отдела бизнес-планирования управления бюджетирования и управленческого учета (второе место):
— Задача каждого сотрудника компании — постоянно совершенствовать бизнес-процессы. Участие в этой работе не должно проходить для галочки. Наш отдел ориентирован на результат. При подготовке к конкурсу мы сделали то, что необходимо нам для работы. Так, для более оперативного поиска документов мы разработали цветовое решение папок с документами на бумажном носителе, более детально прописали номенклатуру дел, а также пошаговую инструкцию поиска папок. Был разработан регламент сроков обработки и передачи документации, взаимодействие сотрудников в этом процессе. Еще пример. Казалось бы, мелочь, но сотрудников отвлекала необходимость объяснять, как осуществляется вручную двусторонняя печать документа на принтере. Выявив потери времени на объяснениях, мы устранили проблему, разработав инструкцию. Кроме того, разработан журнал (в электронном виде), в котором фиксируется план работ сотрудников отдела на месяц, неделю и каждый день с указанием планируемого и фактического времени выполнения работы. Это позволяет начальнику отдела расставить приоритетность работ для каждого сотрудника, отследить потери, оптимизировать и спланировать работу отдела, снижает потери в виде лишних вопросов о том, чем сотрудник занимается в данный момент времени, что позволяет в большей степени сосредоточиться на работе и, как следствие, повысить производительность. Также прописан функционал каждого сотрудника (в электронном виде) с подробным указанием входящей и исходящей информации, пользователей информации, что позволяет повысить взаимозаменяемость сотрудников и снизить потери времени, необходимые для передачи дел, например на время больничного. В отделе функционирует журнал (в электронном виде), в который каждый сотрудник при необходимости может внести обнаруженные им потери, предложения по улучшению ситуации и результат от внедрения улучшения. Вообще, участие в конкурсе «Лучший кабинет» показало сильные и слабые места организации работы отдела, помогло спланировать дальнейшие шаги по улучшению рабочего процесса.
Александр Захаров, управление сопровождения рынка (третье место):
— В основном участие в конкурсе «Лучший кабинет» по системе 5С для нашего подразделения сводилось к формализации информации, находящейся на бумажном носителе, поскольку все бизнес-процессы в нашем подразделении и взаимодействие со смежными подразделениями в электронном виде на 90% уже были выстроены. Весь документооборот в управлении ведется в электронном виде (электронная почта, файлы с разрешенным доступом, электронный документооборот по переписке и т.д.). Каждая операция имеет свою карту процесса и детальную инструкцию выполнения, взаимодействие со смежными подразделениями построено в соответствии с утвержденным Положением взаимодействия. Участие в конкурсе позволило молодым сотрудникам нашего подразделения проявить инициативу, придумать новые направления для улучшения и упрощения существующих бизнес-процессов, креативно пред ставить управление сопровождения рынка в данном конкурсе, понять свою значимость и способность не только участвовать , но и управлять процессами. В дальнейшем мы планируем продолжать развивать электронный документооборот и взаимодействие с другими подразделениями в электронном виде, что позволит снизить потерю времени, сделает процесс более прозрачным и четким.
