В АО «ОДК-Авиадвигатель» преобладающее количество подразделений — офисные. От качества и скорости выполнения работы в подразделениях, которые разрабатывают конструкторскую и технологическую документацию, составляют графики, готовят аналитические отчеты, напрямую зависит выполнение производственных планов и обязательств перед заказчиками.
Благодарим Пресс-службу АО «ОДК» за предоставление данного материала.
Автор: Елена Онянова, заместитель директора опытного завода по общим вопросам АО «ОДК-Авиадвигатель».
Все самое интересное и уникальное мы публикуем в альманахе «Управление производством». 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
Старт по развертыванию системы 5С в офисных подразделениях был дан в 2015 году. Был изменен стандарт по культуре производства — его дополнили требованиями к офисным помещениям:
Был разработан и включен в стандарт предприятия оценочный лист с критериями оценки для офисов. Оценка выставляется каждому офису подразделения и для удобства сравнения подразделений подсчитывается средний итоговый бал.
Установлен порядок работы с подразделениями, включающими офисные службы.
Рис 1. В каждом кабинете должны быть размещены правила поддержания чистоты и порядка
Первый этап — сотрудники отдела системы непрерывного совершенствования производства или привлеченные специалисты из других подразделений проводят первичную проверку по оценочному листу, подтверждают фотографиями и составляют отчет в виде презентации.
Второй этап — проведение обучения по разработанной программе, включающей:
Продолжительность обучения составляет 1,5 часа. Проверено, что этого времени достаточно, чтобы донести информацию без отвлечения на длительный период от рабочего процесса и получить результат. В ходе обучения работники выполняют упражнения, просматривают обучающие видеоролики, задают вопросы по реализации рекомендаций и требований. После обучения подразделению выдается минимальный набор для организации рабочего пространства: держатели для проводов оргтехники, самоклеящиеся карманы, цветная самоклеящаяся бумага для принтера.
По данным за 2016–2019 годы, обучение по программе «Бережливый офис» прошли 806 работников (это 45 % общей численности персонала, занятого в офисных службах опытного завода и опытно-конструкторского бюро АО «ОДК-Авиадвигатель»).
Типовые инструкции, шаблоны и алгоритмы для внедрения системы 5S вы можете найти в практическом руководстве по внедрению 5S.
Следующий этап — самый сложный и длительный — сортировка, систематизация и наведение чистоты. Для принятия правильного решения о целесообразности хранения того или иного документа или предмета в сортировке рекомендуется принимать участие всем сотрудникам подразделения, в том числе руководителям. На этом же этапе разрабатываются/размещаются средства визуализации: ярлыки и таблички, памятки и инструкции, приводятся в порядок информационные стенды.
В среднем на наведение порядка у офисного подразделения уходит 1,5–2 месяца и затем проводится повторная проверка. Если при первичной проверке оценка подразделения зачастую не превышает 3 балла, то при повторной — 4,5 (прирост в среднем на 50 %).
Важна мотивация. В АО «ОДК-Авиадвигатель» ежегодно проводятся конкурсы по двум номинациям: «Лучшее подразделение» и «Лучшее рабочее место». В 2018 году конкурс проводился в опытно-конструкторском бюро, в 2019 — на опытном заводе.
Оценка конкурсной комиссией проводится по оценочному листу, дополнительно учитываются реализованные полезные и интересные идеи. За победу в номинации «Лучшее рабочее место» премию вручают работнику, а за победу в номинации «Лучшее подразделение» — коллективу, который потом может купить на призовую сумму что-то для общего пользования (бытовую технику, органайзеры и другое офисное оборудование). Первые руководители АО «ОДК-Авиадвигатель» лично участвуют в финальной оценке подразделений и вручают сертификаты и дипломы победителям.
Инструкции, шаблоны и алгоритмы для старта проекта LEAN вы можете найти в практическом руководстве по внедрению бережливого производства.
Положительный опыт нужно закреплять и транслировать. В 2016–2018 годах мы реализовали это с помощью своей страницы «Бережливое производство» на внутреннем корпоративном сайте: создали подборку фотографий с хорошими примерами из Интернета. Однако опыт показал, что демонстрация рабочих мест своих коллег производит на работников большее впечатление, чем практика других компаний.
Рис 2. Каталог-брошюра «Организация рабочего пространства в АО «ОДК-Авиадвигатель»
В 2017 и в 2019 годах мы издали 2 каталога-брошюры «Организация рабочего пространства в АО «ОДК-Авиадвигатель», в которых представлены лучшие примеры нашего предприятия. Каталоги состоят из разделов для производственных цехов и офисных подразделений, включают идеи порядка и визуализации, которые могут быть полезны всем. Каталог — это один из способов показать, что личный вклад сотрудника в организацию рабочего пространства не остается незамеченным, а результат его труда еще долго будет служить образцом для всех нас. Каталоги-брошюры размещены на стендах «Производственная система» в цехах, отделениях, на внутреннем сайте на странице «Бережливое производство».
Необходим системный подход. Без разъяснения сути, содействия, мотивации и контроля внедрение 5С будет неэффективным. Рациональная организация рабочего пространства является первым шагом для оптимизации офисных процессов, поэтому стоит уделять больше внимания этому направлению.
